Gdy analiza łączy się z designem, nie warto stawiać sztywnych granic odpowiedzialności

Granice ról są po to, żeby je zacierać i tworzyć miejsce dla kreatywności. Z takiego założenia wychodzi Future Processing, które w ramach linii biznesowej Analysis & Design (AD) skupia analityków biznesowych i projektantów UX. O tym, jak ich współpraca przebiega na co dzień, opowiada Daria Polończyk, Head of Analysis & Design w Future Processing.

Daria, pracujesz w Future Processing jako Head of Analysis & Design. Opowiedz, jaka była Twoja droga do miejsca, w którym aktualnie jesteś.

Dołączyłam do FP 7 lat temu jako analityk biznesowy. Kiedy kończyłam informatykę na politechnice miałam wątpliwości, czy obrałam właściwy kierunek. Widziałam, że bycie programistką nie przyniesie mi satysfakcji, a moja wymarzona praca powinna być blisko ludzi. Swoją karierę zawodową zaczynałam jako specjalistka ds. Quality Assurance i gdy zobaczyłam z bliska, czym zajmują się analitycy biznesowi, wiedziałam, że właśnie to chcę robić. Szybko obrałam kierunek rozwoju na ścieżkę analizy biznesowej – po drodze wykonywałam zadania związane z project managementem, zajmowałam się też rozwijaniem usług IT.

Do FP przyszłam głównie po to, żeby mieć większy kontakt z zagranicznymi klientami. Chciałam też „doświadczyć” pracy w takiej firmie jak FP. Future Processing już wtedy znane było z tego, że jest nowoczesne i zapewnia świetne warunki do rozwoju. Mimo że jest dojrzałą organizacją, dba o transparentność i dynamikę działania. I rzeczywiście tak jest. Bardzo szybko zgrałam się z zespołem i przekonałam się, że wszystko, co wcześniej słyszałam o FP, jest prawdziwe.

Po 2 latach pracy pojawiła się potrzeba przekształcenia sposobu naszego funkcjonowania. Z kilkunastoosobowego zespołu specjalistów zmieniliśmy się w linię biznesową Analysis & Design (AD), którą firma zdecydowała się powierzyć w moje ręce, dając jednocześnie solidne wsparcie w radzeniu sobie z tym wyzwaniem.

Jaki jest zakres Twoich obowiązków na tym stanowisku? Co na co dzień robisz w pracy?

Obok dbania o zespół AD moim głównym zadaniem jest dbanie o ofertę naszych usług, jakość i wynik biznesowy działu. Jednym z kierunków strategicznych FP jest dalszy rozwój oferty – chcemy jeszcze skuteczniej łączyć świat biznesu i technologii, doradzać naszym klientom na styku tych obszarów. Stąd kluczowa rola w organizacji zespołów specjalistycznych, takich jak AD i ich duże znaczenie dla aktualnego i przyszłego biznesu FP. Przekładając strategię firmy na strategię naszego działu, razem z zespołem, realizujemy cele biznesowe FP.

Jako linia biznesowa odpowiadamy za propozycję wartości dla klientów, która z kolei przekłada się na to, jak wyglądają nasze usługi i oferta, a także standardy naszej pracy i macierze kompetencji.

Jako “head”, przy dużym wsparciu liderów w dziale AD, odpowiadam również za cały zespół – za to, jak pracujemy, jak funkcjonujemy w kontekście całej organizacji i jaką propozycją wartości przyciągamy specjalistów do naszego działu.

W jaki sposób linia biznesowa AD wpisuje się w strukturę całej firmy? Jak wygląda Wasza współpraca z innymi zespołami?

Aby dostarczyć wartość naszym klientom, współpracujemy właściwie ze wszystkimi działami biznesowymi w FP.

Z jednej strony mamy bardzo bliski kontakt z zespołami sprzedaży i rozwoju relacji z klientami. Wspieramy działania pre-sale, gdzie docieramy do potrzeb klienta, identyfikujemy cele biznesowe i pain pointy, a następnie przekładamy tę wiedzę na dopasowane do klienta podejście i usługi.

Z drugiej strony naszą kluczową działalnością jest współpraca z zespołami technicznymi: działem architektów technicznych, PMO, zespołami developerskimi i z innymi liniami biznesowymi. Zakres tej współpracy zależy od konkretnego projektu lub usługi. Tworzymy interdyscyplinarne zespoły projektowe tak, by od samego początku projektowania zadbać o każdy kluczowy obszar: cele biznesowe, potrzeby użytkowników i wykonalność technologiczną. Wierzymy, że tylko takie podejście pozwala tworzyć wyjątkowe produkty i usługi.

