Konsekvensvurdering av utskifting av en større IT-løsning

Oppdragsbeskrivelse:

Bakgrunn for oppdraget Dagens IT-løsning er etablert som et integrert, helhetlig system. Oppdragsgiver ønsker nå en uavhengig, tredjepartsvurdering av de totale økonomiske, operasjonelle og tidsmessige konsekvensene ved en eventuell avvikling og fullstendig utskifting av den nåværende løsningen. Formål med oppdraget Formålet med oppdraget er å utarbeide et realistisk og helhetlig estimat for kostnader og tidsbruk knyttet til et systembytte, fra beslutningstidspunkt frem til ny løsning er fullt implementert og stabilisert. Vurderingen skal inkludere konsekvensene for eventuelt andre berørte virksomheter.

Omfang og sentrale problemstillinger

Konsulentselskapet skal levere et totalestimat (TCO - Total Cost of Ownership for overgangsfasen) og en estimert tidslinje. Analysen må som et minimum inkludere vurderinger av følgende hovedelementer:

• Systemanskaffelse: Kostnads- og tidsestimater for å gjennomføre nye anbudsprosesser i henhold til lov om offentlige anskaffelser.

• Finansielle bindinger og "sunk cost": Vurdering av hvordan eksisterende gjeldsbyrde og avskrivningsplaner for dagens løsning vil påvirke det økonomiske handlingsrommet ved et bytte.

• Teknisk gjennomføring og datamigrering: Kostnader og tidsbruk knyttet til teknisk infrastruktur, bygging av ny integrasjonsarkitektur mellom involverte systemer, samt migrering av data fra dagens løsning over til nytt system/systemer.

• Implementering, prosjektledelse og opplæring: Estimater for nødvendig innleie av ekstern spisskompetanse og prosjektledelse for utrulling. I tillegg må det beregnes kostnader for opplæring av organisasjonens ansatte i et nytt systemlandskap.

• Dobbel drift og produktivitetstap: Estimering av kostnadene ved å vedlikeholde og drifte dagens system parallelt med etablering av nytt system/systemer . Oppdraget må også prise det forventede produktivitetstapet (J-kurve-effekten)

• Juridisk risiko og exit-kostnader: Vurdering av termineringskostnader overfor dagens leverandør, samt kostnader til bistand i exit-fasen for uttrekk av data.

Tidslinje for systembyttet: Konsulenten skal bygge en overordnet prosjektplan som estimerer den samlede varigheten for et bytte. Denne må reflektere realistisk tidsbruk for strategisk forankring, anbudsprosesser, teknisk utvikling/integrasjon, og en gradvis, trygg utrulling ("go-live") fordelt på samtlige enheter, uten at kritisk drift og tjenesteleveranse kompromitteres.

Krav til leveransen

• En skriftlig rapport som oppsummerer det samlede kostnadsbildet og tidsestimat.

• Rapporten må være egnet for offentliggjøring på bakgrunn av at oppdragsgiver er underlagt offentlighetsloven

• Rapporten må også inneholde: o Et ledersammendrag med de viktigste strategiske funnene. o Tydelige beskrivelser av forutsetninger, forbehold og usikkerhetsmomenter i estimatene.

Rammer for gjennomføring Tidsfrist: Arbeidet er tidskritisk , og analysen skal ferdigstilles og overleveres innen 3-4 uker fra oppstart. Det forventes at leverandøren har tilgjengelig kapasitet og relevant erfaringsdata fra lignende komplekse IT-prosjekter for å kunne levere raskt. Ansvarlig for konsekvensvurderingen Ansvarlig for konsekvensvurderingen som skal levere oppdraget iht. oppdragsbeskrivelsen.

Relevant kompetanse og erfaring Tilbyder må stille med relevante ressurser som har dokumentert tung erfaring innen:

• Helseøkonomi og tekno-økonomiske analyser (TCO).

• Virksomhetsarkitektur og store IKT-anskaffelser i offentlig sektor generelt og spesialisthelsetjenesten spesielt Juridisk og strategisk forståelse av regelverket for offentlige anskaffelser og komplekse IT kontrakter Det forventes at konsulenten benytter egnede KI verktøy for å sikre effektiv gjennomføring av oppdraget, konsulenten må kvalitetssikre KI-bidragene.

Omfang og varighet: Oppdragsgiver ønsker primært én konsulent i 60-100 % - stilling, men er åpen for 1-2 konsulenter med utfyllende kompetanse.

Avtaleperiode Fra 05.03.26 til 31.05.26. Kunden har en ensidig rett til å forlenge oppdraget på eksisterende vilkår frem til 31.12.2026.

Arbeidssted: Oppdraget vil stort sett kunne utføres digitalt, men det kan være behov for deltakelse i enkelte fysiske møter i Trondheims-området.

NB! KORT Søknadsfrist: 27.02