W pracy zdalnej najważniejszy jest wysoki poziom komunikacji. Devdebata

– Najważniejsza jest informacja, a żeby skutecznie ją przekazywać trzeba zadbać o wysoki poziom komunikacji. Bez tego, żaden zespół, nawet składający się z samych seniorów nie będzie mógł gładko i zgodnie z planem realizować zadań – powiedział nam Piotr Sobieszczak, Chief Marketing Officer w alterpage, jeden z uczestników devdebaty.

Z zaproszonymi gośćmi rozmawiamy o tym, jak zorganizować pracę zdalną zespołu, ale też o tym, czy długofalowo praca zdalna jest dobrym sposobem na utrzymanie kreatywnej atmosfery w pracy.

W debacie udział wzięły osoby należące bezpośrednio do zespołu alterpage:

• Piotr Sobieszczak. Chief Marketing Officer. Wkłada serce we wszystko co robi. Specjalizuje się w działaniach przedwdrożeniowych i analizie projektowej. Wydobywa najlepsze cechy z zespołów developerskich. Dokładny i dbający o szczegóły.
• Jakub Puczyłowski. Chief Sales Officer. Analityczny umysł. Dostrzega potencjał biznesowy wszędzie tam, gdzie pojawiają się technologie. Autor świetnej atmosfery, nie tylko w relacji z klientami, ale również w zespole. Grywa w szachy.
• Maciej Kamieński. HR Specialist. Zna się na ludziach. Wirtuoz nawiązywania relacji i budowania zespołów. Dostrzeże potencjał wszędzie tam, gdzie tli się nawet najmniejsza iskierka. Pasjonat sportu. Fascynują go gry zespołowe.

Zalety i wady pracy zdalnej

Zacznijmy od ustalenia godzin pracy. Waszym zdaniem warto dać członkom zespołów swobodę, jeśli chodzi o godzinę, w której zaczynają pracę i o której kończą? Jakie są zalety, a jakie wady tego rozwiązania?

Piotr Sobieszczak, Chief Marketing Officer w alterpage:

Możliwość wyboru godzin pracy dla niejednej osoby zabrzmi na pewno atrakcyjnie i sexy. Trzeba mieć jednak świadomość, że zarządzanie własnym czasem, a co dopiero życiem, to trudna sztuka. Wiele osób nie miało okazji jej do tej pory opanować ze względu na małe doświadczenie zawodowe, a co za tym idzie brak możliwości poznania samych siebie i wyrobienia odpowiednich nawyków, a także warsztatu pracy. Części z nich nauka ta przychodzi szybciej, a część uczy się tego przez całe życie. Brak ram, czy szeroko pojętych sztywnych ustaleń, będzie dla takich osób destrukcyjny i tylko utrudni im zdobywanie nowych „szczytów”.

Jakub Puczyłowski, Chief Sales Officer w alterpage:

Zarząd firmy wprowadzając elastyczne godziny pracy, powinien mieć na uwadze fakt, że możliwość korzystania z nich musi być stworzona, każdemu, a nie tylko i wyłącznie wybranej grupie pracowników. W przeciwnym razie, prędzej czy później dojdzie do tarć w organizacji, ponieważ ludzie automatycznie będą przypisywać się do grupy mniej lub bardziej „uprzywilejowanej”. Może się więc okazać, że umożliwienie korzystania z elastycznych godzin pracy zakłóci uporządkowane funkcjonowanie firmy. Wyobraźmy sobie sytuację, w której zespół składający się z 10 osób, w komplecie jest ze sobą przez maksymalnie 2-3 godziny dziennie, ponieważ jedna jego część woli zaczynać rano (od 7.00 do 10.00), a druga w okolicach południa (od 11.00 do 13.00). W takich warunkach ciężko jest zorganizować poranny status, ponieważ nieobecni nie będą wdrożeni w aktualne ustalenia. lider powinien więc wypracować z zespołem godziny, w których wszyscy mają być obecni, tak by można było zwinnie zarządzać projektem i planować prace, nie tracąc przy tym efektywności.

Maciej Kamieński, HR Specialist w alterpage:

Znam developerów, którzy lubią pracować po 10 godzin dziennie i dzięki temu jeden dzień w tygodniu roboczym mogą poświęcić na prywatne życie. Pytanie brzmi jednak, jak wygląda ich efektywność pracy i „druga strona medalu”. Czy w równym stopniu realizują zadania tak jak pozostali członkowie zespołu pracujący po 8 godzin – 5 dni w tygodniu? Czy popełniają więcej błędów? Czy są równie kreatywni? Wiele zależy też od atmosfery w zespole i kultury pracy samej organizacji. 10 godzin w rytmie asapów, gaszenia pożarów, skarg od klientów i nieustannych telefonów czy też wykonywania samych wysoce ryzykownych i niepewnych diplojów, może wykończyć nawet największych twardzieli i luzaków.

