Projektassistenz (m/w/d)

Als Projektassistenz unterstützen Sie die Programm- und Projektleitungen organisatorisch, administrativ und koordinatorisch, um einen strukturierten und effizienten Ablauf der MultiHubs und des NordOstLinks sicherzustellen. Zu Ihren Hauptaufgaben gehören:

Hauptverantwortlichkeiten:

• Vorbereitung, Organisation und Koordination projektbezogener Besprechungen, Workshops und weiterer Formate.
• Terminabstimmung mit internen und externen Stakeholdern.
• Erstellung von Agenden sowie eigenständige Nachbereitung inkl. Dokumentation der Ergebnisse.
• Sicherstellung eines transparenten, durchgängigen Informationsflusses im Projektumfeld.
• Erstellung, Pflege und Aktualisierung projektbezogener Präsentationen, Berichte, Protokolle und weiterer Dokumente.
• Strukturierte Verwaltung des internen und externen Schriftverkehrs.
• Pflege, Ablage und Versionierung aller projektbezogenen Unterlagen in MS Teams und SharePoint.
• Enger Abstimmung mit dem Dokumentenmanagement zur Einhaltung projektspezifischer Vorgaben und Standards.
• Unterstützung bei der Planung, Überwachung und Nachverfolgung von Projektmeilensteinen, Arbeitspaketen und Zielerreichungen.
• Mitwirkung bei der Identifikation projektrelevanter Risiken sowie deren Dokumentation und Nachverfolgung.
• Überwachung wichtiger Fristen, Termine und Maßnahmen zur Risikominimierung.
• Unterstützung bei Statusberichten und Projektübersichten.

Ihr Profil:

• Erfahrung in der Projektassistenz oder im Projektmanagementumfeld.
• Sehr gute organisatorische und kommunikative Fähigkeiten.
• Sicherer Umgang mit MS Teams, SharePoint und Office 365.
• Strukturierte, eigenständige und proaktive Arbeitsweise.
• Erfahrung im technischen oder infrastrukturellen Projektumfeld von Vorteil.

Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.