Praca zdalna nie jest dla wszystkich. Poznaj historię firmy, która od lat pracuje w zdalnym zespole

Praca zdalna firmie Ziflow otworzyła dostęp do wachlarza specjalistów z różnych zakątków świata. Dzięki temu na oferty pracy przychodzi więcej aplikacji, a Krzysztof Szymko, odpowiedzialny za rekrutację, ma dostęp do wielu ciekawych rozmówców. Co ciekawe, umiejętność pracy w zespole i szybkiego wdrożenia często stawia ponad doświadczenie i umiejętności techniczne.

Czy praca zdalna jest dla wszystkich? Zdaniem naszego rozmówcy nie, co bardzo prosto sprawdzić. Kandydat do pracy w Ziflow, oprócz wymagań technicznych, musi spełnić szereg wymogów związanych z samoorganizacją, samodyscypliną i otwartością. To tylko kilka warunków koniecznych dla osoby, która chce urządzić sobie biuro w domu, czy innym dowolnym miejscu.

Z rozmowy z Krzysztofem Szymko dowiecie się, jak od środka wygląda rekrutacja do zagranicznej firmy z wirtualnym biurem. Poznacie ten proces od strony rekrutera, którego zadaniem jest wyłonienie najlepszej osoby spośród wielu kandydatów. Dowiecie się także tego, że umiejętności miękkie w pracy programisty są bardzo ważne, szczególnie w zdalnych zespołach, których na rynku coraz więcej. Zapraszamy do przeczytania rozmowy z Krzysztofem.

Czym zajmuje się Ziflow?

Ziflow tworzy software w modelu SaaS, który służy zespołom marketingowym do współpracy nad jednym projektem. Pozwalamy pozbyć się wymiany maili, w trakcie pracy nad projektami graficznymi. Dzięki naszej aplikacji użytkownicy mogą komentować, śledzić historię zmian, zatwierdzać i dzielić się projektami graficznymi w “jednym miejscu”.

Jak trafiłeś do tej firmy?

Ziflow stworzył Mat Atkinson i Anthony Welgemoad, z którymi pracowałem wcześniej w ProofHQ. Proof został sprzedany z sukcesem, a jego założyciele postanowili zbudować coś od nowa. Na pierwszym etapie zdecydowali, że fajnie byłoby od początku mocny nacisk położyć na rekrutację i stąd moja osoba.

Co jest najtrudniejsze w pracy zdalnej?

Myślę, że najtrudniejsze w pracy zdalnej takiego zespołu jak nasz jest narzucenie sobie odpowiedniej dyscypliny. W Ziflow w żaden sposób nie mierzymy czasu pracy naszego zespołu, zakładamy, że wszyscy podchodzimy do zadań odpowiedzialnie i będą one wykonane w terminie. Ważne jest również to, żeby wyznaczyć konkretne miejsce, gdzie się pracuje i się tego trzymać. W ten sposób dajemy sobie szansę na rozdzielenie pracy i czasu wolnego.

Oferty pracy z

Przeprowadzenie procesu rekrutacji osoby pracującej zdalnie jest trudniejsze?

Myślę, że wręcz przeciwnie – mamy w tym przypadku dostęp do większej liczby kandydatów, bo nie ogranicza nas lokalizacja biura i ewentualne kwestie relokacji. Poza tym, łatwiej jest umówić się nam na spotkanie online – zabiera to też mniej czasu dla strony, która w innym przypadku musiałaby do nas dojechać.

Natomiast, co mnie zaskoczyło, jest sporo osób, które nie wyobrażają sobie pracy zdalnej i pomimo, że oferta wydaje się interesująca, to ten element ją przekreśla.

Skoro wielu kandydatów odrzuca pracę zdalną, nie myśleliście o tym, żeby otworzyć jedno biuro i zatrudniać tylko pracowników z jednego miasta, okolicy?

No może nie jest ich aż tak wielu. Sporo osób docenia możliwość pracy zdalnej i lokalizacyjną wolność, która jest z tym związana. Tak jak wspomniałem, nie chcemy się ograniczać tylko do jednego obszaru, czasem o pewne kompetencje jest łatwiej w Gdańsku, a czasem powiedzmy w Krakowie.

Z kandydatami spotykasz się poza internetem? Czy cały proces odbywa się całkowicie zdalnie?

Staramy się rekrutować dokładnie w ten sam sposób w jaki pracujemy, czyli zdalnie. Takie 45-cio minutowe, godzinne spotkanie przez Skype, czy Zoom, nie różni się aż tak bardzo od “zwyczajnej” rozmowy. Ważne jest natomiast to, żebyśmy się mogli zobaczyć.

Jakie są etapy rekrutacji w Ziflow?

Na początku chwilę rozmawiamy telefonicznie, uważam że podczas takiej rozmowy bardzo istotne jest opowiedzenie jak najwięcej o nas i o tym, co robimy na samym początku, tak by kandydat miał możliwie jak najszerszy obraz oferty. Następnie umawiamy spotkanie z CTO – to okazja dla dwóch stron do zadania pytań i dowiedzenia się jak najwięcej o sobie nawzajem. Jeśli na tym etapie wszystko pójdzie OK, umawiamy rozmowę techniczną z leaderem działu – w ten sposób – znowu obustronnie, mamy okazję porozmawiania o techu, w którym pracował kandydat i tym, który stoi za naszą aplikacją.

To też o tyle ważne spotkanie, że ma się okazję poznać przyszłych najbliższych współpracowników i choć w minimalnym stopniu sprawdzić, czy będzie tam chemia.

Ile średnio trwa taki proces?

4-6 tygodni, w 90 proc. przypadków – 4.

