Projektsupport - (m/w/d)

Zusammenfassung:

Die Position dient der Unterstützung der administrativen und organisatorischen Prozesse innerhalb des Projektes im Bereich Support. Ziel ist es, eine professionelle Kommunikation und Verwaltung zu gewährleisten sowie die Effizienz und Compliance im Team zu verbessern.

Aufgaben:

• Organisatorische und administrative Aufgaben sowie Sicherstellung eines professionellen Informations- und Kommunikationsmanagements

• Verwaltung / Dokumentation von Vollmachten, Rollen und Berechtigungen, unter Einhaltung interner Richtlinien

• Pflege von zentralen Bereichsdokumenten und Schnittstellenfunktion zum integrierten Managementsystem (IMS)

• Gestaltung des Onboardings neuer Kolleg:innen

• Übernahme der Rolle der Expert:in im Fremdpersonalmanagement, inklusive Entwicklung von Vorgaben und Unterstützungsangeboten

• Organisation von Schulungs- und Trainingsbedarfen sowie eigenständige Durchführung von Trainings

• Pflege und Weiterentwicklung von SharePoints (Zugriffsrechte, Erstellung von Infoseiten, Prozessdarstellungen und standardisierten Dokumentenvorlagen)

• Bereichsübergreifende Unterstützung bei kaufmännischen Fragestellungen sowie korrekte Abrechnung von Dienstreisen, Auslagen und Veranstaltungen

• Übernahme der Rolle als Zeitbeauftragte für den Bereich Projekte

• Weiterentwicklung der Arbeits- und Unternehmenskultur

Must Haves:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbares Studium

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Managementunterstützungsfunktion

• Fließende Deutschkenntnisse

• Gute Kenntnisse in MS 365 Tools

• Erfahrung im Umgang mit SharePoint und kaufmännischen Themen

Nice to Haves:

• Kenntnisse oder erste Erfahrung in Fremdpersonal /Compliance Prozessen

• Erfahrung in SAP/Mobile Expense

• Freude an der Gestaltung von Schulungen

• Konzeptionelle Fähigkeiten

Other Details:

• Standort: Berlin Südkreuz

• Wöchentliche Auslastung: 37h / Woche

• Vor Ort / Remote: Hybrid möglich mit Anwesenheit am Standort Südkreuz

• Gewünschter Start: ASAP / nach Verfügbarkeit