Współpracujemy też blisko z marketingiem – biorąc udział we wspólnych eventach, na których dzielimy się wiedzą, czy współtworząc treści na blog. Nie można nie wspomnieć o wszystkich działach wspierających z obszarów HR, rekrutacji, szkoleń, IT, design, legal, employer branding i innych, które dzięki wysokim standardom działania pomagają nam skupić się na realizacji celów biznesowych.

Zobacz też

UX/UI Z HR do UX - czyli o przebranżowieniu w jednej firmie. Wywiad z Alicją Topor

Wiemy już, że linia biznesowa AD skupia analityków i designerów. Jakie konkretnie role możemy znaleźć w Waszym zespole?

W AD skupiamy dwie grupy kompetencji: analizę biznesowo-systemową i szeroko pojęty user experience design.

Analiza biznesowa dotyczy projektowania systemów IT ze szczególną uwagą skierowaną na użyteczność biznesową rozwiązań. Analitycy zajmują się rozpoznawaniem celów biznesowych i potrzeb klientów, modelowaniem procesów biznesowych i przekładaniem ich na optymalne rozwiązania dla biznesu w obszarze IT. Przez cały cykl życia projektu udrażniają komunikację i dbają o odpowiednie zrozumienie wymagań biznesowych w zespole developerskim oraz pomagają klientom zrozumieć zagadnienia związane z technologią i ich wpływ na projekt.

UX design to przede wszystkim skupienie na potrzebach użytkownika, badanie ich i projektowanie usług IT tak, żeby były ergonomiczne i intuicyjne. UX designerzy prowadzą różnego rodzaju badania, warsztaty projektowe, projektują interakcje i interfejsy oraz prowadzą z użytkownikami testy użyteczności. Dzięki temu w realny sposób mogą odpowiadać na potrzeby ludzi.

Wcześniej to były dwie główne role w naszym zespole. Dzisiaj – przy coraz większej skali naszej działalności – wchodzimy już w specjalizacje. W ramach analizy wydzielamy role skupione wokół analizy biznesowej i systemowej. Uruchamiamy też specjalizację związaną z analizą danych pod ścieżki business intelligence. W przypadku UX, obok ról UX designerów i product designerów, mamy np. specjalistów zajmujących się UI designem, a w przyszłości będziemy wydzielać role wyspecjalizowane w badaniach. Nowe role wynikają z tego, że ciągle adaptujemy się do potrzeb klientów – widzimy, czego potrzebują, więc przygotowujemy dla nich optymalne rozwiązania odpowiadające na te potrzeby.

Oprócz tego w AD mamy również liderów, którzy pełnią funkcję mentorów (Lead BA/UX). To osoby, które są specjalistami na seniorskim poziomie i mają powołanie do rozwijania innych specjalistów. Liderzy z jednej strony pełnią funkcję bezpośrednich przełożonych: odpowiadają za efektywny, dopasowany do potrzeb człowieka i organizacji rozwój, mentorują, prowadzą rozmowy feedbackowe, odpowiadają za awanse, motywację i planowanie zadań. Z drugiej strony dalej rozwijają się w ramach swojej specjalizacji. W ten sposób dbamy o wysoki poziom kompetencji w zespole.

Wspomniałaś, że Twój dział kilka lat temu został przekształcony w linię biznesową. Czy od tego czasu zespół bardzo się rozrósł?

Tak – od momentu, w którym staliśmy się linią biznesową, jesteśmy w fazie ciągłego wzrostu. Gdy zaczynałam pracę w FP, w zespole było ok. 10 osób. Mówię to z uśmiechem, bo przyznam szczerze, że na początku spodziewałam się, że urośniemy do 20, max. 30 osób i wtedy będziemy już wystarczająco dużym zespołem, by uruchamiać nowe projekty i skupiać się na standardach a nie dalszym rośnięciu.

Nawet nie zauważyłam, kiedy przebiliśmy granicę 40 osób. Dziś jest nas już około 70. Patrząc na plany strategiczne FP, wiem już, że jeszcze się nie zatrzymaliśmy. FP cały czas się rozrasta i rozszerza wachlarz usług o kolejne usługi specjalistyczne, pojawiają się nowe lokalizacje w Polsce i za granicą, dlatego rekrutacje prowadzimy niemal bez przerwy.

