Assistenz / Department Management Office (m/w/d)

Assistenz / Department Management Office (m/w/d)

emagine GmbH ist eine europäische Technologie- und Managementberatung, die Unternehmen mit hochqualifizierter Expertise unterstützt. In Großinfrastrukturprojekten, u.a. in der Energie- und Netzindustrie sowie in der Bahnindustrie unterstützen wir seit 20 Jahren internationale Firmen bei der Implementierung innovativer und nachhaltiger Lösungen. Mit einem Netzwerk von über 6000 Experten in 13 Ländern bieten wir maßgeschneiderte Beratungsdienste für anspruchsvolle technische und organisatorische Projektumgebungen#

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir aktuell nach Unterstützung in der Assistenz / Department Management Office (m/w/d).

Zusammenfassung

In dieser Position übernehmen Sie eine zentrale administrative und koordinierende Rolle innerhalb eines internationalen Unternehmensumfelds. Sie fungieren als zentrale Schnittstelle zwischen Führungskräften, Mitarbeitenden sowie internen Serviceeinheiten und unterstützen sowohl das Tagesgeschäft als auch projektbezogene Themen. Dabei leisten Sie einen wesentlichen Beitrag zu reibungslosen Planungs‑, Organisations‑ und Reportingprozessen.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten

• Zentrale Ansprechperson für zeitwirtschaftliche Themen sowie Erfassung und Pflege relevanter Daten für Führungskräfte und Mitarbeitende

• Übernahme von Key‑User‑Funktionen für bereichsspezifische Anwendungen (z.B. SAP HR)

• Unterstützung bei der Nutzung und Weiterentwicklung von Prozessen und IT‑Systemen

• Durchführung und Koordination von On‑ und Offboarding‑Prozessen in den entsprechenden Systemen

• Ansprechperson für Mitarbeitende bei administrativen Fragestellungen (z.B. Reisekostenabrechnung)

• Anlage und Verwaltung von Bestellungen für Dienstleistungen und Kleinmaterial

• Zusammenarbeit mit dem Einkauf im Rahmen von Beschaffungsprozessen

• Telefonische und schriftliche Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache

• Pflege der digitalen und physischen Ablage sowie Verwaltung von Posteingängen

• Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Kalendern

• Planung und Organisation von Veranstaltungen sowie Besuchermanagement

• Administrative Unterstützung des Managements bei organisatorischen und bereichsübergreifenden Themen

Anforderungen

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer administrativen Schnittstellenfunktion, idealerweise in einem international tätigen Unternehmen

• Grundkenntnisse im Bereich Vendor Invoice Management (z.B. SAP)

• Sicherer Umgang mit dem Microsoft Office Paket, insbesondere Kalender‑ und Meetingorganisation

• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise

• Ausgeprägte Team‑ und Kommunikationsfähigkeit

• Hohe Diskretion und professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen

• Verhandlungssichere Deutsch‑ und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wünschenswert

• Erfahrung in der Unterstützung von Onboarding‑Prozessen

• Weitere Fremdsprachenkenntnisse (z.B. Französisch oder Spanisch)

• Erfahrung in der Organisation von Workshops, Meetings oder Veranstaltungen

Weitere Informationen

Sie arbeiten in einem internationalen Umfeld und stehen in engem Austausch mit unterschiedlichen Fachbereichen. Die Position richtet sich an Kandidat*innen mit starkem Organisationsgeschick, hoher Serviceorientierung und Freude an administrativen sowie koordinierenden Aufgaben.