Sachbearbeiter Dokumentenmanagement (m/w/d)

Wir, die emagine, sind ein spezialisiertes Beratungsunternehmen und unterstützen nationale sowie internationale Industrie- und Infrastrukturprojekte mit qualifizierten Fachkräften. Für ein langfristiges Projekt bei einem großen Akteur im Bereich der Energie‑ und Netzinfrastruktur suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Unterstützung im Dokumentenmanagement.

Unser Projektpartner ist für die Planung, den Ausbau und den Betrieb kritischer Infrastruktur verantwortlich und setzt komplexe Großprojekte mit hoher technischer, organisatorischer und regulatorischer Relevanz um. Die Projekte sind interdisziplinär aufgestellt und erfordern eine strukturierte, qualitätsorientierte Dokumentation sowie klare Prozesse.

Aufgaben:

• Formale Qualitätsprüfung der Dokumente sowie Nachverfolgung und Sicherstellung des Dokumentationsfortschrittes

• Strukturierte Ablage und Archivierung von internen Dokumenten sowie sämtlicher Korrespondenz innerhalb von Microsoft SharePoint

• Einrichtung der Kollaborationsplattform thinkproject! auf Basis generischer Vorgaben

• Support der Projekte bei Fragen- und Themenstellungen rund um das Dokumentenmanagement

• Verantwortlichkeit für die Qualitätssicherung, die Nachverfolgung und das Reporting der internen Termineinhaltung zur Dokumentenprüfung

• Steuerung des Prozesses „Erstellung und Übergabe der finalen Übergabedokumentation“ basierend auf fachlichen Spezifikationen

• Übernahme des Supports der Projekte bei Fragen- und Themenstellungen rund um das Dokumentenmanagement

• Aktiver Beitrag zu einem sicheren Arbeitsumfeld für sich selbst, Kolleginnen und Kollegen sowie externe Auftragnehmer
  

Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation

• Einschlägige Berufserfahrung in Großprojekten, projektbezogenen Arbeitsprozessen sowie im Dokumentenmanagement

• Nachweisbar gute Kenntnisse und umfangreiche Erfahrungen mit einer Dokumentenmanagementsoftware thinkproject! sowie Microsoft SharePoint

• Sicherer Umgang mit Microsoft-Office-Anwendungen (Outlook, PowerPoint, Excel, Word, SharePoint, Teams)

• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten, strukturierte Arbeitsweise und schnelle Auffassungsgabe sowie die Fähigkeit, Prozesse zu erkennen und zu beschreiben

• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse

• Hohes Maß an Eigeninitiative, Selbstständigkeit sowie Kontakt- und Teamfähigkeit
  

Bei Interesse, freue ich mich auf Ihre Bewerbung!