Znajomość trudnych funkcji Excela nic nie da. O Financial Modelingu

Gabriela Strój, Manager w PwC, na co dzień zajmuje się Financial Modelingiem. W czerwcu wzięła udział w bitwie Financial Modeling World Cup, w którym organizatorzy zaprosili osiem osób z czołówki, by poza kwalifikacją, zmierzyli się z ciekawym zadaniem konkursowym. Z Gabrielą rozmawialiśmy m.in. o przygotowaniach do bitwy.

Opowiedz o kontekście konkursu. Dlaczego wzięłaś w nim udział? Przeszłaś jakieś rozgrywki kwalifikujące?

Etapy FMWC odbywają się co miesiąc. Każdy z uczestników dostaje wtedy link do zadań, testu i dwie godziny na ich rozwiązanie. Na podstawie uzyskanych wyników powstaje aktualny ranking modelarzy. Czerwcowa bitwa była wydarzeniem obok głównego rankingu – zaproszonych zostało 8 osób z czołówki, ale nie był to finał per se. Rozgrywka trwa bowiem cały rok i aż do grudnia, co miesiąc będę konkurować rozwiązując kolejne etapy. Dopiero wtedy poznamy prawdziwych zwycięzców.

Jak wyglądały przygotowania, czyli czy otrzymałaś jakiś opis konkursu, by dowiedzieć się na co zostanie położony nacisk?

Na dzień przed konkursem dostaliśmy krótką informację, że będziemy modelować firmę produkcyjną i że będzie to kalkulacja tylko przychody i koszty. Na podstawie takiej krótkiej informacji można było wywnioskować, że warto przypomnieć sobie jak modelować zapasy znajdujące się w magazynie takiej firmy, i że nie trzeba przypominać sobie skomplikowanych kalkulacji z zakresu np. modelowania kredytów. Ale poza tym można było spodziewać się wszystkiego. I z resztą ta prognoza się spełniła.

W jaki sposób przygotowywałaś się do czerwcowej bitwy?

Jako że takie produkcyjne firmy są bardzo intuicyjne i je lubię, to nie czułam potrzeby przygotowywania się. Wolałam się wyciszyć i wygłodzić od excela.

Tylko jeden z zawodników dotarł do piątej części zadania – to znaczy, że poprzednie były zbyt trudne, czy było za mało czasu na ich rozwiązanie?

Gdyby mieć 3-4 razy więcej czasu na pewno każdy z uczestników bitwy by rozwiązał to zadanie na 100%. Chodziło tylko i wyłącznie o sprawne modelowanie, a nawet bardziej o szybkie i trafne oszacowanie, które z podejść do kalkulacji wybrać dla każdej z części. Bo można było w różny sposób próbować policzyć każdą sekcję. Na przykład jedna sekcja miała liczyć liczbę dostaw do każdego z analizowanych krajów w każdym z miesięcy. I dla każdego kraju były zupełnie inne zasady: dla jednego dostawy były np. realizowane w pierwszy i trzeci czwartek miesiąca, dla innego dziesiątego dnia miesiąca, a dla jeszcze innego co 20 dni. I na to wszystko jeszcze nałożyć trzeba było weekendy i święta.

I teraz – robić jedną sekcję wspólną dla wszystkich krajów? Czy osobno dla każdego, ale o spójnym podejściu? Czy może dla każdego kraju zrobić zupełnie oddzielne podejście. Liczyć to per miesiąc, czy rozpisać długą tabelę na wszystkie analizowane 2 tys. dni? Jak połączyć to potem z resztą kalkulacji? I na to wszystko masz maksymalnie 10 min. Więc nie ma czasu na próbowanie różnych podejść.

Co mogłoby wesprzeć promowanie Excela jako narzędzia wspierającego pracę pracowników wielu branż?

A to trzeba go promować? Między innymi właśnie dlatego modele finansowe tworzy się w Excelu, bo jest tak popularny i umiejętność jego podstawowej obsługi jest tak rozpowszechniona, że nie ma żadnej bariery, żeby każdy zrozumiał zrobioną w nim kalkulację. Excel działa trochę jak kartka papieru, na której możesz zrobić wyliczenia w takiej kolejności jak Ci pasuje. A do tego widać wszystkie kolejne działania, które wykonujesz. Jest absolutnym przeciwieństwem czarnej skrzynki. Zazwyczaj spotykam się z odwrotnym trendem – wszystkie firmy próbują odciągnąć swoich pracowników od Excela w kierunku ustrukturyzowanych, profesjonalnych rozwiązań informatycznych.

