Rynek przekonał się, że warto inwestować w automatyzację procesów. Wywiad z Sebastianem Kalinowskim

– Organizacje bardzo szybko zauważyły, że nie potrzebują wyspecjalizowanych, a przy tym kosztownych zespołów developerskich, do tworzenia aplikacji optymalizujących procesy. Obecnie zdecydowana większość banków korzysta z platform low code – powiedział nam Sebastian Kalinowski, Menedżer Zespołu Automatyzacji Procesów w BGK.

Odpowiedzmy na tytułowe pytanie. Czym zajmuje się Ekspert ds. Automatyzacji Procesów?

Ekspert ds. Automatyzacji Procesów w BGK to osoba tworząca na platformie typu low code aplikacje wspierające, optymalizujące i automatyzujące czynności wykonywane w danym procesie przez pracowników czy też klientów banku.

Jakie to czynności? Możesz opowiedzieć o skali wykorzystywania tych aplikacji wspierających?

W BGK korzystamy z platformy Ferryt. Aplikacje stworzone na Ferrycie wspierają zdecydowaną większość procesów biznesowych i operacyjnych dziejących się w Banku. Mówimy tutaj o procesach prostych, służących do rejestracji danych w bazie czy też do wysyłania maili, po złożone i obarczone wysokim ryzykiem procesy dystrybucji środków unijnych. Nasze aplikacje pomagają pracownikom Banku weryfikować składane wnioski, wyliczać kwoty dotacji, generować przelewy, tworzyć i wysyłać pisma, digitalizować (z użyciem OCR-a) pisma składane przez klientów i kontrahentów Banku. Moim zdaniem nie ma w Banku obszaru, w którym nie znajdzie się praca dla mnie i mojego zespołu.

Jak zostałeś Ekspertem ds. Automatyzacji Procesów?

Z wyboru. Kilkanaście lat temu mój poprzedni pracodawca powierzył mi nadzór nad procesem obsługi zajęć egzekucyjnych. Pracę rozpocząłem od przeanalizowania stanu faktycznego procesu, co przyniosło taki wniosek, że mamy prawdziwą manufakturę. Nie było ani aplikacji wspierającej, ani aktualnych procedur, ani mechanizmów optymalizacyjnych. Za to była cała masa zbędnych czynności. Zaproponowałem wówczas przełożonym, że zbuduję proces od nowa z wykorzystaniem platformy low code i tak się zaczęła moja przygoda z automatyzacją.

Co jak dotąd było największym bodźcem w twojej karierze? Czasem mówi się, że jeden duży projekt zmienia wszystko, a czasem szereg małych projektów pozwala podnieść swoje umiejętności.

Takim bodźcem był projekt RZE, czyli projekt wdrożenia aplikacji wspierającej proces obsługi zajęć rachunków bankowych. Początkowo plan projektu zakładał, że kupimy gotową apkę, która uprości część czynności „egzekucyjnych” wykonywanych przez pracowników. Rynek niestety takiej aplikacji nie oferował, więc konieczne było stworzenie systemu od podstaw. Wówczas pojawił się kolejny problem – koszty i brak zasobów. Tym samym opcja napisania specjalnego systemu odpadła.

Rozważyliśmy zatem opcję numer trzy – wykorzystanie platformy low code. I to był strzał w dziesiątkę: relatywnie niskie koszty i minimalne zapotrzebowanie na zasoby po stronie IT. Zapadła decyzja „Tak” i tym sposobem po dwóch latach wdrożyliśmy RZE. System ten nie tylko wspierał obsługę zajęć, a wręcz automatyzował zdecydowaną większość czynności. Dzięki temu projektowi nauczyłem się, jak być skutecznym Project Managerem, jak tworzyć nowe systemy, czy też jak optymalizować, digitalizować i automatyzować procesy.

Jakimi zasadami kierujesz się w pracy? Co jest celem tego, czym się zajmujesz i w jaki sposób mierzysz to, czy cel ten udało się osiągnąć?

Prostota, automatyzacja, zadowolenie zleceniodawcy. Kolejność przypadkowa. Celem mojej pracy jest dostarczenie rozwiązań maksymalnie optymalizujących dany proces, a przy tym rozwiązań spełniających oczekiwania zleceniodawców. Weryfikuję efekty pracy już po wdrożeniu produkcyjnym, analizując nowy proces i porównując dane przed i po automatyzacji. Dostaję również feedback od zamawiającego: czy jest, czy też nie jest zadowolony ze wdrożonego rozwiązania.

Od czego zaczynasz przygotowania do automatyzacji wybranego procesu?

Od weryfikacji procesu „as is” oraz od zebrania oczekiwań od zamawiającego odnośnie tego, jak ma działać proces po optymalizacji. Krok numer dwa to rozrysowanie procesu „ to be”, a krok numer trzy to budowa zaprojektowanego narzędzia.

“Rozrysowanie procesu” – często opisujemy to, w jaki sposób dane firmy podchodzą do rozwiązywania problemów czy podejmowania się tego typu wyzwań. Z jakich narzędzi korzystasz do planowania procesów?

Głównie z własnej głowy. Wizualizację procesu zaczynam od wyobrażenia sobie, jak on ma działać, gdzie mogą być wąskie gardła, jakie czynności wymagają doprecyzowania, jakie problemy mogą się pojawić. Wspieram się przy tym Visio oraz notatnikiem i kalkulatorem. Czasem w ruch idzie stoper, gdy trzeba zmierzyć efekty pracy.

