W dobie pracy zdalnej brakuje integracji w biurze. Tak integrujemy się w Kontomatik

12 stycznia 2021 Łukasz Karcz

Praca zdalna, którą w marcu zeszłego roku wymusiła pandemia, tak naprawdę nie była nowym zjawiskiem w Europie. Na pewno nie w sektorze IT, w którym deweloperzy już od pewnego czasu mieli dużą swobodę wyboru miejsca i trybu pracy. Po czasie zauważyliśmy jednak, że pracownikom brakuje integracji, wspólnego czasu spędzonego z zespołem.

Zobacz też

Praca zdalna Jak wygląda praca zdalna w największych firmach IT?

Łukasz Karcz. CTO w Kontomatik. Pracuje w wiodącym polskim fintechu zajmującym się tworzeniem innowacyjnych usług dla sektora finansowego. Odpowiada za kierunek rozwoju działu technologii firmy w erze otwartej bankowości. Od wielu lat związany z branżą IT. Doświadczenie inżynierskie oraz menedżerskie zdobywał m.in. w firmie Samsung, gdzie prowadził międzynarodowy projekt dla UPC Europe (Liberty Global) we współpracy m.in. z firmami CISCO i Intel. Wprowadził w krajach EU gamę produktów Samsung Horizon Box.

Jeszcze przed pandemią model pracy zdalnej był szeroko postrzegany i stosowany w branży IT, gdzie ponad 40% pracowników regularnie pracowało z domu. Według danych przedstawionych przez Komisję Europejską to właśnie ten sektor już 2-3 lata temu miał najwyższy procent zatrudnionych pracowników wykonujących swoje obowiązki zdalnie (częściowo lub regularnie).

W latach 2018 – 2019 wszystko zmierzało ku temu, by praca zdalna w ciągu kilku kolejnych lat stała się w IT powszechnością. I wtedy sytuacja covidowa w sposób nagły spowodowała to, co miało się wydarzyć stopniowo w ciągu kilku lat – sprawiła, że praca zdalna stała się wymogiem, także w pozostałych branżach gospodarki, mniej elastycznie podchodzących do tego tematu.

Spis treści

Deweloperzy są zadowoleni z pracy zdalnej

Wiele wskazuje na to, że deweloperzy nie mają nic przeciwko takiemu obrotu spraw, a przynajmniej nasi programiści są zadowoleni z pracy zdalnej. Wiedzę na ten temat uzyskałem w licznych ankietach satysfakcji przeprowadzanych w zespołach IT w firmie. Wyniki wskazały, że znakomita większość badanych osób jest zadowolona z tej formy pracy. Tego typu ankiety wykonujemy regularnie, żeby lepiej rozumieć potrzeby naszych pracowników i zapewnić im odpowiednie środowisko pracy.

Prawdziwość tezy nagłówka tego akapitu potwierdzają również badania firmy z San Francisco, która w 2020 r. przeprowadziła research na amerykańskich deweloperach. Opublikowane w II połowie zeszłego roku wyniki raportu wskazują, że ponad 52% z badanych osób jest bardziej szczęśliwa z pracy podczas pandemii niż przed rozpoczęciem pandemii, a tylko 12% ocenia tą zmianę negatywnie.

Co ciekawe, ten sam raport zauważa, że najliczniejszą grupą zadowolonych są millenialsi, a tuż za nimi generacja X. W Kontomatiku dominuje grupa młodych programistów, jednak w naszych szeregach znajdziemy przedstawicieli różnych grup wiekowych. Poziom zadowolenia ze zmian w organizacji pracy zależy przede wszystkich od indywidualnych cech charakteru oraz wykonywanych obowiązków.

Dla przykładu, część deweloperów, już wcześniej miała sporadyczny kontakt z zespołem, ponieważ ich zadania były wykonywane w mniejszych 2-3 osobowych grupach. Dla nich zmiany były znacząco mniej odczuwalne niż dla kilkunastoosobowego zespołu, który pracował nad rozwojem głównej aplikacji, a jego członkowie codziennie dyskutowali o bieżących rozwiązaniach.