Ale jeżeli ktoś widzi potrzebę promowania, to pewnie przydałoby się odwrócić złą famę Excela, odczarować niektóre mity, które wokół niego krążą. Np., że poszedł mocno do przodu i umie bardzo sprawnie łączyć się z zewnętrznymi źródłami danych i je obrabiać niczym rozwiązania bazodanowe (w mniejszej skali). Więc jeżeli dobrze przemyśli się strukturę arkuszy i proces to nie spotkają nas już historie o kopiowaniu i wklejaniu, i pomyłkach z nieaktualnymi wersjami, czy źle wklejonymi danymi.

Myślisz, że tego typu zawody to świetny sposób na promowanie korzystania z zaawansowanych funkcji Excela?

To świetny sposób na promowanie modelowania finansowego i tworzenia szerszej społeczności w tym obszarze. Takiej, która wymienia się wiedzą techniczną i merytoryczną. To też świetna okazja, żeby promować tak zwane dobre praktyki w Excelu, co powoduje, że nawet skomplikowane wyliczenia są łatwe do zrozumienia i obsługi oraz pozwala minimalizować liczbę błędów. Ale akurat FMWC nie jest to konkurs, w którym wystarczy sama znajomość Excela, bo ponad połowę punktów dostaje się za zadania z zakresu finansów przedsiębiorstwa i rynków finansowych.

Jak zainteresowałaś się Excelem i zgłębiałaś jego tajniki?

Na moim pierwszym komputerze makra VBA w Excelu dawały mi jedyną możliwość puszczania napisanego przeze mnie kodu (poza Turbo Pascalem <3). Więc można powiedzieć, że poznawałam Excela od końca – mówię tak, bo zazwyczaj VBA jest na kursach Excel zaawansowany. Na początku używałam go jako podręczne, szybko dostępne środowisko do programowania, a klasyczne arkusze były tylko moją konsolą/front-endem, miejscem, z którego można było makro uruchomić i obsługiwać, w którym wprowadzałam dane i do którego zrzucane były wyniki. Wiem, są na to lepsze sposoby. Ale to były moje wczesne lata, a dokładniej były to lata dwutysięczne.

Tajniki klasycznego excela zgłębiałam dopiero w praktyce – na projektach, które robiłam w pierwszych pracach dorywczych a potem w PwC.

O czym Twoim zdaniem za mało mówi się w kontekście poznawania Excela? Sporo osób wykorzystuje tylko podstawowe jego funkcje.

O tym, że sama znajomość trudnych funkcji nic nie da. Bo nie ma magicznej funkcji Policz.mi.poprawnie.zysk(), czy Sprawdź.czy.nie.zrobiłem.błędu(). Wszystko polega na umiejętności rozbijania trudnych analiz na proste elementy, a potem dbania o jej bezbłędność. I na wiedzy w jakiejś dziedzinie, bo trzeba mieć jeszcze co liczyć (śmiech).

Na co dzień używam pewnie około 15 różnych funkcji, a w ciągu miesiąca jakichś 40. Więc uważam, że nie można się zasłaniać brakiem znajomość funkcji (poza może VBA).

Drugą sprawą jest struktura. Bo tak jak na poprzednie pytanie odpowiedziałam, że każdy przecież excela zna, bo jest prosty i intuicyjny, to z tego samego powodu jego to przekleństwo Excela.

Przez to, że nie trzeba się go uczyć na żadnym kursie to nikt nie uczy użytkowników właśnie tak zwanych najlepszych praktyk. Żeby zacząć programować trzeba zazwyczaj przejść jakiś prosty kurs, który przy okazji uczy czystości kodu, zarządzania zmiennymi, pisania optymalnych funkcji i ścieżek kalkulacji. A w excelu nie ma tej całej otoczki, a przydałaby się. Może niekoniecznie na początku przygody, żeby nie odstraszać, ale już po jakimś obeznaniu się z programem.Jesteś Managerką w PwC i zajmujesz się Financial Modelingiem – to stanowisko, które bez Excela nie istnieje?

Tak, to nasze podstawowe narzędzie pracy i spędzamy w nim 90% naszego czasu. Więc Excel i znajomość finansów to mus. Standardem rynkowym jest, że modele finansowe powstają w Excelu, więc nasz produkt końcowy to rozbudowany dokument, który opowiada historię całej firmy/przedsięwzięcia/inwestycji, stworzony właśnie w tym programie. Czasami robimy w innych narzędziach bardziej skomplikowane analizy, czy dashboardy obrazujące jakąś sytuację, ale takie klasyczne modele finansowe jeszcze długo będą siedziały w Excelu. Przez właśnie tę przejrzystość, o której wcześniej wspominałam.