Każda firma ma swój sposób na spędzanie czasu w zespole. Jedni organizują w piątki luźne spotkania, inni w ciągu tygodnia, jeśli pracują nad jednym zadaniem to mają także włączonego np. Google Hangouts. Jak Wy pracujecie w zespole, ale zdalnie?

Piotr Sobieszczak, Chief Marketing Officer w alterpage:

Praca zdalna w naszej branży nie jest niczym nowym. Nie wytwarzamy fizycznie produktu lub usługi, co oznacza, że kod źródłowy może powstawać w dowolnym miejscu na świecie. Jednak to, że technicznie jest to możliwe nie oznacza, że każda firma jest do tego przygotowana i potrafi skutecznie korzystać z narzędzi umożliwiających zdalną pracę. Poza narzędziami ważne jest ustalenie procedur i ogólnie przyjętych schematów postępowania, które powinni znać wszyscy w organizacji i się do nich stosować. Dodatkowo procedury te powinny być proste i łatwe do przyswojenia w procesie onboardingu przez osoby dołączające do firmy.

Jakub Puczyłowski, Chief Sales Officer w alterpage:

Na początku pandemii pojawiły się zalecenia pozostania w domach, nie wszyscy członkowie zespołu byli zadowoleni, ale zastosowaliśmy się wspólnie do rządowych wytycznych. Dla każdego z nas była to nowa i zaskakująca sytuacja, jednak po kilku tygodniach zaczęliśmy odczuwać, że samotność nie sprzyja, a frustracja związana z brakiem kontaktu z koleżanką czy kolegą z zespołu, z którym można porozmawiać w biurze na kawie staje się coraz większa. Do podtrzymania kontaktu służył nam Zoom, dzięki któremu pod koniec każdego tygodnia, a czasami również dnia, mieliśmy okazję zobaczyć się i wspólnie porozmawiać o tym co słychać.

Poza pracą w życiu firmy ważne są także integracje, które przeprowadzane są w formie zdalnej np. poprzez wspólne rozgrywki w różne gry przy użyciu platformy Steam. Wszystko jednak sprowadza się do tego, że zdalne czynności (praca, spotkania, integracja) dobre są tylko na chwilę, bo człowiek z natury jest istotą stadną i potrzebuje kontaktu z drugim człowiekiem. Tylko w ten sposób buduje się trwałe relacje i znajomości na lata. W innym wypadku czuje się bardzo samotnie, ponieważ spędza czas we własnym środowisku zapuszczając coraz mocniej korzenie.

Maciej Kamieński, HR Specialist w alterpage:

Zdalna praca ma swoje wady i zalety. Moje codzienne działania jestem w stanie realizować zarówno z biura jak i z domu. Z zespołem komunikuję się zdalnie również wtedy, gdy pracuję w firmie. Wiem, że osoba działająca nad danym zadaniem nie może w 100% skupić się na jego rozwiązaniu, gdy co chwilę jest od niego odrywana. Biorąc za przykład developera nie jest on w stanie odpowiedzieć na każde pytanie „z marszu” osobom, które oczekują od niego reakcji „tu i teraz”. W tym celu stosujemy świętą zasadę korzystania z task managera Jira, który pozwala na organizację pracy (np. poprzez nadawanie priorytetów zadaniom), odsiewając skutecznie całą armię interesariuszy np. takich jak account, project manager i inny developer. Dzięki temu do minimum ograniczona zostaje liczba „rozpraszaczy”, które de facto przyczyniają się do spowolnienia procesu wytwórczego.

Ciekawostką jest fakt, że po kilku miesiącach pandemii, ludzie wyraźnie, po równo podzielili się na dwie grupy. Tych, którzy nie chcą podjąć pracy na miejscu i tych, którzy mają dość pracy zdalnej. Wszystko zależy od charakteru i osobowości, natomiast tak czy inaczej zespół, który jest na miejscu w każdym przypadku pragnie poznać osobę, z którą przyjdzie mu pracować na odległość.

Efektywność i prokrastynacja

Jak radzicie sobie z prokrastynacją? Zauważyliście u siebie, że więcej czasu potrzebujecie, żeby zmotywować się do danego zadania czy praca zdalna przyniosła Wam lepszą efektywność?

