Delprosjektleder

Riksantikvaren skal ivareta kulturminner, kulturmiljøer og landskap som viktige kunnskaps-, opplevelses og bruksverdier til beste for dagens og morgendagens mennesker. Som direktorat er Riksantikvaren Klima- og miljødepartementets rådgivende og utøvende faginstans for forvaltning av kulturminner og kulturmiljøer.

Riksantikvaren (RA), Hovedorganisasjonen KA (KA) og Kirkerådet (KR) har et samarbeidsprosjekt hvor alle tre virksomhetene er representert. Alle virksomheten stiller med ressurser til prosjektet.

Om prosjektet 

Prosjekt «Digital Saksflyt» gjennomføres for å standardisere og digitalisere forvaltningen av tilskuddsordninger. Programmet er organisert i tre delprosjekter: 

• Delprosjekt 1 (Hovedprosjekt): Standardisering av tilskuddsprosessen 

• Delprosjekt 2 (Hovedprosjekt): Integrasjoner og dataflyt mellom fagsystemer 

• Delprosjekt 3 (Forprosjekt): Prekvalifisering og felles søknadsportal 

Denne utlysningen gjelder rollen som delprosjektleder for Delprosjekt 3, som er kartlegginsprosjekt for fremtidige systemleveranser. Delprosjekt 3 har som formål å kartlegge og anbefale en realistisk, trinnvis løsning for prekvalifisering og tilskuddssøknad, herunder hva som kan samordnes på tvers aav dispensasjonsaktører, og hvilke prosessforutsetninger som må være på plass.

Overordnet ansvar og leveranser 

Delprosjektlederen er totalansvarlig for å lede og levere kartleggingsarbeidet i Delprosjekt 3, og skal sikre at forprosjektet gir et godt beslutningsgrunnlag for en eventuell fase 2. Rollen rapporterer til prosjektleder og prosjekteier. 

Leveranse  

Kartleggingsrapport – inngangsprosess 

Detaljert kartlegging av dispensasjons- og godkjenningsprosessen for tilskuddssøkere på tvers av aktører

Samordning av prosess 

Identifisere overlapp og muligheter for samordning mellom dispensasjonsaktørene.

Prosesskart med smertepunkter og samordningspunkter – dokumentert nåsituasjon, variasjoner, flaskehalser og standardiseringsmuligheter.

Vurdering av felles søknadsportal  

Vurdering av løsningsalternativer og definere målbilde for søknadsinngang og prekvalifisering - tydelig brukerreise, aktørbilde, grenseflater og ønsket framtidig prosess. Vurdere Altinn som mulig felles søknadsportal.

Beslutningsgrunnlag for fase 2 

Anbefaling om videreføring, inkl. forslag til videre 

utvikling, risikoer, avhengigheter og prioriteringer for et eventuelt videre prosjektarbeid.

Arbeidsoppgaver og ansvar 

Prosessledelse og koordinering 

• Lede og strukturere kartleggingsarbeidet i Delprosjekt 3 fra oppstart til leveranse i tett samarbeid med hovedprosjektleder

• Planlegge og gjennomføre intervjuer, workshops og innhenting av informasjon fra relevante aktører 

• Samordne dialog på tvers av dispensasjonsaktører (kommuner, fylkeskommuner, kirkelig fellesråd, Riksantikvaren m.fl.) 

• Dokumentasjon og loggføring av avklaringer 

• Tydelig beskrivelse av hvilke avvik/risikoer som skal eskaleres til prosjektleder 

• Ukentlig rapportering til hovedprosjektleder 

Kartlegging og analyse 

• Kartlegge eksisterende dispensasjons- og godkjenningsprosesser i detalj 

• Identifisere flaskehalser, ulikheter og samordningsmuligheter på tvers av aktører 

• Vurdere Altinn som teknisk og organisatorisk plattform for felles søknadsportal 

• Analysere andre systemer knyttet til en felles søknadsportal 

Dokumentasjon og beslutningsgrunnlag 

• Utarbeide strukturert kartleggingsrapport med funn og anbefalinger 

• Dokumentere funn som grunnlag for et eventuelt hovedprosjekt etter 2026 

• Visualisere sammenheng mellom forprosjekt, hovedprosjekt og fremtidig fase 2 

• Sikre at leveransene er forankret hos relevante interessenter 

Krav til erfaring og kompetanse

Obligatoriske krav (must have) 

• Dokumentert erfaring fra prosessledelse og/eller kartleggingsprosjekter i offentlig sektor 

• God forståelse for forvaltningsprosesser, tilskuddsordninger eller planprosesser 

• Erfaring med å gjennomføre intervjuer, workshops, strukturert informasjonsinnhenting og utarbeide styrings- og beslutningsgrunnlag 

• Sterk skriftlig og muntlig kommunikasjonsevne på norsk – evne til å formidle komplekse funn tydelig 

• Evne til å jobbe selvstendig og ta initiativ innenfor gitt mandat og rammer 

• Erfaring med å utarbeide beslutningsgrunnlag og anbefalinger for videre arbeid 

Ønskelig erfaring (nice to have) 

• Kjennskap til Altinn-plattformen og/eller andre offentlige digitale søknadsportaler 

• Erfaring fra kulturminneforvaltning, kirkeforvaltning eller tilgrensende fagfelt 

• Erfaring med samordning på tvers av offentlige aktører (stat, fylke, kommune), samt prosessforbedring i komplekse forvaltningsprosesser med flere myndighetsnivåer. 

• Kjennskap til dispensasjons- og godkjenningsprosesser etter plan- og bygningsloven eller kirkelovgivningen 

• Erfaring med tjenestedesign, prosesskartlegging eller lignende metodikk 

Personlige egenskaper 

• Strukturert og analytisk – evner å systematisere kompleks informasjon fra mange aktører 

• Relasjonsbygger – god på å skape tillit og engasjement hos ulike interessenter 

• Proaktiv – tar initiativ og driver fremdrift uten å vente på detaljerte instrukser 

• Fleksibel – kan tilpasse tilnærming basert på funn underveis 

• Løsningsorientert – fokus på å levere nyttige og anvendbare resultater 

Prosjektramme og kontekst 

Delprosjekt 3 er definert som et forprosjekt, noe som innebærer: 

• Ingen systemimplementering inngår i dette delprosjektet (ingen ny totalarkitektur eller full kravspesifikasjon for komplett portalutvikling) 

• Leveransen er utelukkende kartlegging, analyse og beslutningsgrunnlag 

• Resultatet skal brukes som input til hovedprosjekt eller eventuelle nye prosjekter etter 2026 

Prosjektet er forankret i Riksantikvarens strategi for digitalisering av tilskuddsforvaltning. Eksisterende styringsstruktur inkluderer programstyre, prosjekteier, styringsgruppe og prosjektledelse. Prosesslederen inngår i et tverrfaglig prosjektteam og vil ha tilgang til relevant dokumentasjon, ulike aktører, ressurser fra hovedprosjektet og støtte fra prosjektledelsen. 

Oppstart: Snarlig/august  

Varighet: 31.12.2026 med opsjon på 6 mnd

Omfang: 100%

Arbeidssted: Oslo

Intern søknadsfrist: 16 juni