Konsulenter til prosjekt Intern digitalisering og KI

Oppdragsbeskrivelse:

Prosjekt Intern digitalisering og KI er en del av Helsedirektoratets program Digitaliseringsløftet. Prosjektet skal gjøre Helsedirektoratet i stand til å levere mer med de samme ressursene, ved å forenkle og forbedre arbeidsprosesser, styrke digital kompetanse og ta i bruk teknologi der den gir størst verdi.

Prosjektet skal legge til rette for økt bruk og adopsjon av digitale verktøy og KI-løsninger, herunder Microsoft 365. Prosjektet vil etablere nødvendige organisatoriske, juridiske og forvaltningsmessige rammer for sikker og ansvarlig bruk av løsningene. Arbeidet omfatter blant annet prosessforbedringer, innføring av nye verktøy og arbeidsformer, kompetanseheving og etablering av nødvendige styringsmekanismer for å understøtte økt digital modenhet og en bedre arbeidshverdag. Prosjektet vil ha høyt trykk på endringsledelse og adopsjon for å sikre ibruktakelse av løsningene som innføres.

Prosjektet skal nå innføre M365 Copilot, inkludert gjennomføre aktiviteter som gjør Helsedirektoratet klar for dette, samt forenkle og forbedre arbeidsprosesser på prioriterte enkeltområder gjennom bruk av Power-plattformen og Copilot Studio.

For å sikre tilstrekkelig kapasitet, nødvendig kompetanse og god fremdrift, har Helsedirektoratet behov for bistand fra et tverrfaglig team bestående av fire konsulenter. Bistanden skal sikre en vellykket, effektiv og ansvarlig innføring av M365 Copilot samtidig som krav til personvern og informasjonssikkerhet ivaretas. Konsulentene vil få ansvar for ulike områder i prosjektet.

Rolle 1 – Konsulent innføring M365 Copilot

Konsulent som vil jobbe med den stegvise innføringen av M365 Copilot i Helsedirektoratet med utgangspunkt i planer som foreligger.

Arbeidsoppgaver kan blant annet omfatte:

• Utarbeide og følge opp en helhetlig plan for å gjøre Helsedirektoratet "Copilot-ready".

• Utarbeide en helhetlig plan for innføring og lede gjennomføring og oppfølging av aktiviteter knyttet til innføring og skalering av M365 Copilot.

• Planlegge og gjennomføre endrings- og innføringsarbeidet av M365 Copilot i tett samarbeid med team for Endringsledelse og adopsjon.  

• Bidra til gjennomføring og oppfølging av tiltak fra risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS) og personvernkonsekvensvurderinger (DPIA).

• Utarbeide beslutningsunderlag knyttet til innføring, utrulling og skalering av løsningen.

• Utarbeide veiledninger, retningslinjer, rutiner og styrende dokumentasjon.

Rolle 2 – Konsulent informasjonsforvaltning

Lede prosjektets arbeid med å styrke informasjonsforvaltningen i Helsedirektoratet slik at Helsedirektoratet blant annet blir klar for å innføre M365 Copilot. Aktuelle tiltak er blant annet arbeid med Purview-analyse, å innføre teknisk løsning for informasjonsklassifisering, skjerming av historiske dokumenter, endringer i tilgangsstyring, ryddeaktiviteter i organisasjonen etc.

Arbeidsoppgaver kan blant annet omfatte:

• Lede gjennomføring og oppfølging av aktiviteter som fører til kartlegging av nødvendige behov og beslutning om nødvendige tiltak for å styrke informasjonsforvaltningen før innføring av M365 Copilot.

• Lede gjennomføring av besluttede tiltak for å styrke informasjonsforvaltningen før innføring av M365 Copilot.

• Bistå prosjektleder med å utarbeide en helhetlig plan for å gjøre Helsedirektoratet "Copilot-ready" og følge opp relevante aktiviteter.

• Rådgivning innen informasjonsforvaltning, informasjonsstyring, tilgangsstyring, informasjonsdeling og håndtering av sensitiv informasjon.

• Bidra til etablering og videreutvikling av nødvendige rammer, prosesser, styringsmekanismer og tiltak innen informasjonsforvaltning for å understøtte sikker og forsvarlig bruk av KI- og M365-løsninger.

• Utarbeide veiledninger, retningslinjer, rutiner og styrende dokumentasjon.

Rolle 3 – Assisterende prosjektleder for prosjekt Intern digitalisering og KI

Bistå prosjektleder med planlegging, koordinering og oppfølging av prosjektets aktiviteter, leveranser og avhengigheter for å sikre helhetlig fremdrift og måloppnåelse på tvers av prosjektet.

Arbeidsoppgaver kan blant annet omfatte:

• Planlegging og koordinering av aktiviteter og leveranser på tvers av prosjektets arbeidsområder.

• Støtte prosjektleder i daglig prosjektstyring og oppfølging av aktiviteter, fremdrift, kvalitet, risiko og avhengigheter, samt være sparringspartner for prosjektdeltakere.

• Utarbeide og vedlikeholde statusrapporter, styringsdokumenter, beslutningsunderlag til prosjekt- og programstyre, samt kommunikasjonsmateriell.

