Assistenz (m/w/d)

Wir suchen eine motivierte Assistenzkraft, die für eine reibungslose Organisation und Verwaltung unserer täglichen Arbeitsabläufe verantwortlich ist. Zu den Kernkompetenzen zählen fundierte Kenntnisse in der Reiseorganisation, Eventunterstützung und umfassende administrative Fähigkeiten. Die Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten und komplexe Aufgaben selbstständig zu managen, ist entscheidend.

Hauptverantwortlichkeiten

• Reiseorganisation: Buchung von Reisen für das Team, Überblick über Budget und Effizienz.

• Eventunterstützung & Vertragsabwicklung: Einholung von Angeboten und Koordination von Vertragsunterschriften – vom Tagungsraum bis zur Verpflegung.

• Kalender- & Terminmanagement: Unterstützung in der Abstimmung komplexer Termine und Kalenderorganisation der Führungskräfte.

• Administrative Unterstützung im Tagesgeschäft: Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Beschaffung von Büromaterial, Organisation beim Onboarding neuer Mitarbeiter, Buchung von Fortbildungsmaßnahmen und Arbeitssicherheitsausrüstung.

• Flexibles Arbeiten im Tagesgeschäft, Durchführung von ad-hoc Aufgaben.

Wichtige Anforderungen

• Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.

• Umfangreiche Erfahrungen in der Organisation von Reisen und Events, einschließlich Budgetoptimierung und Vertragsabwicklung.

• Kenntnisse im Reisetool Egencia von Vorteil.

• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

• Flexibilität & Belastbarkeit.

Nice to Have

• Erfahrung mit modernen Bürokommunikationstools.

• Fähigkeit zur Priorisierung von Aufgaben in einem schnelllebigen Umfeld.