Co napędza ten dynamiczny wzrost?

FP wzmacnia swoją pozycję partnera technologicznego: nie tylko dostawcy, ale też doradcy. To oznacza że czujemy się współodpowiedzialni za wartość, jaką tworzone przez nas produkty i usługi IT przynoszą dla biznesu i użytkowników. Jest to jedna z kluczowych misji AD.

Z drugiej strony wyraźnie widać rosnącą świadomość klientów. 7 lat temu, gdy poznawaliśmy nowego klienta, naszym zadaniem na spotkaniu było wyjaśnienie, czym dokładnie jest UX design i dlaczego jest ważny. Dziś jest zupełnie inaczej. Klienci traktują role UX czy BA w zespole jako standard, nie usługę premium. Na rozmowach natomiast zastanawiamy się nad poszczególnymi metodami czy podejściem. Rozmawiamy o szczegółowym zastosowaniu analizy i UX albo o rozbudowanych procesach projektowych.

W końcu – udział członków AD w projektach robi różnicę także dla zespołów developerskich. Nie tylko końcowy produkt projektu jest wyższej jakości, ale wzrasta też komfort pracy w projekcie – developerom i QA pracuje się lepiej, dysponują większym kontekstem, lepiej przygotowanymi wymaganiami i projektami. To win-win dla klienta i FPowiczów.

Jakie jest doświadczenie poszczególnych osób w zespole? Zatrudniacie tylko osoby, które mają już za sobą pracę na podobnym stanowisku, czy dajecie szansę również tym, którzy mają potencjał, ale nie mieli jeszcze okazji pracować w zespole takim jak Wasz?

W zespole mamy pełen przekrój poziomów kompetencji. Rekrutacje prowadzimy głównie na stanowiska seniorskie, ale juniorów też zatrudniamy. Tak jak wcześniej wspominałam, nasz sposób funkcjonowania w dużej mierze opiera się o mentoring – a głównym zadaniem mentorów jest dbanie o szybkie tempo rozwoju swoich podopiecznych. Nasz model wspiera efektywne nabywanie kompetencji, daje więc szanse osobom, które chcą się rozwijać w ramach wybranej ścieżki.

Z drugiej strony musimy dbać o odpowiedni balans między osobami mniej doświadczonymi i tymi, które mają już za sobą wiele zrealizowanych projektów i mogą podzielić się swoją wiedzą.

Żeby zatrudnić juniorów, musimy mieć odpowiednią liczbę seniorów i liderów-mentorów, którzy będą wspierać ich rozwój. Chcemy uniknąć sytuacji, w której przyjmujemy do pracy osobę, która jest na początku swojej drogi, a my nie mamy pomysłu na jej rozwój, bo brakuje mentora, który mógłby się nią zająć czy wejść ramię w ramię do projektu.

Jakich ludzi szukacie do zespołu? Jakie cechy powinien mieć idealny kandydat lub kandydatka?

O podstawowych wymaganiach zawsze piszemy w treści ogłoszenia. Poza standardowymi wymaganiami do ról BA i UX, ważna jest znajomość języka angielskiego, bo ponad 90 proc. naszych projektów prowadzimy dla klientów z zagranicy.

Dużo uwagi poświęcamy też dopasowaniu kulturowemu do zespołu. Zależy nam na tym, żeby osoby, które do nas dołączają, szybko zgrywały się z pozostałymi. Przyjazna atmosfera i relacje to bardzo ważne składniki tożsamości całego FP.

Istotna jest też otwartość na nowe doświadczenia i nastawienie na rozwój. Jeśli ktoś nie ma dużego doświadczenia, ale jest zmotywowany, żeby się rozwijać, to jest w stanie bardzo szybko wejść w swoją nową rolę. Mamy w zespole kilka osób, które zupełnie się przebranżowiły i dzięki wielkiemu zaangażowaniu, ze wsparciem mentora wspaniale się rozwinęły do roli samodzielnych specjalistów. To bardzo satysfakcjonujące, że nasz system się sprawdza.

Oferty pracy z

Wspomniałaś, że większość projektów prowadzicie dla klientów spoza Polski. Powiedz proszę, z jakimi klientami pracujecie i jak wyglądają projekty, które dla nich realizujecie?