Piotr Sobieszczak, Chief Marketing Officer w alterpage:

Praca zdalna najczęściej odbywa się z domu, co oznacza, że człowiek nie musi wkładać wysiłku w przygotowanie się do wyjścia, wystarczy, że po przebudzeniu przebierze się w wygodny dres, zje śniadanie i jest gotowy do działania. W ciągu dnia może pojawić się jednak problem z koncentracją na założonych zadaniach, wynikający z tego, że pod ręką mamy wiele elementów, które mogą być potencjalną odskocznią od obowiązków zawodowych. Założeniem pracy zdalnej jest to, żeby niczym nie różniła się ona od tego czym zajmujemy się w biurze. Miło jest jednak móc wyjść na spacer z psem, który podczas tego, gdy pracujemy układa nam się w nogach na kanapie, tym bardziej jeśli np. mieszkamy pod lasem, a za oknem jest piękna pogoda. Spacer nie zajmie jednak 5 minut, a w drugiej części dnia trzeba jeszcze znaleźć czas na kolejny posiłek (obiad) i nagle okazuje się, że sfera prywatna wdziera się w natłok służbowych spraw.

Żeby zrealizować je wszystkie w założonym czasie, praca będzie musiała więc trwać dłużej, ponieważ w teorii poświęcimy na nią 8 godzin, jednak to co będzie nas w ciągu tego czasu odciągać spowoduje, że pomimo tego, że zaczęliśmy o 9.00, skończyliśmy o 19.00 (pracując faktycznie wspomniane 8 godzin).

Jakub Puczyłowski, Chief Sales Officer w alterpage:

Firmy urządzając biura dbają, żeby pracownicy czuli się w nich jak najlepiej. Starają się nie tylko stworzyć właściwą atmosferę, ale również dopilnować, żeby niczego im nie brakowało. Ważne jest zatem żeby stanowisko pracy, a więc wygodne krzesła, funkcjonalne biurka i różne inne udogodnienia (przy zachowaniu zasad BHP), były przygotowane w taki sposób, żeby pracująca osoba, mogła uwolnić pokłady tego co ma najlepsze; kreatywności, realizacji wizji i efektywności. Z tym ostatnim pojęciem związana jest przede wszystkim możliwość koncentracji na obranym celu bez konieczności marnotrawienia czasu na wszystkie „blockery”.

Sam zdałem sobie z tego sprawę w pierwszych dniach przymusowej pracy zdalnej i w ciągu kilku dni zakupiłem potrzebne przedmioty i przeorganizowałem swoje mieszkanie. Bez tych zmian nie byłbym w stanie pracować, nie męcząc się. Zdaję sobie sprawę, z tego że nie byłem na to przygotowany i gdyby nie pandemia nigdy nie dokonałbym tej zmiany, ponieważ jestem osobą towarzyską i możliwość obcowania z ludźmi w biurze ma dla mnie wartość dodaną. Tym, którzy wolą jednak pracować z własnego mieszkania w pierwszej kolejności proponuję zadbać o warunki, ponieważ im mniej są one przyjazne do pracy tym trudniej jest zmotywować się do działania.

Maciej Kamieński, HR Specialist w alterpage:

„Work life balance”, jest bardzo istotne z punktu widzenia nie tylko efektywności, ale również motywacji do pracy, za którą idzie też zwinność w rozwiązywaniu problemów i pozytywne nastawienie do ludzi, z którymi pracujemy. Ciężko jednak stosować tę zasadę, kiedy zarówno „work” jak i „life” zaczynają być jednością. Wówczas, gdy granica pomiędzy nimi zaczyna się zacierać, to znak, że praca wypełnia całe nasze życie, a to z kolei może prowadzić do wypalenia. W takich warunkach nie ma więc mowy o jakimkolwiek rozwoju osobistym, ponieważ wszystko sprowadza się wyłącznie do realizowania zadań i pełnienia roli „maszyny”, bez jakiejkolwiek zdolności analitycznej czy wprowadzania innowacji. Aby do tego nie doszło, należy wcześniej zadbać o ułożenie planu dnia i trzymania się go kurczowo.

Atmosfera pracy zdalnej daje większe możliwości nauki, dzielenia się wiedzą w zespole?

Piotr Sobieszczak, Chief Marketing Officer w alterpage:

Wśród programistów spotyka się wielu samouków, którzy metodą prób i błędów dochodzą do wielkich rzeczy. Wielu z nich ma bardzo otwarte podejście do świata i chętnie dzieli się wiedzą, mając poczucie misji i rozwoju zagadnienia, w którym się specjalizują. W naszej firmie często organizujemy warsztaty i prezentacje dotyczące bieżących spraw i wyzwań z jakimi spotykamy się w aktualnie realizowanych projektach. Odnoszę jednak wrażenie, że tego typu inicjatywy organizowane zdalnie zmniejszają zaangażowanie poszczególnych osób i powodują, że nie są one tak aktywne. Nie ma co ukrywać, szkolenia nie zawsze mają sztampową i poważną atmosferę. Czasami dzieje się to również w luźnym “klimacie”, w towarzystwie gorącej pizzy i piwa (bezalkoholowego). Zdarza się właśnie, że wizja takiego spotkania i rozmowy o interesujących tematach zachęca ludzi do podejmowania tego rodzaju inicjatyw. Na odległość ciężko jest skopiować formułę, która realizowana jest w relacjach face to face.

