Project Manager (m/f/n)

We are looking for a Project Manager (m/f/n) for a long-term cooperation to join our client's team, carrying out a project for one of the institutions in Luxembourg (relocation required).

Responsibilities

• Support and coordinate the activities of maintenance and operational teams, ensuring clear roles, responsibilities and priorities.

• Plan, organise and monitor team activities, workloads and deliverables in line with service objectives and contractual commitments.

• Act as the main point of contact between operational teams, the client' stakeholders and other involved parties (development, security, infrastructure, governance bodies).

• Facilitate regular team meetings, follow-up actions and continuous improvement initiatives.

• Define, implement and maintain appropriate project management, service management and collaboration tools.

• Establish and formalise operational and maintenance processes (incident handling, change management, release coordination, escalation paths) in line with service management best practices.

• Promote best practices in software maintenance, operational support and service governance.

• Define and monitor Key Performance Indicators (KPIs) related to maintenance efficiency, operational quality, service availability, incident management and compliance.

• Set up dashboards and data collection mechanisms to track KPIs.

• Produce monthly management reports covering performance, risks, issues, corrective actions and improvement plans.

• Present KPI results and recommendations to stakeholders and support decision-making processes.

• Contribute to the redaction, review and maintenance of technical, governance and compliance documentation.

• Ensure documentation related to IT security, AI, data compliance, risk management and audit readiness.

• Coordinate with security officers, architects, technical experts and internal project managers to ensure documentation consistency and completeness.

Technical skills:

• Proven experience in project management and team coordination in an IT environment.

• Experience managing maintenance and/or operational teams for complex software systems.

• Strong understanding of software development lifecycles, application maintenance, IT operations, and IT service management.

• Experience with AI and data governance, risk, and compliance best practices.

• Ability to define processes, KPIs, and reporting frameworks from scratch.

• Experience with project management and collaboration tools (e.g., Jira, Confluence or equivalent).

• Strong analytical skills with the ability to translate operational data into management insights.

• Experience producing structured reports for management and stakeholders.

• Good understanding of IT security, compliance, and governance principles.

• Experience working in cloud-based environments (preferably Microsoft Azure).

• Familiarity with IT service management frameworks (e.g. ITIL).

Profile:

• Bachelor’s degree (minimum EQF Level 6) in IT, Business Management, or a related field.

• Demonstrated experience managing IT maintenance and/or operational services (minimum competence level 2).

• Practical experience defining and tracking KPIs for service delivery and operational performance.

• Excellent communication, facilitation, and stakeholder management skills.

• Ability to work autonomously while coordinating multiple teams and priorities.

• Capability to integrate into an international and multicultural environment.

• Ability to participate in multilingual meetings.

• Excellent team player with strong interpersonal skills.

• High degree of discretion and integrity due to the handling of personal and confidential data.

• Fluency in English is required, French is a strong asset.

Certifications & Standards (Assets):

• Project Management certifications (PM2, PRINCE2, Agile/Scrum).

• ITIL v4 Foundation or equivalent.

• Microsoft Azure Fundamentals or equivalent cloud certification.

• Certifications related to information security, risk or compliance.

• Any other relevant certifications are considered an asset.

Offer

• B2B contract via SHIMI Poland

• Location: Luxembourg (relocation is required)

• Rate: 510 EUR - 540 EUR/MD

• Long-term cooperation