Nasi klienci pochodzą głównie z UK, rejonu DACH i innych krajów zachodniej Europy oraz z USA. Rozwijamy produkty naszych klientów w wielu branżach m.in. z obszaru finansów, ubezpieczeń, transportu, zdrowia oraz NGO.

Jednym z czynników, na które zwracamy uwagę rozpoczynając współpracę, jest dopasowanie kulturowe. Podejmujemy projekty, które wspierają naszą misję pozytywnego wpływu na ludzi. Z drugiej strony patrzymy na partnerską relację i kulturę komunikacji. To bardzo ważne czynniki. Chcemy współpracować po partnersku i zależy nam na tym, żeby po prostu dobrze się dogadywać, bo wtedy możemy liczyć na najlepsze efekty współpracy.

W FP dbamy o wellbeing naszych pracowników – w końcu człowiek nie robot. Zależy nam, żeby utrzymywać work-life balance, dlatego np. nie akceptujemy długofalowych nadgodzin. Klienci, z którymi pracujemy szanują to podejście, bo wiedzą, że dzięki temu mają w zespole zmotywowanych pracowników, którzy podchodzą do pracy z pasją i zaangażowaniem.

Jakie możliwości rozwoju w ramach zespołu lub linii biznesowej daje FP?

Możliwości rozwoju jest u nas sporo – i nie sprowadzają się one jedynie do budżetu szkoleniowego, który też oczywiście mamy.

Przede wszystkim rozwój bardzo mocno wspiera formuła liderów-mentorów, którzy często na początku projektu są wsparciem dla osoby mniej doświadczonej i pracują z juniorami ramię w ramię – a tym bardziej doświadczonym doradzają w trudniejszych kwestiach.

Regularnie uczestniczymy w szkoleniach – np. dotyczących metod Design Thinking czy analityki produktowej. Dużym zainteresowaniem cieszą się też nasze szkolenia wewnętrzne, podczas których nasi bardziej doświadczeni specjaliści dzielą się wiedzą.

Dla mnie rozwój w znacznej mierze to też odpowiednie dopasowanie projektów. Przykładamy bardzo dużą wagę do tego, aby odpowiednio budować zespoły projektowe – tak, aby klienci otrzymywali oczekiwane wartości, a nasi specjaliści wzmacniali swoje kompetencje.

To bardzo ciekawe podejście. W jaki sposób dopasowujecie ludzi do projektów?

Zespół projektowy budujemy tak, aby w każdym z nich znalazła się osoba, która ma mocne kompetencje w danym obszarze – np. doświadczenie w badaniach albo testach użyteczności – oraz osoba, która ma wysoką motywację do tej kompetencji, ale nie ma doświadczenia i dopiero się uczy.

Zwykle pracujemy w tandemach na dwóch płaszczyznach: łączymy osoby mniej i bardziej doświadczone oraz analityków i UX designerów. Wierzę, że przez odpowiednie dopasowanie do projektu uczymy się najwięcej – pod warunkiem oczywiście, że jest od kogo.

Tutaj pojawia się bardzo ważne zadanie dla liderów, którzy są blisko ludzi i znają ich kompetencje. Dzięki temu mogą lepiej dobierać projekty pod kątem czynnika motywacyjnego i kompetencyjnego.

Co roku przeprowadzamy w FP badanie Happy Team, które zbiera cenny feedback i bada zaangażowanie pracowników. Patrząc na wyniki tego badania widzimy, jak ważnym czynnikiem wpływającym na zadowolenie z pracy są ciekawe, angażujące i rozwijające projekty.

Wiemy już, jak dobrze pracuje się w Waszym zespole 😉 A jak to wygląda w nieco szerszej perspektywie? Gdybyś miała wymienić największe zalety pracy w FP, co by to było?

Hmm… od czego tu zacząć? 🙂 Na pewno możliwości rozwoju, o których mówiłam wcześniej. Sama jestem tego dobrym przykładem. Dołączyłam do FP jako analityk biznesowy i już w pierwszych tygodniach nauczyłam się mnóstwo z bliskiej współpracy z UX designerami. Przekonałam się, jak duża wiedza stoi za tą dziedziną. Kolejną rzeczą, na którą zwróciłabym uwagę, jest to, że FP mocno wspiera osoby, które są gotowe wziąć na siebie więcej odpowiedzialności i wcielić się w rolę lidera.