Oferty pracy z

W jaki sposób najlepiej uczyć się Excela? Czy zadania typu “na podstawie danych dokonaj prognozy finansowej dla firmy X” są właściwe dla początkujących?

To akurat nie ćwiczenie na samego Excela, bo żeby dokonać prognozy finansowej to trzeba rozumieć jak działa dana branża oraz dobrze rozumieć sprawozdania finansowe.

Każdy ma trochę inny styl uczenia się, więc nie jestem w stanie podać jednego magicznego przepisu. Mogę powiedzieć, co działa dla mnie. Na sam początek warto przejść kilka kursów, żeby poznać podstawowe funkcje i funkcjonalności. Nie po to, żeby się ich wykuć na pamięć, ale po to, żeby znać limity narzędzia i na przy dalszych przygodach wiedzieć, co mniej więcej wpisać w wyszukiwarkę. Później trzeba odpowiedzieć na jedno ważne pytanie: jaki projekt chciałbym zrobić w Excelu i zacząć go robić. Może to być coś przydatnego w pracy, czy na potrzeby prywatne albo hobbystyczne. Może to być narzędzie do monitorowania swojej diety, czy wydatków, albo i symulator komu jak pójdzie na Euro/Tdf/Wimbledonie aktualizujące się automatycznie o wyniki meczy/etapów. Internet już pomoże jak to zbudować.

Jak uczyć się narzędzi „na sterydach”, czyli szybciej i lepiej, niż robią to rówieśnicy?

Pracując z najlepszymi. Albo chociaż oglądając ich produkty. Można czytać blogi różnych guru w danym narzędziu, oglądać zwycięskie rozwiązania różnych challengy i konkursów, tam gdzie da się to podejrzeć. Dla Excela byłyby to blogi osób z czołówki FMWC i pliki z przykładowymi rozwiązaniami dostępnymi na ich stronie, czy na stronie innych konkursów. Dla tematu wizualizacji danych istnieją różne fajne inicjatywy, cotygodniowe challenge do znalezienia na twitterze. Nie jest aż tak łatwo jak w programowaniu, gdzie jest github, kaggle i tysiące innych repozytoriów.

Gdy potem przychodzi czas na praktykę, nie nauczymy się wiele nawet przez 10 lat jeżeli będziemy ciągle wykonywać te same czynności. I do tego pewnie cały czas źle. Chodzi o to, żeby próbować rozwiązać w praktyce za każdym razem nowe wyzwania, każde różne. I najlepiej jeszcze mieć kogoś, kto będzie w stanie to ocenić i coś podpowiedzieć. I tu trochę wracamy do punktu pierwszego – że najlepiej uczy się współpracując z najlepszymi.

Też poznając różne narzędzia jednocześnie można przenosić nowatorski lub nieoczywisty sposób myślenia z jednego środowiska do drugiego. Ale to nie spełnia warunku, że miała to być nauka “szybka”, to spełnia tylko warunek “lepszej” nauki.

Wspomniałaś, że Twoją ulubioną funkcją jest MIN/MAX, a od niedawna TEXTJOIN. Co jest w nich aż tak ciekawego?

MIN/MAX potrafią bardzo zaoszczędzić na długości formuły, oszczędzić kilku zakotwiczonych w sobie IFów i uczynić ją o wiele bardziej czytelną. To taka klasyka modelowania.

TEXTJOIN to coś, czego mi w excelu brakowało od dawna, a jest dostępne w R (paste()), czy Pythonie. Bez tej funkcji operacje na więcej niż jednej zmiennej tekstowej wymagały rozpisywania się na dziesiątki komórek, osobnej dla każdego elementu, który chcemy badać i zostawania zapasowego miejsca na ewentualne nowe dane. A dzięki TEXTJOIN wiele rzeczy w końcu można zrobić w jednej komórce. Ale żeby objaśnić o co mi w obu przypadkach chodzi to musiałabym pokazać to na jakimś przykładzie, na jakimś blogu, czy vlogu!

Czas na pytanie od społeczności. Czy pomimo swojego doświadczenia zdarza Ci się mieć problem z datami?

Tak. Na pewno na innym sprzęcie z innymi ustawieniami. I na pewno w innych językach. Bo w każdym inaczej się na nich operuje, są inne formaty, czasami trzeba je traktować na liczby i samemu dbać o lata przestępne, czasem nie. W samym excelu też się zdarza. Chociażby przez autokorektę niektórych wyrażeń na daty (np. wpisanie “sie1” zamienia tekst na wartość), czy przez brak oficjalnej funkcji datedif().