Jak często sprawdzasz, czy Twoja propozycja zautomatyzowania danego procesu nie potrzebuje aktualizacji, usprawnienia?

Staramy się, by przynajmniej raz w roku zrobić przegląd procesów będących w moim portfelu. W praktyce taka weryfikacja jest wykonywana przy każdej zmianie wykonywanej dla danego procesu.

To ciekawa informacja, czyli gdy zoptymalizujesz dany proces, a klient zaakceptuje rozwiązanie, stajesz się opiekunem rozwiązania. To znaczy, że inni członkowie zespołu nie mogą dołożyć “swoich cegiełek” i proponować zmian?

To nie tak. “W moim portfelu” oznacza, że dany proces jest wspierany i rozwijany przez mój zespół, nie tylko przeze mnie. Decyzja o tym, kto de facto będzie wdrażał daną zmianę, zależy od dostępności ludzi, znajomości tematu czy też po prostu chęci zrobienia akurat tego projektu.

Jak wygląda ścieżka kariery na tym stanowisku? Od jakich zadań zaczyna pracę junior, a czym zajmuje się senior/ekspert?

Junior zaczyna od przyswojenia naszego know–how oraz od poznania platformy, na której budujemy nasze programy. Każda nowa osoba w zespole jest wspierana przez mentora. Po merytoryce przychodzi czas na praktykę. Junior w pierwszej kolejności realizuje zgłoszenia błędów oraz drobnych zmian. Następnie przychodzi czas na małe projekty, by finalnie realizować te duże i skomplikowane.

Co z wyższymi stanowiskami? Co zazwyczaj leży w obowiązkach midów, a co seniorów?

Obowiązki są podobne – przede wszystkim tworzenie i modyfikacja aplikacji. Różnica to poziom trudności. Senior jest pierwszym wyborem, gdy do realizacji mamy projekt dotyczący skomplikowanego procesu, z krótkim terminem realizacji i o dużym znaczeniu dla Banku. Dodatkowo seniorzy są mentorami dla juniorów i midów, tworzą i prowadzą szkolenia czy też wykonują czynności dodatkowe, jak konsultacje z firmami zewnętrznymi, analizy projektów strategicznych itd.

Oferty pracy z

Jakie umiejętności są potrzebne, żeby zacząć pracę Automatyka Procesów?

Podstawa to umiejętność analizowania i wyciągania wniosków. Bardzo przydatne są również znajomość SQL, podstawy algorytmiki oraz umiejętność tworzenia schematów w notacji BPMN.

Z jakimi wyzwaniami wiąże się praca Automatyka Procesów?

Przede wszystkim trzeba się zmierzyć z oczekiwaniami. Z jednej strony mamy oczekiwania zamawiających, by projekt był dowieziony jak najszybciej, a przy tym, by zawierał jak najwięcej optymalizacji, ale i często zbędnych wodotrysków. Z drugiej strony mamy oczekiwania przełożonych, by minimalizować nakład pracy na poszczególne projekty, by tych projektów realizować więcej. Czasami trzeba się mocno nagimnastykować, by wilk był syty i owca cała.

Wiele osób podczas podejmowania decyzji o nauce danego zagadnienia kieruje się trwałością specjalizacji. Co sprawia, że zawód ten będzie potrzebny za 10, 30 czy 50 lat?

Automatyzacja procesów za pomocą platform low code ma w Polsce około 15 lat. Jest to więc nowa, ale prężnie rozwijająca się branża. Organizacje bardzo szybko zauważyły, że nie potrzebują wyspecjalizowanych, a przy tym kosztownych zespołów developerskich, do tworzenia aplikacji optymalizujących procesy. Obecnie zdecydowana większość banków korzysta z platform low code i przenosi na nie coraz więcej procesów, a ich liczba stale rośnie. Widzę, jaka jest obecnie konkurencja na rynku w pozyskiwaniu specjalistów, tylko tych jest ciągle za mało. Myślę, że zapotrzebowanie na automatyków będzie stale rosnąć do czasu, gdy wygryzie nas AI, chociaż może wówczas przerzucimy się na optymalizację procesów AI.

Co może wesprzeć popularyzację automatyzacji procesów?

Moim zdaniem automatyzacja procesów już jest bardzo popularna, szczególnie wśród korporacji, i nie potrzebuje pompowania tej popularności. Liczby bardzo szybko przemówiły i rynek przekonał się, analizując koszty/przychody przed automatyzacją i po niej, że warto w nią zainwestować.

Jakie są trendy w tej branży?

Po pierwsze RPA. Roboty świetnie się sprawdzają przy obsłudze procesów prostych i powtarzalnych. Firmy nie muszą przy tym inwestować w zakup specjalnych platform, mogą wynająć wyspecjalizowane roboty. Pojawia się tu nowy zawód: pasterz robotów. To taki ekspert ds. automatyzacji, ale w świecie RPA.

Po drugie jest to dalszy rozwój platform low code. Stają się one coraz prostsze w obsłudze i co ważne są rozwijane o kolejne funkcjonalności, dzięki czemu są w stanie sprostać coraz to bardziej wyśrubowanym oczekiwaniom zamawiających optymalizacje.

Zdjęcie główne artykułu pochodzi z unsplash.com.