Office & Operations Manager

Poszukujemy organizacyjnego filaru naszej firmy – samodzielnego i proaktywnego Office & Operations Managera/ki, który stanie się centralnym punktem wsparcia dla naszego zespołu z jasno zdefiniowaną ścieżką kariery – aż do objęcia roli Chief Operations Officera (COO).

Twoja podróż rozpocznie się od przejęcia odpowiedzialności za sprawne funkcjonowanie biura, procesów administracyjnych i HR. Pracując bezpośrednio ze współwłaścicielami, poznasz firmę od podszewki, by z czasem przejść do współtworzenia i optymalizacji procesów, a w finale – do przejęcia pełnej odpowiedzialności za kluczowe działy operacyjne.

Jeśli doskonale odnajdujesz się w dynamicznym środowisku, lubisz optymalizować działania, masz już pierwsze doświadczenie operacyjne i chcesz mieć realny wpływ na rozwój organizacji, ta rola jest stworzona dla Ciebie.

Czym będziesz się zajmować:

Finanse i księgowość:

• Pełna obsługa zautomatyzowanego procesu fakturowania: wystawianie faktur sprzedaży i korekt, generowanie raportów i rozliczeń dla klientów.

• Wprowadzanie przelewów do systemu bankowego.

• Koordynacja obiegu dokumentów księgowych i współpraca z zewnętrznym biurem rachunkowym.

• Weryfikacja wyciągów bankowych i wewnętrznych raportów.

• Współpraca przy tworzeniu budżetów i zarządzaniu subskrypcjami.

• Obsługa procesu windykacji i refakturowania usług.

HR i wsparcie zespołu:

• Koordynacja procesów rekrutacyjnych: publikacja ogłoszeń, komunikacja z kandydatami, umawianie spotkań.

• Przygotowywanie umów i aneksów na podstawie firmowych szablonów, współpraca z zewnętrzną kancelarią prawną.

• Obsługa rozliczeń, zwrotów i dofinansowań dla pracowników.

• Aktywne wsparcie w procesie wdrażania (onboardingu) nowych członków zespołu.

• Koordynacja i administracyjne wsparcie cyklicznego procesu ewaluacji pracowników.

Zarządzanie biurem i administracja:

• Prowadzenie korespondencji i dbanie o prawidłowy obieg dokumentów.

• Zarządzanie cyklem życia umów (przygotowywanie na podstawie szablonów, koordynacja konsultacji prawnych, archiwizacja).

• Organizacja zaopatrzenia biura i koordynacja drobnych napraw.

• Przygotowywanie pism firmowych.

• Wsparcie w organizacji wyjazdów i spotkań firmowych.

Wsparcie IT i procesów wewnętrznych:

• Wsparcie działu Delivery poprzez monitorowanie i optymalizację wewnętrznych systemów backoffice oraz alarmowanie w przypadku wykrycia nieprawidłowości lub przekroczeń.

• Wsparcie w procesie uruchamiania nowych projektów (kick-off), w tym zakładanie projektów w narzędziach wewnętrznych (Jira, Asana, Google Drive).

• Zarządzanie dostępami w narzędziach firmowych (np. Jira).

• Monitorowanie błędów w zautomatyzowanych procesach (np. Zapier) i ich delegowanie.

Szukamy osoby, która (nasze wymagania):

• Posiada minimum 2 lata doświadczenia na samodzielnym stanowisku administracyjnym lub w zarządzaniu biurem, najlepiej w dynamicznym środowisku (IT, agencja kreatywna).

• Posiada naturalną skłonność do myślenia procesowego – potrafi analizować zadania, identyfikować "wąskie gardła" i szukać sposobów na usprawnienie swojej pracy.

• Jest doskonale zorganizowana, dokładna, sumienna i terminowa – czerpie satysfakcję z porządku.

• Wyróżnia się proaktywnym podejściem i umiejętnością samodzielnego rozwiązywania problemów.

• Biegle uczy się nowych narzędzi i zna pakiet Google Workspace.

• Jest entuzjastą/ką nowych technologii i z ciekawością podchodzi do wykorzystania narzędzi AI (takich jak Google Gemini) w celu automatyzacji codziennych zadań.

• Jest komunikatywna i z łatwością nawiązuje profesjonalne relacje.

• Jest gotowa do wizyt dwa razy w miesiącu w biurze w centrum Katowic.

Co oferujemy? Dlaczego warto do nas dołączyć?

• Wynagrodzenie: [6500-12000netto na B2B lub 5500-10000na UoP] w zależności od doświadczenia i kompetencji.

• Formę współpracy dopasowaną do Twoich potrzeb (B2B, UoP).

• Pracę w 80% zdalną z wizytami w biurze w centrum Katowic 2 razy w miesiącu.

• Elastyczny grafik.

• Sprzęt i narzędzia niezbędne do wykonywania obowiązków.

• Trajektorię rozwoju - szukamy osoby, która docelowo ma pełnić rolę COO.

• Samodzielność i realny wpływ na kształtowanie oraz optymalizację procesów administracyjnych i operacyjnych w firmie – Twoje pomysły i inicjatywy są u nas zawsze mile widziane.

• Możliwość zdobycia doświadczenia i bliską współpracę z Zarządem i całym zespołem.

• Uczestnictwo w spotkaniach i wyjazdach integracyjnych.

• Plan rozwoju, podwyżka ustalane i aktualizowane corocznie.

Jak aplikować?

Zgłoszenia prosimy przesyłać przez nasz formularz aplikacyjny: https://form.asana.com/?k=4oRfJulHjzvEh0NeueGs0Q&d=5151278680182