Sekretariat / Assistenz (m/w/d)

Ziel der Position

Das Sekretariat unterstützt die Führungskräfte sowie das Team in administrativen und organisatorischen Aufgaben. Ziel ist die Sicherstellung effizienter Arbeitsabläufe, professioneller Kommunikation und reibungsloser organisatorischer Prozesse im Tagesgeschäft.

2. Hauptaufgaben

Der Hauptfokus liegt auf der Organisation und Koordination von Terminen, professioneller Kommunikation sowie administrativer Unterstützung.

• Eigenständige Planung, Organisation und Koordination von Terminen und Besprechungen

• Vorbereitung, Nachbereitung und teilweise Moderation von Meetings

• Reisemanagement (Planung, Buchung, Abrechnung)

• Organisation von Veranstaltungen und Workshops

• Zentrale Ansprechperson für interne und externe Ansprechpartner

• Professionelle Korrespondenz in Deutsch und Englisch

• Koordination zwischen Führungskraft, Team und externen Stakeholdern

• Mitwirkung an bereichsübergreifenden Initiativen und Kommunikationsformaten

• Erstellung, Pflege und Ablage von Dokumenten, Präsentationen und Auswertungen

• Unterstützung im Zeitmanagement der Führungskraft

• Sicherstellung effizienter interner Prozesse und Abläufe

• Unterstützung bei organisatorischen Themen im Team (z. B. Onboarding, Büroorganisation)

• Tracking von Aufgaben und Follow-ups

3. Kompetenzen & Anforderungen

Fachliche Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

• Mehrjährige Erfahrung im Assistenz- oder Sekretariatsbereich

• Sehr gute Kenntnisse der Microsoft 365 Anwendungen (Outlook, Teams, PowerPoint, Excel)

Persönliche Kompetenzen

• Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeit

• Hohe Serviceorientierung und Diskretion

• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise

• Hohe Belastbarkeit und Flexibilität

Sprachkenntnisse

• Deutsch: verhandlungssicher

• Englisch: sehr gute Kenntnisse in Wort und Schrift

4. Einordnung der Rolle

• Direkte Unterstützung der Führungskräfte (3 Abteilungsleiter)

• Zentrale Schnittstellenfunktion im Team und zu anderen Bereichen

• Enge Zusammenarbeit mit weiteren Assistenzfunktionen im Sekretariats-Team