Teamassistenz in der Energiebranche (m/w/d)

Zusammenfassung

Emagine GmbH ist eine europäische Technologie- und Managementberatung, die Unternehmen mit hochqualifizierter Expertise unterstützt. Mit einem Netzwerk von über 6000 Experten bieten wir maßgeschneiderte Beratungsdienste, Nearshoring-as-a-Service und Managed Service an.

Als Teamassistenz sind Sie zentrale organisatorische und administrative Unterstützung für die Bereichsleitung sowie für das gesamte Team. Sie sorgen am Standort Essen im Bereich der Energiebranche für reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft, koordinieren Termine, Reisen und interne Prozesse und übernehmen eigenständig Aufgaben, die zur effizienten und professionellen Arbeitsweise des Bereichs beitragen. Durch Ihr organisatorisches Talent und Ihre sichere Kommunikation vertreten Sie den Bereich zuverlässig nach innen und außen.

Ihre Aufgaben

• Verantwortliche Steuerung und Organisation sämtlicher Aufgaben innerhalb der Teamassistenz

• Aktive und vorausschauende Unterstützung des Vice President sowie des gesamten Teams bei administrativen und organisatorischen Tätigkeiten

• Selbstständige Planung, Vorbereitung und Buchung von Geschäftsreisen inklusive Flug-, Hotel- und Mietwagenarrangements

• Zuverlässige und präzise Bearbeitung des internen sowie externen Schriftverkehrs

• Übernahme klassischer Assistenz‑, Büro‑ und Verwaltungsaufgaben

• Vertretung der im Bereich zuständigen Fuhrparkkoordination

• Planung, Organisation und Umsetzung interner wie externer Mitarbeiterschulungen

• Termin‑, Meeting‑ und Besprechungskoordination inklusive Raumorganisation, Bewirtung und Erstellung der entsprechenden Nachweise

• Strukturierte Ablage, sorgfältige Dokumentation und kontinuierliche Pflege administrativer Abläufe und Prozesse

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, z. B. als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder in einem ähnlichen Tätigkeitsfeld

• Erste Berufserfahrung in der Teamassistenz oder im Office‑Management von Vorteil

• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten sowie eine sehr strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise

• Sicherer Umgang mit den gängigen MS‑Office‑Programmen

• Sehr gute Deutsch‑ und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens Niveau C1)

• Hohe Kommunikationskompetenz, Teamorientierung und ein diskretes Auftreten

• Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu steuern und verlässlich abzuwickeln

• Freundliches, serviceorientiertes Verhalten sowie ein hohes Maß an Selbstständigkeit

Wir bieten

• Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem zukunftsorientierten Unternehmen.

• Ein motiviertes Team und eine offene Unternehmenskultur.

• Attraktive, innovative Gehaltspakete.

• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten.

• Eine unbefristete Anstellung sowie 30 Tage Urlaub.

• Mitarbeit an zukunftsorientierten Projekten.

• Jährliche Weiterbildungsbudgets zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung.

• Individuelle Betreuung durch spezialisierte Relationship Engagement Manager.

Die Stelle ist zunächst befristet mit einer geplanten Laufzeit von 24 Monaten.

Bei Interesse freuen wir uns über Ihren Lebenslauf!

Für eventuelle Rückfragen stehen wir gern zur Verfügung.