Konsulent Nasjonal arbeidsgruppe kontorstøttesystem

Bakgrunn

Programvare fra Microsoft utgjør i dag en sentral del av IT-infrastrukturen i spesialisthelsetjenesten. Flere av løsningene er så tett integrert i drift og underliggende systemer at de ikke vurderes som reelle å konkurranseutsette, eksempelvis operativsystem på klienter. Innenfor området kontorstøtteverktøy har Microsoft Office-pakken historisk hatt en tilnærmet monopolstilling, og det har vært begrenset med reell konkurranse i det offentlige markedet. Microsoft har gjennom årene bundlet sammen ulike programmer slik at samhandling blir enklere, men at konkurranseutsetting blir vanskeligere. Dette inkluderer også sikkerhetsprogramvare og tilsvarende produkt.

Oppdragsgiver opplever at markedet er nå i endring innenfor kontorstøttesystemer. Alternative løsninger har modnet, og det finnes konkurrenter til MS365-porteføljen. Samtidig innebærer et eventuelt bytte av kontorstøtteverktøy et betydelig omfang, både teknisk og organisatorisk. Dette gjelder selv om majoriteten av de om lag 150 000 ansatte i spesialisthelsetjenesten er å regne som «lette brukere», som benytter kontorstøtteverktøy i begrenset omfang som støtte i klinisk arbeid.

For å muliggjøre konkurranseutsettelse er det behov for å kartlegge tekniske bindinger og integrasjoner mot eksisterende løsninger, vurdere opplærings- og omstillingsbehov, samt analysere hvordan alternative produkter helt eller delvis kan erstatte dagens Office-løsning. Dette vil kreve et omfattende arbeid og koordinert innsats på tvers av helseregionene.

Erfaringer fra andre aktører, viser at overgang til nye kontorstøtteverktøy krever betydelig planlegging, opplæring og endringsledelse – også i langt mindre organisasjoner. Spesialisthelsetjenestens størrelse og kritiske samfunnsoppdrag tilsier derfor behov for grundig forarbeid, tydelig styring og profesjonell prosesstøtte.

Det er besluttet at man skal opprette en nasjonal strategisk arbeidsgruppe som skal gjennomføre et arbeid med å avdekke bindinger, kostnader, risiko og mulighetsrom. Målet er å stå bedre rustet til å gjennomføre en reell konkurranse på området. Gruppen skal rapportere til den etablerte “Interregionale IKT styringsgruppe”.

Formål

Formålet med oppdraget er å legge et beslutningsgrunnlag for en fremtidig konkurranseutsettelse av kontorstøtteverktøy i spesialisthelsetjenesten. Dette forutsetter både tekniske, juridiske, økonomiske og organisatoriske avklaringer. Arbeidet skal gi helseregionene et helhetlig bilde av konsekvenser, risiko, kostnader og gevinster ved et eventuelt bytte av leverandør, samt danne grunnlag for videre anskaffelsesstrategi. Inkludert i dette er å se på om en kan innføre andre løsninger i deler av virksomheten, for ulike nivå eller type av brukere.

Arbeidsgruppen

Arbeidsgruppen kommer til å bestå av fagressurser som representerer sitt område på tvers av regionene og vil være ledet av Sykehusinnkjøp. Gruppen kommer til å bestå av personer fra alle fire regionale helseforetak og med kompetanse innenfor følgende områder:

• Teknisk kompetanse innenfor lisenser og lisenssammensetning.

• Kompetanse innenfor software-testing og QA

• IKT-prosjektmetodikk

• IKT-arkitektur

• IKT-sikkerhet

  • Informasjonssikkerhet

  • Personvern

• Organisasjon/HR – for å kunne se på behovet for og effekten av omstilling ved et eventuelt bytte.

• Økonomi

• Ekstern konsulent

Oppdraget til arbeidsgruppen

• Utarbeide en rapport med anbefaling hvor følgende punkter/temaer blir belyst:

• Definere og avgrense hvilken funksjonalitet man har behov for ved et bytte.

• Vurdere lisensvilkår og juridiske og tekniske konsekvenser knyttet til ulike modeller eller løsninger, herunder åpen kildekode, hosting og sikkerhetsaspekter.

• Avklare hvilke applikasjoner/lisenser som har potensielle og reelle konkurrenter i markedet og hvordan bundling av programvare innvirker på dette.

• Kartlegge systemavhengigheter og kompleksitet, samt konsekvensen av dette med tanke på tidsplan, infrastruktur og se på risikoer og ressursbruk for å bytte leverandør.

• Beregne kost/nytte ved å konkurranseutsette deler av porteføljen.

Listen skal ikke anses som uttømmende.

Tidsplan

• Oppstart arbeidsgruppe juni 2026

• Leveranseav delrapport Desember 2026

• Endelig rapport juni 2027

Prosjektet vil ha lav til ingen aktivitet i juli og første halvdel av august.

Konsulentens oppgaver

Konsulenten skal bistå for å utarbeide og ferdigstille arbeidsgruppens rapport med tilhørende anbefalinger. Konsulenten skal fungere som metodisk ansvarlig for leveransen, og sikre at arbeidet holder høy kvalitet, er helhetlig og gir et tydelig beslutningsgrunnlag.

Dette innebærer blant annet at konsulenten skal:

• etablere arbeidsplan, metodikk, fremdrift og milepæler

• ha hovedansvar for å utarbeide, strukturere og ferdigstille rapporten med anbefalinger på vegne av arbeidsgruppen

• koordinere bidrag fra arbeidsgruppens medlemmer på tvers av regioner og fagområder, og sikre at relevante perspektiver og behov blir ivaretatt

• gjennomføre analyser knyttet til funksjonalitet, tekniske og juridiske forhold, systemavhengigheter, kost/nytte og risiko, basert på innspill fra, og i tett samspill med, fagressurser i arbeidsgruppen

• sikre at erfaringer fra andre offentlige virksomheter og dialog med markedet omsettes til konkrete og relevante vurderinger for spesialisthelsetjenesten. 

Listen skal ikke anses som uttømmende.

Ytterligere rolleavklaring vil bli gjennomført ved oppstart og i samråd med prosjektledelsen i Sykehusinnkjøp.

Kompetanse/erfaring

MÅ-krav

• Konsulent skal ha erfaring med liknende prosesser med andre organisasjoner

• Konsulenten, eller dens arbeidsgiver, skal ikke ha bindinger i markedet som kan påvirke konsulentens habilitet

• Konsulenten skal levere ukentlige rapporter på fremgang

• Konsulenten skal ved forespørsel jobbe fra en av oppdragsgivers fysiske lokasjoner i Oslo, Bergen eller Stavanger.

Konsulenten som vi ønsker å presentert til kunden må lage en oppdragsforståelse og løsningsbeskrivelse (teller 30% ved evaluering):

• Hvordan forstår konsulenten hva Kunden ber om

• Beskrivelse av hvordan problemet kan løses

• Metodikk

• Organisering og ressursutnyttelse

Oppstart og varighet: 01.06.2026 til 01.06.2027

Omfang: 50%

Opsjon: mulighet for forlengelse frem til 31.12.2027

Arbeidssted: Både Teams og fysisk ved forespørsel. Anslagsvis vil 90 % av fysiske møter foregå i Oslo, men man må kunne møte ved andre lokasjoner ved behov.

Søknadsfrist: 19.05.2026