Prosjektleder for å etablere digital saksflyt for Kirkebevaringsfondet

Riksantikvaren har behov for å leie inn bistand for en prosjektleder for å etablere digital saksflyt for Kirkebevaringsfondet (KBF).

Om arbeidsgiveren

Riksantikvaren skal ivareta kulturminner, kulturmiljøer og landskap som viktige kunnskaps-, opplevelses og bruksverdier til beste for dagens og morgendagens mennesker. Som direktorat er Riksantikvaren Klima- og miljødepartementets rådgivende og utøvende faginstans for forvaltning av kulturminner og kulturmiljøer.

Behov for bistand

Bevaringsstrategien for kulturhistorisk verdifulle kirkebygg peker på digital saksflyt for den nyopprettede enheten Kirkebevaringsfondet som et prioritert område.

Bevaringsstrategien for kulturhistorisk verdifulle kirkebygg sier:

Det bør i løpet av oppstartsåret igangsettes et arbeid med å utrede en digital systemutvikling som understøtter den planlagte saksflyten og bidrar til at prosjektprioritering, eieroppfølging, økonomioppfølging og rapportering går så effektivt som mulig. Systemet bør også sikre at kunnskap og prosjektinformasjon blir gjort tilgjengelig og delbart på en hensiktsmessig måte. <….>

Saksflytsystemet skal bygge på allerede eksisterende systemer.

Riksantikvaren (RA), Hovedorganisasjonen KA (KA) og Kirkerådet (KR) har et samarbeidsprosjekt hvor alle tre virksomhetene er representert. Alle virksomheten stiller med ressurser til prosjektet.

Prosjektleder vil ha ansvar for å planlegge, lede og gjennomføre prosjektet og levere de avtalte leveransene innenfor rammer og begrensninger som er definert av prosjekteier. Prosjektet skal implementere løsninger kartlagt gjennom et forprosjekt som ble gjennomført i 2025. Prosjektet har allerede kommet så langt at det er delt inn i tre delprosjekter, og løsningen er påbegynt. Oppgaven til prosjektleder vil derfor være å fullføre prosjektet.

Viktig leveranser vil være:

Bygge en saksflyt i eksisterende saksbehandlingssystem hos Riksantikvaren

• Riksantikvaren har allerede et saksbehandlingssystem som er en hyllevare man konfigurerer søknad- og saksbehandlings-prosessen i. Det skal bygges en helt ny konfigurasjon for Kirkebevaringsfondet.

Lage integrasjoner

• Økonomiintegrasjon mellom Riksantikvaren, DFØ og Unit4 er sentral. Det skal også utveksles kulturminnedata og søknadsstatus mellom RA og KA.

Forprosjekt prekvalifisering

• Etablere og drive et IT-forprosjekt for å kartlegge ytterligere behovene for en prosess med systemstøtte for prekvalifisering av søknader. Dette ble identifisert som et behov i forprosjektet som man må utrede nærmere.

Oppgavene for prosjektleder vil være blant annet: 

• Planlegge prosjektet og utarbeide relevante styringsdokumenter

• Lede og gjennomføre prosjektet jf. prosjektorganisasjon og -plan, samt gjennomføringsstruktur for prosjektet 

• Forberede og delta i styringsgruppemøter og evt. referansegruppemøter 

• Utarbeide leveranser i samarbeid med andre i prosjektteamet

Krav til kvalifikasjoner:

• Erfaring fra å lede digitaliseringsprosjekter og/eller prosessforbedringsprosjekter

• Erfaring med å lede prosjekter med flere ulike virksomheter involvert

• Erfaring fra endringsledelse og/eller innføring av digitale tjenester

• Ønskelig med erfaring fra prosessutvikling

Personlige egenskaper/egenskaper som er relevante:

• Evne til å jobbe selvstendig, strukturert og effektivt

• Gode samarbeidsevner og evne og vilje til å tenke helhetlig og på tvers.

• Kan ta initiativ og komme med løsningsforslag der problemstillinger ikke er avklart

• Gode kommunikasjonsferdigheter og evne til å samarbeide effektivt med tverrfaglige team

Varighet: 1 juli eller etter avtale. Bistanden løper frem til 31.12.26., med opsjon på 12 mnd.

Omfang: 100%

Søknadsfrist: 10 juni