Zaletą Microsoft Teams jest to, że ulepsza funkcje. Wywiad z Jarosławem Szybińskim

Co usprawniłbyś w Microsoft Teams? – Współpraca z Teams i Office 365 to trochę jak sen paranoika. Microsoft wciąż dodaje, ulepsza i zmienia funkcje. Czasami nie wiem, czy czegoś wczoraj nie było, czy tylko mi się wydaje – opowiedział nam Jarosław Szybiński, Business Development Manager – Microsoft w Transition Technologies – Managed Services.

Dlaczego warto korzystać z Microsoft Teams? Jakimi zasadami powinniśmy kierować się wdrażając go w naszą organizację? Na te i na wiele innych pytań odpowiedzi znajdziecie w naszej rozmowie z Jarosławem.

Przed pandemią to Slack był często wybieranym komunikatorem wśród branży IT. Dlaczego diametralnie wzrosła liczba użytkowników Microsoft Teams?

Slack jest dobrym systemem do pracy grupowej i wiele osób, szczególnie programistów ciągle jej używa. Jednak Teams to dużo więcej – zarówno bardzo wydajna i prosta w obsłudze platforma telekonferencyjna, miejsce do pracy nad projektami oraz możliwość rozszerzenia funkcjonalności za pomocą aplikacji firm trzecich czy samodzielnie napisanych.

Nie bez znaczenia jest też fakt, że Microsoft bardzo pomagał podczas pandemii swoim klientom, rozdając darmowy dostęp do Teamsów, pomagając we wdrożeniu, dostarczając materiałów szkoleniowych.

Jaka jest przewaga między Microsoft Teamsem a innymi komunikatorami czy usługami cloudowymi dla zespołów?

To przede wszystkim integracja z całym ekosystemem Office/Microsoft 365. A więc pojedyncze logowanie, wspólne zabezpieczenia, wyszukiwanie. Jeszcze ważniejszą sprawą jest wielozadaniowość Teams, czyli oprócz standardowych funkcji komunikacyjnej, możliwość wydajnej pracy w grupach nad wspólnymi projektami.

Jaka jest historia powstania Waszych szkoleń dot. Microsoft Teams?

Zastanawialiśmy się, jak możemy pomóc w TTMS firmom i ludziom, którzy nagle zostali wrzuceni w wir pracy zdalnej. To często osoby bez głębokiej wiedzy w IT, dla których zapoznanie się z Teams nie było łatwe. Ponieważ świetnie znamy zarówno Office 365, jak i Teams a także tworzymy kompletne szkolenia e-learningowe, pomyśleliśmy, że naszym wkładem mogłyby być szkolenia do pracy zdalnej w Teams. Okazało się równocześnie, że niewiele osób może skorzystać z paczki szkolenia, bo trzeba ją uruchomić na platformie e-learningowej, żeby móc przejść szkolenie. To dało nam impuls do dalszych prac – uruchomiliśmy darmową platformę szkoleniową, osadziliśmy tam nasze szkolenie i udostępniliśmy za darmo chętnym.

Na czym polega usługa szkoleń, którą prowadzicie w TTMS? Ile trwają dni, jak przebiegają?

W TTMS skupiamy się nad tworzeniem szkoleń e-learningowych w różnych postaciach. Zwykle zwracają się do nas firmy, które w ramach on-boardingu lub potem procesu podnoszenia kompetencji wysyłają swoim pracownikom materiały w PDF lub PowerPoint do samodzielnej nauki. To niezbyt angażujący sposób nauki.

Zamiast tego proponujemy te same treści merytoryczne (BHP, compliance, szkolenia produktowe, szkolenia z Office 365), ale poprowadzone w formie interaktywnej, z ćwiczeniami, quizami, z zapamiętywaniem postępów. Bardziej zaawansowane szkolenia przybierają formę gry, osoby przemieszczają wirtualne biura, biorą udział w zabawie typu escape room – wszystko po to, żeby pracownicy mieli szansę przyswoić wiedzę w atrakcyjny i angażujący sposób.

Dla kogo skierowane są te szkolenia?

Szkolenia kierujemy do całego przedsiębiorstwa, szczególnie jeśli jest to forma e-learningu. Jeśli naszą rolą jest wdrożenie Teams w firmie, organizujemy również szkolenia skierowane do kadry managerskiej, trenerów wewnętrznych, ambasadorów Teams. Są to szkolenia w formie warsztatowej, gdzie uczestnicy wykonują ćwiczenia, mają szansę zadać pytania, czy przepracować własny przypadek z pracy, tak żeby zastosować w praktyce funkcje O365/Teams.

Jakie możliwości otwiera przed organizacją Microsoft Teams? Świetnie gdybyś opisał je na przykładach.

Po pierwsze, najszybciej można skorzystać z zalet komunikacyjnych, szczególnie w obecnych czasach, które jak się wydaje, wcale tak szybko nie miną. A więc osoby pracujące w zespołach, mają szansę na kontakt z kolegami i koleżankami w prosty i atrakcyjny sposób. W naszej firmie, w gronie osób zaangażowanej w sprzedaż i zarządzanie, spotykamy się codziennie o 9.00, żeby zsynchronizować wysiłki i poczuć się częścią zespołu – to bardzo mobilizujące wyzwanie.

