Prosessleder – Dokumenthåndtering

Dokumentsenteret/arkivet i Utlendingsdirektoratet skal utarbeide en helhetlig bevarings- og kassasjonsplan for dokumentasjon i virksomhetens elektroniske fagsystemer. Arbeidet gjennomføres i tett samarbeid med fagavdelinger og regelverksenhet, hvor det er behov for å balansere hensynet til rettssikkerhet, etterprøvbarhet og effektiv informasjonsforvaltning.

Vi søker en erfaren og faglig trygg konsulent som kan bidra som en uavhengig ressurs i dette arbeidet. Konsulenten vil organisatorisk tilhøre Dokumentsenteret/arkivet og ha en sentral rolle i å lede og fasilitere prosesser knyttet til vurdering av bevaring og kassasjon av dokumentasjon i digitale løsninger.

Ansvar og myndighet til rollen:

Konsulenten skal bidra med prosjekt- og prosessledelse i arbeidet med å etablere bevarings- og kassasjonsplaner for virksomhetens elektroniske fagsystemer.

Rollen innebærer ansvar for å:

• Drive og fasilitere tverrfaglige prosesser

• Sikre fremdrift og kvalitet i vurderinger og leveranser

• Utarbeide beslutningsgrunnlag og anbefalinger

• Bidra til forankring av faglige vurderinger og beslutninger

• Synliggjøre risiko og konsekvenser ved kassasjon, manglende bevaring eller overbevaring

• Sikre at arbeidet gjennomføres i tråd med gjeldende lov- og regelverk

Arbeidsoppgaver:

• Kartlegge dokumentasjonstyper og informasjonsflyt i fagsystemer

• Gjennomføre bevarings- og kassasjonsvurderinger i tråd med gjeldende regelverk.

• Bidra til å etablere kriterier og beslutningsgrunnlag for hva som skal bevares og hva som kan kasseres

• Håndtere faglige uenigheter og bidra til å forankre beslutninger

• Sikre at sluttresultat ivaretar krav til rettssikkerhet, personvern og arkivplikt

• Utarbeide dokumentasjon, anbefalinger og eventuelle retningslinjer

• Synliggjøre risiko knyttet til kassasjon, manglende bevaring eller overbevaring

• Bidra til balanserte vurderinger mellom regelverk, kost/nytte og informasjonsverdi.

Kompetansekrav:

• Ressursen må ha minimum 8 års relevant erfaring innenfor arbeidsoppgavene som er angitt

• Ressursen må ha minimum formell kompetanse på bachelorgradsnivå eller tilsvarende innenfor relevant fagkrets, lang og dokumentert erfaring (mer enn 12 års erfaring) kan oppveie for kravet om formell utdannelse.

• Ressursen må ha god erfaring med utarbeidelse av bevarings- og kassasjonsplaner

• Ressursen må ha god kjennskap til ulike regelverk og tilhørende forskrifter (arkivlov, GDPR, mm.)

• Ressursen må ha erfaring med elektroniske fagsystemer og eller digital dokumentasjonsforvaltning

• Ressursen må ha erfaring med å gjennomføre systematiske kartlegginger og vurderinger.

• Ressursen må ha erfaring med å etablere kriterier, prinsipper og beslutningsgrunnlag

• Ressursen må ha erfaring med tverrfaglige prosesser og interessenthåndtering

• Ressursen bør har erfaring med statlig forvaltning eller direktorater

Personlige egenskaper:

• Evne til å stå i faglige spenninger og skape tillit på tvers av miljøer

• Strukturert og analytisk

• Evne å samarbeide godt i team

• God formidlingsevne, både skriftlig og muntlig på norsk

• Selvstendig, men evner å ha en inkluderende arbeidsform

Oppstart: Så raskt som mulig etter avtale

Varighet: 30.08.2026 + opsjon

Omfang: Oppdraget er planlagt gjennomført i mai til og med august 2026. (Sommerferie avvikles i juli). Ut i fra oppstart kan oppdraget gå litt ut i september. Det er snakk om en ressurs på 50 % i tidsperioden og det er derfor estimert 225 timer for 3 måneders arbeid på 50 %

Arbeidssted: Arbeidsstedet er primært i UDI sine lokaler på Valle, men etter avtale kan noe

hjemmekontor benyttes

Søknadsfrist: 13 mai kl 12.

Ta kontakt for kompetansematrise.