Instant change vs constant regression testing. Dzień pracy w dziale Webcon Raben Group

Grupa Raben to nie tylko sprawnie funkcjonujące magazyny i wielotonowe ciężarówki przemierzające Europę wzdłuż i wszerz, ale również nowoczesne technologie i eksperci IT z głowami pełnymi pomysłów. To miejsce umożliwiające łatwe przejście od pomysłu, przez prace rozwojowe, do końcowego efektu, który przenosi się na dziesiątki, setki, a czasem tysiące osób w międzynarodowej organizacji. Jak wygląda praca zespołu Systemów Elektronicznego Obiegu Dokumentów i Ucyfrowienia Procesów w Grupie Raben? O tym poniżej. 

Po pierwsze – zrozumieć biznes

Technologie, nad którymi czuwamy każdego dnia, są istotne dla sprawnego funkcjonowania biznesu, jednak nie byłoby to możliwe bez budowania i utrzymywania dobrych relacji. Dlatego sporą część naszej codziennej pracy poświęcamy na spotkania i warsztaty z biznesem, czyli użytkownikami systemów i aplikacji funkcjonujących wewnątrz Grupy Raben. Podczas rozmów skupiamy się na rozpoznaniu i zrozumieniu potrzeb użytkowników, ponieważ tylko w ten sposób możemy stworzyć rozwiązania dopasowane do wymagań. Wspólnie przechodząc przez kolejne etapy procesów, jesteśmy w stanie szybko zweryfikować co należy zmodyfikować, by korzystanie z aplikacji było dla użytkowników efektywne, wartościowe i przyjemne.

Zadania, prototypy i swobodny agile

Poza świetną znajomością SQL, doświadczeniem w pracy z low – code, międzysystemowymi narzędziami takimi jak: REST API, SOAP API czy integracjami z Office 365, przydają się: niezłomna determinacja w szukaniu rozwiązań, umiejętność szybkiej adaptacji i otwartość na zmiany. Tempo rozwoju narzędzi technologicznych jest szybkie, a jedynym ograniczeniem jest nasza kreatywność. Nigdy nie dajemy za wygraną i szukamy najlepszych rozwiązań, nawet jeśli sami musimy nauczyć się zagadnień technologicznych czy procesowych, by znaleźć optymalne wyjście dla biznesu. 

Testy & ciągły rozwój

Na platformie Webcon opiekujemy się około 40 aplikacjami. W 2019 r. liczba spraw mających swój obieg sięgała 2 000, podczas gdy trzy lata później było to już ponad 800 000. Jak to możliwe? Rozwój Grupy Raben powiązany jest ze wzrostem liczby użytkowników systemów i aplikacji oraz wspieranych przez nich procesów. Dynamicznie zmieniające się środowisko Raben wymaga permanentnych testów regresji wewnątrz całej organizacji. A to wszystko bez jakiegokolwiek wstrzymania czy spowolnienia pracy przedsiębiorstwa. 

Tak dynamiczny rozwój jest możliwy dzięki płaskiej strukturze organizacyjnej Grupy Raben, która sprawia, że otrzymanie porady czy uzyskanie ostatecznej decyzji na wysokim szczeblu odbywa się bardzo płynnie. Wszyscy jesteśmy w firmie na „Ty”, co pomaga nam w codziennej komunikacji.

Realizacja projektów na szeroką skalę

Projekt, który w naszym dziale zapadł w pamięci to proces wdrożenia systemu obiegu i akceptacji faktur zakupowych aż w 13. krajach jednocześnie. Celem była wymiana dotychczasowego rozwiązania rozproszonego na wielu instancjach starego systemu Workflow. Mieliśmy zatem ujednolicić obieg dokumentacji na platformie Webcon BPS. Utrudnienie stanowiła ilość integracji z naszymi firmowymi (SAP, Contman) lub transportowymi czy magazynowymi systemami.

