Prosjektleder / Prosessleder

Oppdragsbeskrivelse:

Regjeringen har bestemt at oppgavene innen informasjonsforvaltning skal samles i en fellestjeneste i Departementenes digitaliseringsorganisasjon (DIO), jf. områdegjennomgang om samordning av administrative tjenester i departementene. Målet med er å samordne tjeneste oppgaver som i dag løses i det enkelte departement, er både bedre koordinering av tjenestene og mer effektiv bruk av ressursene.

Det er etablert et delprosjekt for Helhetlig informasjonsforvaltning som nå kartlegger sentrale departementsprosesser, avklarer fag- og ansvarsdeling mellom DIO og departementene, og utarbeider en felles strategi på informasjonsforvaltningsområdet. For sak og arkiv området skal det gjennomføres en KVU (Konseptvalgutredning) basert på Finansdepartementets kvalitetssikringsregime (KS1/KS2) som inkluderes i delprosjektet. Delprosjektet består av ressurser som vil bidra inn i KVU-arbeidet.

Det ønskes nå støtte og bistand til første fase av KVU - Konseptfasen. I dette arbeidet blir behovsanalyse, mulighetsstudie, alternativvurderinger og samfunnsøkonomisk analyse sentrale oppgaver.

Utredningen skal gi grunnlag for konseptvalg og videre prosjektoppstart. Saksbehandling og arkivsystemer er svært sentrale verktøy for departementene og kritiske for at departementene skal kunne utøve sin funksjon og løse sine samfunnsoppdrag. Dagens løsninger er utilstrekkelige og må erstattes for å støtte arbeidsprosessene bedre. Målet er moderne og mer effektive løsninger som støtter automatisering og KI.

Beskrivelse av leveransen - Prosess og arbeidsledelsesansvar:

• Planlegge, strukturere og lede arbeidet med konseptvalgutredningen (KVU) i tråd med statens prosjektmodell og relevante veiledere

• Fasilitere prosesser, herunder interessentdialog, workshops og møter

• Bidra til god forankring i DIO, DFD og departementsfellesskapet gjennom tydelig prosessledelse og koordinering

• Planlegge og lede gjennomføringen av konseptvalgutredningen (KVU) i tråd med statens prosjektmodell for store investeringer og den overordnede milepælsplanen

• Sikre fremdrift, struktur og kvalitet i analysearbeidet og sørge for god dokumentasjon

• Forberede og støtte dialog med ekstern kvalitetssikrer (KS1), inkludert å sikre sporbarhet og leveranser i henhold til KS‑krav

• Sikre at leveranser oppfyller kvalitetskrav, tidsfrister og budsjett

• Rapportere status, fremdrift og avvik til delprosjektleder Helhetlig informasjonsforvaltning

• Identifisere og håndtere risikoer og utfordringer

• Ansvar for å bidra inn i arbeid på viktige leveranser fra Kunden og øvrige deler av prosjektet

Leveranseansvar:

• Fullstendig og konsistent KVU‑dokument med ev. vedlegg og underlagsrapporter ihht. krav og føringer i R-108/23 og veileder for digitaliseringsprosjekter i statens prosjektmodell, datert 31.01.2020

• Presentasjoner, oppsummeringer og annet underlag som kreves til prosjektledelse og ekstern kvalitetssikring

• Planer, risikovurderinger og statusrapporter innenfor ansvarsområder (til delprosjektleder)

• Tiltak ved behov for å korrigere kurs

• Beslutningsunderlag til delprosjektleder 

Krav til kompetanse:

• Må ha dokumentert erfaring som prosjektleder eller prosessleder

• Dokumentert lang erfaring fra arbeid med konseptvalgutredninger (KVU) i statlig eller kommunal sektor

• Dybdekompetanse innen digitaliseringsprosjekter, prosesskartlegging og vurdering av teknologi, organisasjon og arbeidsprosesser

• Lang erfaring med samfunnsøkonomiske analyser i tråd med DFØs veiledere

• Dybdekompetanse eller erfaring med fasilitering av prosesser i komplekse organisasjoner og med bred interessentinvolvering

• Fordel med kompetanse innen informasjonsforvaltning, saksbehandling og arkiv

• God skriftlig og muntlig fremstillingsevne

• Må ha erfaring fra å lede eller utarbeide KVU eller tilsvarende tidligfaseutredninger i større offentlige digitaliseringsprosjekter. Inkluderer erfaring fra behovsanalyse, alternativvurderinger og samfunnsøkonomiske vurderinger

• Erfaring fra komplekse endringsprosjekter

• Erfaring med utarbeidelse av beslutningsunderlag og presentasjon for ledergrupper

• Teknisk kompetanse er en fordel

• Erfaring med større digitaliseringsprosjekter er en fordel

• Kunnskap om arkivregelverket og standarder for optimalisering av prosesser er en fordel

• Kjennskap til relevante fagområder innen delprosjektets omfang er en fordel

Personlige egenskaper:

• God skriftlig og muntlig fremstillingsevne

• Gode lederegenskaper og evne til å motivere teammedlemmer

• Være analytisk, strukturert og metodisk sterk

• Ha gode samarbeidsevner og kunne håndtere mange aktører med ulike behov

• Være selvstendig, proaktiv og resultatorientert, med god forståelse for offentlig forvaltning

Hovedrelasjoner:

• Delprosjektleder Helhetlig informasjonsforvaltning hos Kunden

• Hovedprosjektleder Nye fellestjenester hos Kunden

• Relevante miljøer hos Kunden, departementsfelleskapet og DFD (etatsstyrer)

Rapporterer til:

• Delprosjektleder Helhetlig informasjonsforvaltning hos Kunden

Omfang og varighet: ASAP- 31.12.2026, opsjon om forlengelse

Arbeidssted: Oslo

Søknadfrist: 12.3 - Aktuelle kandidater blir presentert forløpende