Specjalista/-tka ds. Backoffice (procesu zakupowego IT)

Specjalista ds. Backoffice w spółce Skarbu Państwa będzie odpowiedzialny za obsługę dokumentacyjną w zakresie przetargów, postępowań publicznych oraz zapytań ofertowych. Osoba ta odegra kluczową rolę w zapewnieniu zgodności dokumentów z wymaganiami prawnymi i proceduralnymi, a także w aktywnej współpracy z jednostkami biznesowymi organizacji.

Co zyskasz pracując z nami:

• Formę współpracy w oparciu o kontrakt b2b.

• Pulę płatnych dni przerwy w świadczeniu usług (24 dni w skali roku).

• Możliwość dołączenia do programu Multisport.

• Pracę hybrydową w biurze Klienta w Warszawie lub Łodzi (3 dni z biura, 2 dni zdalnie).

• Niezbędne narzędzia pracy.

• Okazję do ciągłego rozwoju.

Obowiązki i Odpowiedzialności:

• Zarządzanie Dokumentacją Przetargową i Proceduralną:

  • Kompleksowe przygotowywanie, weryfikacja i archiwizacja dokumentacji związanej z przetargami i postępowaniami publicznymi.

  • Monitorowanie zgodności dokumentów z wymogami prawnymi (ustawa Prawo Zamówień Publicznych) oraz wewnętrznymi procedurami organizacji.

  • Aktualizacja rejestrów i baz danych dotyczących prowadzonych postępowań.

• Wsparcie Komunikacji z Biznesem:

  • Aktywna współpraca z zespołami wewnętrznymi oraz interesariuszami zewnętrznymi w celu zapewnienia kompletności i terminowości dokumentacji.

  • Udzielanie wsparcia w przygotowywaniu odpowiedzi na zapytania ofertowe i inne formalne zapytania biznesowe.

• Monitorowanie i Weryfikacja Dokumentacji:

  • Kontrola kompletności i prawidłowości przygotowanych dokumentów przed ich złożeniem.

  • Identyfikowanie braków w dokumentacji oraz podejmowanie działań naprawczych w celu ich usunięcia.

• Raportowanie i Analiza:

  • Przygotowywanie raportów dotyczących stanu prowadzonych postępowań oraz ich zgodności z harmonogramem.

  • Analiza procesów dokumentacyjnych i rekomendowanie usprawnień w celu podniesienia efektywności operacyjnej.

Wymagania:

• Wykształcenie:

  • Wykształcenie wyższe (preferowane kierunki: administracja, prawo, zarządzanie lub pokrewne).

• Doświadczenie zawodowe:

  • Minimum 2 lata doświadczenia na podobnym stanowisku, w szczególności w obszarze dokumentacji przetargowej, postępowań publicznych lub obsługi administracyjnej.

• Znajomość przepisów:

  • Dogłębna znajomość przepisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych oraz innych regulacji dotyczących postępowań publicznych.

• Umiejętności:

  • Bardzo dobra organizacja pracy oraz umiejętność pracy pod presją czasu.

  • Dbałość o szczegóły i precyzję w przygotowywaniu dokumentacji.

  • Umiejętność budowania pozytywnych relacji i efektywnej komunikacji z interesariuszami