Nie bylibyśmy w stanie wdrożyć tak skomplikowanego rozwiązania bez wsparcia naszych koleżanek i kolegów ze wszystkich spółek Grupy Raben. Najlepsze pomysły nie zawsze pochodzą z centrali, ale często rodzą się w mniejszych spółkach. W Raben stawiamy na współpracę oraz komunikację, dzięki czemu efekt końcowy zachowuje wielowymiarowość. 

Poznanie perspektywy użytkownika generuje pomysły i rozwiązania. Dlatego otwartość na pogłębione rozmowy z biznesem i sięganie do źródła potrzeb to nasza powszechna praktyka. Pomocna jest nasza kultura organizacyjna. Wszyscy mamy wspólny cel oraz jesteśmy nastawieni na współpracę. Jednak te atrybuty byłyby niczym bez odpowiednich kompetencji każdej ze stron, dowożenia na czas i indywidualnej chęci realizacji projektu każdej ze stron.

Oferty pracy z

Wyzwania to nasza specjalność

Codzienna praca to kontakt z różnymi ludźmi, narodowościami czy stylem pracy. Zdarza się, że zakres projektu dostarczany jest w języku czy alfabecie, których nie znamy, jak np. grecki, bułgarski czy ukraiński. Wyzwanie stanowi brak równości w zakresie poziomu wdrożenia we wszystkich krajach włączonych w projekt. Permanentne testy regresji były koniecznością, gdy tylko dołączaliśmy nowy kraj do projektu. Kraje, które już na tym systemie pracowały, musiały wykazać się cierpliwością i na bieżąco sprawdzać poprawność działania dotychczasowych funkcjonalności. Natomiast nowe rynki uczyły się krok po kroku działania systemu. W procesie oswajania kluczową rolę odgrywali nasi eksperci z działu, pełniąc rolę konsultantów oraz punktu kontaktu i wsparcia w kwestiach technicznych.

Metodologiczne podejście do pracy projektowej

Podczas realizacji projektu korzystaliśmy z metodologii „ośmiornicy”. Trzon systemu spełniający >70% wymagań biznesowych, powstał w oparciu o doświadczenia nasze oraz użytkowników, którzy towarzyszyli nam w pierwszej fazie projektu. Zarządzanie globalnym projektem wiązało się z potrzebą zrozumienia specyfiki procesów i uwarunkowań biznesowych w danym kraju. Niezliczone testy wewnętrzne oraz informacja zwrotna o stworzonych funkcjonalnościach systemu pozwoliły na stworzenia systemu odpowiadającego potrzebom biznesu. 

Następnie posłużyliśmy się zasadą “sale or jail” polegającą na wybieraniu tylko tych rozwiązań, które usprawniają biznes i pracę organizacji oraz tych, bez których cały proces mógłby okazać się niezgodny z obowiązującymi w danym kraju regulacjami prawnymi. W harmonogramie projektu znaleźliśmy przestrzeń na wdrożenie procesu Quality Assurance.

W efekcie wypracowaliśmy stabilny, dopasowany do naszych potrzeb i sprawnie funkcjonujący system, zintegrowany z czterema systemami transportowymi, kilkoma platformami rządowymi oraz mnogością systemów wewnętrznych. To nasz ogromny sukces.

Tytułem podsumowania

Uwzględnienie w projekcie potrzeb przedstawicieli działów transportu, logistyki czy działów księgowo – finansowych stanowiło wyzwanie. Realizowany projekt trwał blisko dwa lata, a jego pozytywną realizację zawdzięczamy współpracy wielu specjalistów IT oraz przedstawicieli biznesu. 

Podstawą w naszym dziale oraz podczas realizacji projektów jest otwartość na drugiego człowieka oraz zaufanie co do spójności naszych celów. W Raben wszyscy gramy do jednej bramki. Jednoczy nas wspólny cel. Więc jeśli dla Ciebie praca zespołowa nie jest tylko hasłem – dołącz do nas i realizuj wraz z nami projekty IT w branży logistycznej. Czekamy na Ciebie!