IT-arkitekt med prosjektledererfaring - Utenriksdepartementet - ATJ633

Beskrivelse av leveransen

• UD skal digitalisere tjenestemeldinger, ha en pop-up løsning hvor utsendte jevnlig bekrefter registrert informasjon i SAP fra tjenestemelding og sømløs rapportering til skattemyndighetene, nav mv.

• Tjenestemeldinger danner grunnlag for utenlandstillegg som utbetales til utsendte diplomater. I tjenestemelding gis informasjon om utsendtes tiltredelse, fratredelse ved utenriksstasjon, utsendtes fravær fra stasjonen ved fødselspermisjoner, sykdom mv., familiemedlemmer tilstedeværelse, boligopplysninger og pendling som har betydning for innrapportering av boligskatt osv.

• Vi ønsker digitalisering av dagens system med tjenestemeldinger som fylles ut, forelegges stasjonssjef for stempling, skannes og sendes hjem til Arbeidsgiverenheten for manuell registrering i SAP framstår som ‘gammeldags’ i dagens digitaliserte hverdag. Videre har stasjonssjefer som godkjenner tjenestemeldinger kommentert at de savner å ha tilgang til historikk som tidligere tjenestemeldinger osv., da dette ville ha styrket grunnlaget for utøvelsen av kontroll.

• Vi ønsker videre en pop-up med uttrekk av den informasjonen som er registrert i SAP, liknende løsninger som i dag for eksempel finnes i flere nettbankløsninger. Den utsendte må bekrefte at informasjonen som er registrert er riktig, oppdatert og derved gjeldende informasjon. Ved behov for endring av opplysningene ledes den utsendte til tjenestemeldingskjema for endringer. Det digitale bekreftelseskortet skal gå til ca. 620 utsendte medarbeidere, og svaret - eller manglende svar - må kunne registreres og følges opp.

• Vi har i dag også informasjon - som utsendtes boligopplysninger, langvarige opphold i Norge av ulike grunner mv. - i tjenestemeldingene som er av skattemessig betydning, kan ha betydning for NAV mv. og som også enklere kan rapporteres til skattemyndighetene, i a-melding mv. Vi ønsker derfor å oppnå en digitalisert løsning hvor informasjonen kan legges inn én gang av den utsendte og informasjonen, kontrollers av UD/DFØ og deles med de relevante aktører ved at det trekkes riktig skatt hos DFØ og rapporteres riktig til skattemyndighetene og andre relevante etater.

• IT-arkitekt får bistand av interne ressurser ift. informasjon om dagens løsning og teknologiske rammevilkår. Samt visjonen, mål og krav som ny løsning må innfri. Deretter har IT-arkitekten ansvar for utredning av ulike konseptvalg for digitale løsninger i tråd med utredningsinstruksen. I den forbindelse skal det være dialog med DFØ, Skatteetaten, departementenes digitaliseringsorganisasjon (DIO) med flere. Frist for fremleggelse til Personalseksjonen og Porteføljestyret er fortrinnsvis VP-prosessen for 2026, som normalt er i november. Prosjektleder skal deretter utarbeide søknad om medfinansiering til Digitaliseringsdirektoratet dersom det besluttede konseptvalget kvalifiserer for dette, som normalt er tidlig i februar hvert år / eventuelt satsingsforslag i statsbudsjettprosessen som normalt har interne frister i desember og til FIN i januar. Utviklingen av selve den digitale løsningen vil komme i en egen prosess etter at konseptvalg og finansiering er klarlagt.

Arbeidsoppgaver:

1. Den innleide person skal utrede konseptvalg for digitale løsninger (digitale tjenestemeldinger, pop-up løsning og rapportering til skattemyndighetene mv,)

2. Vedkommende skal om det aktualiseres skrive søknad til medfinansieringsordningen eller annen finansieringskilde (statsbudsjettprosess e.l.).

3. Utredningsinstruksen: https://www.regjeringen.no/no/dokumenter/utredningsinstruksen/id3060944/ skal benyttes. Så erfaring og kompetanse på denne er essensielt.

4. Når finansiering er avklart, kommer utviklingen av selve de digitale løsningene i egen prosess. Det kan bli aktuelt å trekke på innleid persons erfaringer også i den forbindelse. Det kan være at konseptvalgløsningen utvikler seg slik at DFØ kan påta seg en rolle ved utviklingen eller en annen løsning utkrystalliserer seg som ikke aktualisering medfinansieringsordningen og at dette må søkes å avklares tidlig i prosessen.

5. Koordinere disse oppgavene sammen med DIO, skattemyndighetene, DFØ med flere.

Krav til konsulenten (Må krav)

• Solid erfaring med styring av komplekse digitaliseringsprosjekter i offentlig sektor, inkludert planlegging, fremdrift, økonomi, risiko og rapportering; god kjennskap til Agile og smidige arbeidsmetoder.

• Erfaring med utredningsarbeid i tråd med utredningsinstruksen (behovsanalyse, konseptvalg/alternativvurdering, usikkerhetsanalyse og gevinstrealisering).

• Erfaring med HR teknologi og plattformer som typisk benyttes i staten og større virksomheter (f.eks. DFØ’s HR og lønnstjenester, SAP og Unit4), og med å digitalisere HR prosesser.

• God forståelse for integrasjoner, REST-API teknologi, sertifikatforvaltning og erfaring med deling av informasjon ved hjelp av integrasjonsmotor arkitektur.

• Grunnleggende kompetanse for identitet og tilgangsstyring (IAM), Single Sign On (SSO) teknologi.

Krav til konsulenten (Bør ha)

• Erfaring med smidige tverrfaglige team (fag, teknologi, UX/design) og produktutvikling med tydelig gevinstrealisering.

• Evne til å være bindeledd mellom tekniske og funksjonelle ressurser (HR, sikkerhet, arkitektur), og til å presentere og forankre løsninger hos interessenter.

• Praktisk erfaring med Microsoft 365 og Azure økosystemet.

• Dokumentert erfaring med offentlige anskaffelser (FOA), konkurransegrunnlag/kravspesifikasjoner, leverandørdialog og kontraktsoppfølging.

• Styring av informasjonssikkerhet og personvern i prosjekter som behandler HR data; kjent med skyprinsipper, NSM/NCSC anbefalinger og arkitekturprinsipper.

Vilkår

Omfang / ramme: 100 %

Varighet: Så raskt som mulig - 30.09.2026

Opsjon: 31.01.2027

Arbeidssted: Hos Kunden. Hjemmearbeid er mulig etter forhåndsavtale med Kunden.

Svarfrist: 10.03.2026 kl 12:00