• Bidra til planlegging og gjennomføring av tiltak i tråd med smidig metodikk (for eksempel bearbeidelse av backlog, sprintplanlegging, stand-ups, demo og retro).

• Koordinere og forberede møter, workshops og samhandling med interessenter.

• Koordinering og oppfølging av aktiviteter knyttet til kommunikasjon og gevinstarbeid.

Rolle 4 – Personvernjurist

Bistå prosjektet med juridisk og personvernfaglig kompetanse, og arbeide tett sammen med Helsedirektoratets interne juridiske ressurser og personvernmiljø.

Arbeidsoppgaver kan blant annet omfatte:

• Juridisk rådgivning knyttet til M365 Copilot, bruk av kunstig intelligens og andre digitale løsninger.

• Bistå ved gjennomføring av personvernvurderinger og personvernkonsekvensvurdering (DPIA).

• Vurdere behandlingsgrunnlag, personvernkonsekvenser og regulatoriske krav.

• Bidra til juridiske vurderinger knyttet til informasjonsdeling, databehandling og bruk av KI-løsninger.

• Rådgivning knyttet til personvernregelverk, offentligrettslige problemstillinger og tilgrensende regelverk.

• Bidra til utvikling og oppdatering av retningslinjer, rutiner og styrende dokumenter.

• Delta i vurderinger av risiko og sikkerhet i samarbeid med øvrige fagmiljøer.

• Bidra til at juridiske krav ivaretas i prosjektets leveranser.

FELLES LEVERANSEANSVAR

Konsulentene vil inngå i prosjekt Intern digitalisering og KI på lik linje med øvrige prosjektdeltakere. Konsulentteamet skal samlet bidra til:

• støtte til og tett samarbeid med prosjektdeltakere (deriblant prosjektleder, tjenesteansvarlige M365, systemansvarlig M365 og jurist personvern), ledere og relevante fagmiljøer i Helsedirektoratet og Norsk Helsenett SF.

• planlegging og gjennomføring av prosjektets aktiviteter i tråd med Helsedirektoratets forutsetninger, behov og prioriteringer og prosjektets styringsdokument.

• at avhengigheter mellom ansvarsområdene i prosjektet håndteres effektivt.

• innføring, skalering og adopsjon av M365 Copilot i Helsedirektoratet.

• utvikling og gjennomføring av opplærings- og kommunikasjonstiltak.

• utvikling av veiledninger, presentasjoner og annet støttemateriell.

• ivaretakelse av krav knyttet til personvern og informasjonssikkerhet.

• løpende kompetanseoverføring til interne ressurser slik at prosjektet etter hvert kan gjennomføres med interne ressurser.

Absolutte krav

• Konsulentene skal ha arbeidsted Storo (kundens lokaler)

• Alle tilbudte konsulenter skal kunne kommunisere klart og effektivt på norsk i møter og ved skriftlig dokumentasjon

• Tilbudt konsulent til rollen som konsulent innføring M365 Copilot må ha dokumentert erfaring med innføring av M365 Copilot i andre sammenlignbare organisasjoner.

• Tilbudt konsulent til rollen som konsulent innføring M365 Copilot må ha dokumentert minimum 5 års erfaring med å lede innføring av digitale løsninger i større virksomheter.

• Tilbudt konsulent til rollen som konsulent informasjonsforvaltning må ha dokumentert minimum 5 års erfaring innen informasjonsforvaltning eller informasjonsstyring.

• Tilbudt konsulent til rollen konsulent informasjonsforvaltning må ha dokumentert erfaring med å vurdere tiltak og lede arbeid for å styrke informasjonsforvaltningen i sammenlignbare virksomheter.

• Tilbudt konsulent til rollen konsulent informasjonsforvaltning må ha dokumentert erfaring med innføring av teknisk løsning for informasjonsklassifisering i M365.

• Tilbudt konsulent til rollen assisterende prosjektleder må ha dokumentert minimum 5 års erfaring som prosjektleder i IT-prosjekter i offentlig sektor.

• Tilbudt konsulent for assisterende prosjektleder må ha dokumentert erfaring fra smidige prosjekter og sertifisert innen SAFe, PRINCE2 Agile eller tilsvarende.

• Tilbudt konsulent til rollen personvernjurist må ha dokumentert master i rettsvitenskap eller juridisk embetseksamen.

• Tilbudt konsulent til rollen personvernjurist må ha dokumentert erfaring med DPIA-er og personvernvurderinger knyttet til digitalisering, teknologi eller informasjonshåndtering.

• Tilbudt konsulent til rollen personvernjurist må ha dokumentert minimum 5 års erfaring med personvernarbeid.

  Omfang og varighet: Så raskt som mulig i august 2026-31.12.26,

Bistanden omfatter fire konsulenter i følgende omfang:

• 1 konsulent – 100 % stilling

• 1 konsulent – 100 % stilling

• 1 konsulent – 100 % stilling

• 1 personvernjurist – 50 % stilling, kan bistanden fra 50 % til 100 % stilling etter avtale.

Arbeidssted: Helsedirektoratets lokaler i Oslo, Storo. Hjemmekontor enkelte dager etter avtale med kunden.

Det presiseres at konsulenten(e)s arbeidsgiver er å anses som utleier i henhold til Arbeidsmiljøloven.

Intern søknadsfrist: 23.6