Po drugie, kiedy ludzie już zapoznają się z Teams, warto sprawdzić, czy za pomocą wbudowanych funkcji możemy pomóc w pracy zespołowej. Robimy to w formie burzy mózgów i wywiadów z Klientami, gdzie opowiadają o swoich procesach biznesowych, mówią o bolączkach, zastanawiają się razem z nami nad możliwościami poprawy. Tutaj naprawdę szybko można pomóc, Teams ma szeroką paletę możliwości. Przykładem może być wsparcie spotkań projektowych, gdzie pokazaliśmy zespołowi, jak zarządzać dokumentami w projekcie, gdzie zapisywać minutki, jak budować FAQ. Okazało się, że większość ich potrzeb była na wyciągnięcie ręki.

Po trzecie, zdarza się, że organizacja potrzebuje bardzo indywidualnego wsparcia skomplikowanego procesu biznesowego. Możemy tu pomóc budując na zamówienie aplikację wewnątrz Teams, tak żeby pomóc Klientowi. Takim przykładem była aplikacja dla naszego Klienta bankowego, który miał problem w uzgodnieniu aktów prawnych pomiędzy różnymi departamentami. Teraz koordynatorzy tych aktów mają pełny podgląd procesu akceptacji, a na koniec wysyłają dokumenty do finalnej akceptacji przez członków Zarządu za pomocą podpisu kwalifikowanego – całość jest zautomatyzowana i prosta w użyciu (TED – TTMS Enterprise Docflow).

Po jakim czasie organizacja powinna odczuć zalety Microsoft Teams?

Pierwszy etap komunikacyjny, szczególnie teraz w obliczu presji ze strony pandemii, osiągany jest w pierwszych 2-3 tygodniach. Po pierwszych szkoleniach, ludzie szybko uczą się posługiwać częścią komunikacyjną.

Drugi i trzeci etap – wsparcie pracy grupowej i procesów biznesowych, to praca w dłuższym horyzoncie czasowym. Szczególnie, że wymaga zmiany naszych nawyków, a to trwa zwykle – 2-4 miesięcy. W takim przypadku angażujemy się w zarządzanie zmianą za pomocą metodyki Prosci, tak żeby zmiany były trwałe i Klienci czerpali z nich korzyści.

Komu Twoim zdaniem nie przydadzą się usługi z pakietu Microsoft Teams?

Pewnie mikrofirmom, które mają 1-5 osób, widzących się codziennie we wspólnym biurze, narzut organizacji pracy może się nie przydać. Lub firmom, które mają alternatywne rozwiązania, chociaż moim zdaniem zestaw od Microsoft wciąż jest najprostszy w użyciu i oferuje najwięcej możliwości, które mogą zostać wykorzystane przez pracowników, niekoniecznie pochodzącym z IT.

Co usprawniłbyś w Microsoft Teams?

Jest kilka rzeczy, które czekają na to, żeby Microsoft jest usprawnił. W części szkoleniowej ciągle czekamy na pokoje – a więc możliwość podzielenia grupy szkoleniowej na małe pokoje ćwiczeniowe.

Jeszcze przed chwilą napisałbym, że brakuje możliwości kopiowania całego planu zadań grupowych, ale właśnie w zeszłym tygodniu Microsoft to dopisał. Współpraca z Teams i Office 365 to trochę jak sen paranoika. Microsoft wciąż dodaje, ulepsza i zmienia funkcje. Czasami nie wiem, czy czegoś wczoraj nie było, czy tylko mi się wydaje.

W części współpracy brakuje nam cytatów i wątków, które obecne są na przykład w Slacku. W części tworzenia oprogramowania ciągle czekamy na większą możliwość interakcji z funkcjami Office 365 z poziomu pisanych przez nas aplikacji – wciąż wielu rzeczy nie da się zrobić.

Czy jest jakiś zestaw porad, którymi powinny kierować się nowe organizacje rozpoczynające przygodę z Microsoft Teams?

Ponieważ większość organizacji wdraża Teams za pomocą swojego działu IT, popełniają grzech nadmiaru wiedzy i umiejętności. Zakładają, że pracownicy innych działów, szybko dadzą sobie radę i poznają wszystkie funkcje pracy grupowej, a potem je zastosują w praktyce. Tak się jednak nie dzieje i obserwujemy często u Klientów taki paradoks, kiedy zespoły męczą się w kilku różnych aplikacjach, przekładając często ręcznie dane pomiędzy nimi, mając równocześnie Teams, który używają tylko do czatu i konferencji, który ma wszystkie potrzebne im funkcje.

Ważne jest, żeby przeprowadzić warsztaty odkrywania potrzeb i sprawdzenie, jak możemy pomóc pracownikom – stosując czasami tylko uporządkowanie samego procesu, zastosowanie gotowych funkcji Teams czy pisząc jakieś usprawnienia.

Dopiero takie podejście, kiedy to zespoły powiedzą czego potrzebują, przećwiczą proces w nowej formie, a potem będą wspierane przez następne parę tygodni daje trwałe efekty. Mamy w takim procesie doświadczenie i chętnie pomagamy, bo czasami łatwiej jest osobom z zewnątrz popatrzyć świeżym okiem na stare problemy.

Jarosław Szybiński. Dyrektor Sprzedaży Microsoft w TTMS. Zajmuje się wdrażaniem zmiany w dużych firmach w Polsce i za granicą na bazie technologii Microsoft. Kieruje projektami, w których główną rolą są systemy komunikacyjne na bazie Microsoft Teams i Office 365, Microsoft Azure, Power BI. Pracował 11 lat w Microsoft oraz w Predica, zajmując się sprzedażą i wdrażaniem platform komunikacyjnych – począwszy od Intranetów a skończywszy na systemach telekonferencyjnych, zwracając szczególną uwagę na ludzki aspekt zmiany – kluczowy w powodzeniu tego typu projektów.

Oferty pracy z