Jednocześnie, większe znaczenie od wieku pracownika ma etap życiowy w którym się on znajduje. Dla studentów praca zdalna połączona ze zdalną edukacją pozwoliły na rezygnację z wynajmu mieszkania w centrum miasta, natomiast dla osób posiadających rodzinę „home office” dał zupełnie inne, niewymierne korzyści, takie jak czas spędzony z bliskimi.

Praca z domu eliminuje potrzebę dojazdów do pracy, które są czasochłonne a w dobie pandemii dodatkowo mogą być stresujące dla pracowników. Taka oszczędność czasu umożliwia pracownikom uzyskanie dodatkowych korzyści zdrowotnych, takich jak dodatkowy sen, spędzanie więcej czasu na ćwiczeniach lub przygotowywanie zdrowszych posiłków.

A to nie jedyne zalety. Praca z domu otworzyła przed pracownikami wiele innych możliwości, dając m.in. elastyczność i zwinność w organizacji pracy. Ponadto, pracownicy mają lepszą kontrolę nad swoim rozkładem dnia, redukują koszty utrzymania, a w niektórych przypadkach decydują na przeprowadzkę poza miasto. Plusem na pewno jest też mniej absencji chorobowych – pracując w izolacji, jest się mniej podatnym na rozprzestrzenianie się infekcji, niż miałoby to miejsce w środowisku biurowym i w trakcie podróży komunikacją miejską.

Nie zapominajmy jednak, że ideały nie istnieją. Praca zdalna ma też minusy. I wadą pracy na odległość o której najczęściej słyszę od swoich pracowników jest .. brak integracji w biurze face-to-face!.

Brakuje integracji i relacji f2f

Interakcje społeczne mają kluczowe znaczenie dla budowania pozytywnej kultury firmy. Bezpośrednie interakcje pracowników zdalnych mają kluczowe znaczenie dla poczucia się częścią zespołu i uniknięcia samotności. Sporadyczne spotkania “na żywo” mogą sprawić, że pracownicy zdalni będą czuć się bardziej związani z organizacją, poprawi się ich produktywność i samopoczucie, ale przede wszystkim relacje ze współpracownikami.

Ostatnimi czasy coraz częściej dochodzą mnie słuchy w firmie, że pracownikom brakuje bezpośrednich kontaktów z innymi członkami zespołu, że przyjemnie było spędzać trochę czasu w biurze w dobrym towarzystwie, móc dywagować na tematy służbowe i prywatne przy kawie Stworzyliśmy tak zgrany zespół dzięki integracjom – moim zdaniem są one istotnym elementem kultywowania relacji.

Jak integruje się Kontomatik?

W Kontomatik integracja jest ważnym elementem kultury organizacyjnej firmy. Wszystko w większości przeniosło się do online’u, a przy każdej sprzyjającej i możliwej okazji, zespół spotyka się offline.

Przykładowo, gdy na jesieni 2020 r. trochę rozluźniły się obostrzenia, część zespołu skorzystała z okazji i przyjechała do biura żeby wspólnie stworzyć świątecznego GIFa i spędzić ze sobą trochę czasu.

https://giphy.com/gifs/BU8nJCLlj0juRBjpBL

Świąteczny GIF Kontomatika

W ramach codziennej pracy ustandaryzowaliśmy narzędzia komunikacji, biorąc również pod uwagę możliwość tworzenia grupowych konwersacji. W firmie samoistnie powstały “chaty” nie tylko wewnątrz zespołowe ale również mające charakter wymiany wiedzy i opinii na mniej lub bardziej formalne tematy łączące różne grupy pracowników.

