Managementassistenz im Bereich Projekte - (m/w/d)

Einleitung & Zusammenfassung

Die Position der Managementassistenz innerhalb des Projektbereiches zielt darauf ab, den Führungskräften und Teams durch organisatorische und administrative Unterstützung zu einer effizienteren Informations- und Kommunikationsverwaltung zu verhelfen. Die Hauptaufgabe besteht darin, als zentrale Schnittstelle zwischen verschiedenen Interessengruppen zu fungieren.

Hauptverantwortlichkeiten

• Organisatorische und administrative Aufgaben sowie Sicherstellung eines professionellen Informations- und Kommunikationsmanagements

• Funktion als zentrale Schnittstelle zwischen Führungskräften, Teams und externen Partnern sowie proaktive Termin- und Prioritätensteuerung

• Strukturierte Vorbereitung, Begleitung und Nachverfolgung von Meetings und Workshops

• Organisation interner und externer Besprechungen in deutscher und englischer Sprache

• Verantwortliches Dokumenten- und Datenmanagement mit Aufbau einer transparenten und strukturierten Ablage

• Selbstständige Bearbeitung und Priorisierung von E-Mails und professioneller Korrespondenz

• Planung und Steuerung von Management-Terminen inklusive Agenda, Protokollen, Aufgabentracking und organisatorischer Vorbereitung

• Durchführung von Recherchen, Analysen und Informationsaufbereitungen zur Unterstützung von Managemententscheidungen

• Übernahme kaufmännischer Aufgaben wie Reiseplanung, Reisekostenabrechnung, Auslagenerstattung

• Mitarbeit bei der kontinuierlichen Optimierung administrativer Prozesse.

Wichtige Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbares Studium

• Mehrere Jahre Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Managementunterstützungsfunktion

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (mindestens C1)

• Digitale Affinität und sicherer Umgang mit MS-365-Tools

• Ausgeprägtes Organisationstalent

Wünschenswerte Fähigkeiten

• Erfahrung in der Vorbereitung und Durchführung von Workshops

• Kenntnisse in Daten- und Dokumentenorganisation

• Hoher Maß an Empathie und Teamarbeit

Weitere Details

Die Position ist hybrid, mit einer wöchentlichen Auslastung von 37 Stunden (32 Stunden möglich).

Der Standort ist in Berlin am Südkreuz.

Die Position ist schnellstmöglich zu besetzen.