Od początku ujmuje mnie też transparentna komunikacja FP. Wszelkie ważne decyzje strategiczne są komunikowane – pozostaje też przestrzeń na pytania, dzięki czemu możemy dobrze zrozumieć strategiczne posunięcia firmy. Bardzo wyraźnie było to widać w trakcie pandemii, gdy zarząd co 2 tygodnie informował nas o tym, jaka jest nasza sytuacja, jak wyglądają prognozy i jakie scenariusze awaryjne możemy wdrożyć. To bardzo buduje zaangażowanie i zaufanie do organizacji. Transparentne są też widełki i system wynagrodzeń, co zapobiega niesprawiedliwości w systemie wynagrodzeń – szczególnie różnicowania zarobków ze względu na płeć.

FP to również wyjątkowa atmosfera i przyjazne relacje między ludźmi. Mamy rozwiniętą kulturę feedbacku, badamy zaangażowanie i motywację – wszystko po to, żeby ludzie czuli się u nas dobrze.

Co najbardziej lubisz w swojej pracy?

Od razu pomyślałam o ludziach, z którymi pracuję. Mam fantastyczny, inspirujący i wspierający się zespół – to duża radość pracować z tymi ludźmi. Dzięki temu człowiekowi chce się bardziej, bo praca jest angażująca i sprawia przyjemność. Są też wspaniali klienci. Wiadomo, jak to jest w projektach – czasem bywa trudno, ale dopasowanie kulturowe pozwala wyjść z tych sytuacji sprawnie i z szacunkiem. Dla mnie to ważna część samorealizacji.

Dużo satysfakcji daje mi autonomia i możliwość wpływu, co firma zapewnia wszystkim, którzy są gotowi brać odpowiedzialność. To świetne warunki do rozwoju. W pracy lubię też to, że mamy przestrzeń na feedback – daje mi on dużo cennych wskazówek. Dzięki temu wiem, co robić, żeby być lepszą w tym, czym się zajmuję.

Już na zakończenie, powiedz, czy można poznać Ciebie i Twój zespół bliżej jeszcze przed przystąpieniem do rekrutacji? Czy organizujecie jakieś spotkania, podczas których można swobodnie porozmawiać i dopytać o szczegóły?

Tak – w FP regularnie organizujemy spotkania online lub przy naszych siedzibach z osobami zainteresowanymi współpracą z nami. Podczas tzw. śniadań/popołudni z AD, w luźnej atmosferze rozmawiamy o product designie, o tym, jak w FP podchodzimy do projektowania, opowiadamy o naszej codzienności, o rolach i specjalizacjach wewnątrz naszej linii biznesowej.

Oprócz tego staramy się, żeby sam proces rekrutacyjny do AD był dla kandydatów wartościowym doświadczeniem, dlatego dbamy o atmosferę spotkań i zawsze wracamy z feedbackiem – nie tylko decyzją, ale też naszymi obserwacjami, które miały na nią wpływ.

Zachęcamy też kandydatów, żeby kontaktowali się bezpośrednio z nami – liderami, analitykami i designerami z AD np. przez LinkedIn. Często dostajemy pytania o organizację naszej pracy, cele strategiczne czy klientów.

Pojawiają się też pytania o to, jak radzimy sobie z tym, że analitycy i designerzy, których definicje ról w części obszaru na siebie nachodzą, pracują ramię w ramię, w jednym zespole. Budzi to obawy o jasne granice odpowiedzialności za projekt. U nas współpraca bardzo dobrze się układa – zespół projektowy na etapie planowania sam dogrywa odpowiedzialność za zadania w procesie projektowym czy aktywności na warsztatach, bo to zwiększa elastyczność i kreatywność. Nie mamy sztywnych granic odpowiedzialności. Wręcz przeciwnie – staramy się te granice rozcierać, bo to bardzo rozwijające i wspiera kreatywność. Może dlatego ta współpraca tak dobrze nam wychodzi? 🙂

Daria Polończyk. Head of Analysis and Design w Future Processing. Manager z wieloletnim doświadczeniem w rozwijaniu produktów i usług IT z pasją do zagadnień budowania strategii na styku technologii i biznesu. Z Future Processing związana od 2016. Pełni rolę Head of Analysis & Design – linii biznesowej obejmującej usługi projektowania rozwiązań IT odpowiadających na potrzeby biznesu i ludzi. Swoje 15-letnie doświadczenie w IT budowała jako specjalistka w obszarze analizy biznesowej oraz zarządzaniu projektami i usługami IT.

Zdjęcie główne pochodzi z unsplash.com.