Stand-upy

Kontomatik organizuje codziennie spotkanie o charakterze “standup meeting” w formie online, a jego celem jest krótkie, jednominutowe podsumowanie swoich bieżących zadań, napotkanych problemów oraz zmian które mogą wpływać na innych współpracowników. Spotkania są realizowane dla pracowników by polepszyć wewnętrzną komunikację zespołu.

Video eventy i spotkania online

Z przyczyn niezależnych od nas, często tradycyjne Pizza Fridays, są niemożliwe do zrealizowania, jednak nasze koleżanki z działu administracji robią wszystko by w ramach możliwości zapełnić tę lukę. I tak, cyklicznie mają miejsce ogólnofirmowe video eventy, gry online oraz e-mailowe. Chociaż tego typu spotkanie nie zastąpi wspólnej kawy lub partyjki w piłkarzyki to pozwalają podtrzymać duch zespołu skierowanego na wspólny sukces.

Halloweenowa zabawna mailowa pracowników Kontomatika

Komfort pracy decyduje o wydajności

Mówi się, że osoby pracujące zdalnie są bardziej produktywne niż ich koledzy pracujący z biura. Jednym z powodów tego zjawiska są mniejsze “zakłócenia”. Podczas pracy zdalnej nikt nie pojawi się niezapowiedzianie przy biurku pracownika, aby omówić błahe sprawy i przeprowadzić dyskusję, która nie ma związku z pracą.

Ponadto, wielu pracodawców pozwala wykonywać obowiązki zdalnie poza standardowymi godzinami pracy, tj. 9-17. Deweloperzy mogą pracować w tych porach dnia, w których są najbardziej produktywni.

Pracodawcy zwykle nie mają nic przeciwko elastycznemu harmonogramowi pracy, o ile pracownicy wykonują swoje zadania na czas. U nas jest podobnie. Wymagana jest jedynie częściowa obecność w “core hours”, a deweloperzy wpisują swoją dostępność czasową do spreadsheeta po to, żeby wszyscy wiedzieli o której mogą się ze sobą kontaktować. Proste rozwiązania świetnie się u nas sprawdzają. Ponadto, mamy w firmie ustalone godziny i dni cyklicznych standupów, które pozwalają nam na zbiorczą, zespołową komunikację i monitoring postępów prac. Do kierowania pracą i zespołami używamy YouTrack – systemu do zarządzania projektami.

Praca zdalna nie zawsze idzie w parze z większą wydajnością. Niedostosowane miejsca pracy koreluje ze spadkiem produktywności. Częstą przeszkodą w wykonywaniu pracy są inni domownicy, głośni sąsiedzi, a przede wszystkim brak biurka.

Komputer, monitor, biurko i wygodne krzesło to minimum, które musi otrzymać pracownik by móc wykonywać swoją pracę. Gdy została wydana decyzja o obowiązkowej pracy zdalnej, Kontomatik zapewnił wszystkim swoim pracownikom możliwość przeniesienia firmowych sprzętów i wyposażenia do domów pracowników. Managerowie powinni dbać o to, żeby pracownicy mieli zapewniony komfort pracy.

Nowa pożądana kompetencja managera

Poza komfortem pracy swoich deweloperów, managerowie powinni też zwrócić uwagę na to by podtrzymywać więzi pracowników z firmą. W sytuacji gdy w firmie nie ma dobrej komunikacji i zbudowanych solidnej relacji pracownik – firma, pracownikowi znacznie łatwiej jest podjąć decyzję o odejściu. W czasie pandemii, nowe osoby w firmie nie poznają fizycznie innych pracowników, kontakt na komunikatorach jest formalny i ograniczony, wymiana informacji jest bardziej celowa i finalnie pracownicy czują się mniej związani z firmą i ze współpracownikami – nie stanowią części zespołu.

Umiejętność budowania więzi z firmą na odległość to, moim zdaniem, nowa kompetencja która wraz z organizacją pracy zdalnej będzie oczekiwana od managerów w najbliższych latach.

Zobacz też