Jakub Puczyłowski, Chief Sales Officer w alterpage:

Nauka, czyli poznawanie nowych rzeczy, zawsze wymaga wysiłku i determinacji, ponieważ wiąże się często z godzinami spędzonymi nad wykonywaniem proof of concept i prototypów tego co finalnie chcemy osiągnąć. Historia zna wiele przypadków, gdy różnego rodzaju wynalazki i odkrycia powstawały zupełnie przypadkiem, spowodowanym zbiegiem okoliczności czy zwykłą rozmową z drugim człowiekiem. Moim zdaniem praca zdalna powoduje, że ludzie nie zacieśniają między sobą relacji, a wręcz przeciwnie, oddalają się od siebie. Utrudniają więc sobie drogę do ostatecznego sukcesu, ponieważ wystawiają się na działanie w pojedynkę. Często zdarza się, że w toku prac dana osoba utknie w martwym punkcie i tylko dzięki koledze z zespołu może ruszyć dalej. Po czasie okazuje się, że ta drobna pomoc znacząco przyczyniła się do powstania wyjątkowego produktu lub usługi.

Maciej Kamieński, HR Specialist w alterpage:

Człowiek nie jest w stanie nauczyć się wszystkiego i być specjalistą w każdej dziedzinie. Dlatego im bardziej zespół jest zróżnicowany i im więcej wiedzy krąży pomiędzy jego członkami, tym długoterminowo jest to w skutkach bardziej pozytywne dla całej organizacji. Zarządzający firmami powinni więc pamiętać, że wymaganie od pracowników wyłącznie realizowania sztywno nakreślonych zadań jest działaniem błędnym. Warto obdarzyć ich zaufaniem i dać swobodę w organizowaniu różnego rodzaju oddolnych inicjatyw w postaci wewnętrznych szkoleń czy debat na temat aktualnych trendów.

Komunikacja w pracy zdalnej

Jak dobrze pracować zdalnie? Jakimi zasadami warto kierować się pracując zdalnie nad wspólnym projektem?

Piotr Sobieszczak, Chief Marketing Officer w alterpage:

Najważniejsza jest informacja, a żeby skutecznie ją przekazywać trzeba zadbać o wysoki poziom komunikacji. Bez tego, żaden zespół, nawet składający się z samych seniorów nie będzie mógł gładko i zgodnie z planem realizować zadań, ponieważ co chwila będzie potykał się lub „refaktorował” stworzony przez siebie poprzednio kod. Wszyscy muszą, więc w jasny i zrozumiały sposób, przy użyciu dedykowanych do tego narzędzi komunikować postępy swoich prac pozostałym osobom i w miarę możliwości wyjaśniać wątpliwości, z którymi spotkają się w bieżących zadaniach. Nie można doprowadzić do zatajania informacji lub zwyczajnego niedbalstwa w przekazywaniu istotnych szczegółów.

Jakub Puczyłowski, Chief Sales Officer w alterpage:

To co często wpływa na porażki w projektach, bez względu na to czy są one realizowane zdalnie czy na miejscu przez zespół projektowy, jest flow zarządzania nimi. Dlatego ważne jest, żeby na czele zespołu stała osoba prowadząca projekt, która będzie odpowiedzialna za szybkie gaszenie pożarów, a najlepiej za niedoprowadzanie do nich. Musi być więc ona poukładana, harmonijna, empatyczna i potrafiąca planować działania. Powinna być także błyskotliwa i skłonna do wyciągania wniosków z popełnionych błędów.

Ogromnie ważne jest, żeby zespół czuł poczucie wspólnoty i dążył do realizacji kamieni milowych projektu w wyznaczonych przez siebie terminach. Zasada współpracy musi towarzyszyć wszystkim, którzy biorą udział w projekcie, a w przypadku wystąpienia konfliktów obowiązkiem project managera, jest szybkie ich rozwiązywanie.

Maciej Kamieński, HR Specialist w alterpage:

W każdym zespole i projekcie występuje podział na osoby, które nim zarządzają dbając o prawidłowe realizowanie zadań i które są odpowiedzialne za ich wykonywanie. Najważniejsze w pracy zdalnej jest wzajemne zaufanie, że wszyscy robią to, co do nich należy i w równym stopniu angażują się w osiągnięcie ostatecznego sukcesu. Bez zaufania na pewno pojawią się pęknięcia, w postaci oskarżeń wymierzonych personalnie w konkretne osoby, a także próba przerzucenia odpowiedzialności za np. niedowiezienie terminów. Tak pokaleczony zespół trudno będzie posklejać i prawie pewne jest, że po dowiezieniu projektu rozpadnie się na kawałki.

Zdjęcie główne artykułu pochodzi z unsplash.com.

Oferty pracy z