W jaki sposób szukacie pracowników?

Mieszanka grup na Facebooku, ogłoszeń i bezpośredniego docierania do kandydatów – ten ostatni sposób przeważa i większość osób, które obecnie są w naszym zespole, pozyskaliśmy właśnie z tego źródła.

Jak dobrze wypaść na takiej rozmowie o pracę?

Na pewno nie jest potrzebny do tego strój formalny – w swojej karierze online spotkałem tylko jedną osobę, która miała na sobie garnitur (a przynajmniej jego górną część). Nie sądzę, że są tu natomiast jakieś konkretne wskazówki, podczas naszych rozmów staramy się dać szansę obu stronom jak najlepszego poznania się. Pytania zadajemy zarówno my, jak i kandydat.

Na co taki pracodawca jak Ziflow zwraca szczególną uwagę przy rekrutacji?

Dopasowanie do zespołu – to niezwykle istotne. Zdarzało nam się spotykać osoby naprawdę świetne techniczne, ale jeśli widzieliśmy, że będzie nam się z taką osobą trudno pracowało, zrezygnowaliśmy ze współpracy. Nie ma sensu męczyć się wzajemnie, a szczególnie zespołu. Były takie sytuacje, że zatrudniliśmy kogoś “słabszego”, natomiast wiedzieliśmy, że zdecydowanie łatwiej będzie nam się dogadać. Zawsze fajnie jest, jeśli taka osoba pracowała w podobnym środowisku, np. scrumowych zespołach, z częścią rozproszoną, ale nigdy nie był to dla nas warunek konieczny.

Coraz częściej słyszy się o tym, że w niektórych przypadkach to umiejętności miękkie przeważają o wybraniu tego kandydata do pracy. Jakie są najważniejsze umiejętności, bez których praca zdalna nie ma sensu?

Na pewno samodyscyplina – nikt na bieżąco nikogo nie kontroluje, dlatego o organizację pracy trzeba zadbać samemu. Wymagana jest spora otwartość i cierpliwość, tak by dostatecznie przykładać się do komunikacji w ramach zdalnego zespołu.

W jaki sposób sprawdzić, czy kandydat odnajdzie się w zespole?

Nie sposób tego zrobić w 100%. Fajnie jeśli kandydat ma jakieś doświadczenie z taką pracą, chociażby 1 dzień w tygodniu pracował zdalnie w poprzedniej firmie. Po takich małych doświadczeniach sam jest w stanie ocenić, czy to może być coś dla niego. Często, jeśli takiego doświadczenia nie ma, to po prostu obustronnie ryzykujemy i zdarza się, że to nie jest dla kogoś i nie jest w stanie się przystosować do tego sposobu – wtedy każdy idzie w swoją stronę.

Z pracą zdalną też jest tak, że najtrudniejsze są dwa pierwsze miesiące – później się przywyka i często nie wyobraża sobie powrotu do biura. Zachęcamy też osoby z zespołu, żeby w czasie dnia pracy gdzieś wyszły, np. na siłownię – tak żeby zachować kontakt z “żywym” człowiekiem.

Jak duże znaczenie ma wiek kandydata?

Na tym etapie nie poszukujemy juniorów, zależy nam na tym, żeby osoba szybko mogła wejść w projekt i pomóc w jego jak najszybszym rozwoju – jesteśmy tuż po “pójściu live” i chcemy dostarczyć wartość dla klientów w krótkim czasie. Natomiast niedługo zapewne będziemy myśleć też o osobach z mniejszym doświadczeniem, które będą mogły się u nas czegoś nauczyć.

Od czego w Ziflow zaczyna się wdrażanie nowego pracownika?

Pierwszy dzień mamy dosyć dobrze zaplanowany, dwie kwestie są tutaj kluczowe – poznanie aplikacji, po której nowa osoba “jest oprowadzana” i kodu – tutaj jest dedykowana osoba techniczna, która służy pomocą. Zawsze też udostępniamy listę członków zespołu z opisem jakie są ich obowiązki, tak żeby nowa osoba mogła sobie sprawdzić, z kim najlepiej skontaktować się w konkretnym przypadku.

Wdrażanie pracownika kończy się po jednym dniu?

Oficjalne i zaplanowane wdrażanie – tak. Nowy pracownik ma do swojej dyspozycji lidera zespołu, kolegów, którzy pomagają na bieżąco. Nie oczekujemy, że wskoczy w projekt po jednym dniu – dajemy sobie trochę czasu na zapoznanie się z aplikacją, kodem, zespołem, Jirą, itp. W mniejszych zespołach wszystko dzieje się dużo szybciej, łatwiej jest uzyskać informację.

Jak integruje się zespół Ziflow?

Staramy się przynajmniej raz, dwa razy do roku wyjechać wspólnie na kilka dni w ramach “meet-up’u”. Mamy za sobą już 3, każdy po 3 dni. Na miejscu mamy możliwość spędzenia czasu razem i pogadania, zobaczenia się od szyi w dół.

Część zespołu Ziflow mieszka w Wielkiej Brytanii, a część w RPA. Czy miejsce zamieszkania sprawia problemy komunikacyjne?

Dokładnie wygląda to tak, że dwóch założycieli mieszka w UK. Zespół techniczny to dwie osoby w RPA i reszta u nas w kraju. Mamy też sprzedaż i marketing w USA (głównie tam są nasi klienci). Założyciele Ziflow prowadzą biznesy online już od ponad 10 lat, więc pewne rozwiązania mamy wypracowane.

Inaczej rekrutuje się w UK, inaczej w RPA, a jeszcze inaczej w Polsce?

W tych trzech przypadkach nie widzę różnicy. Rynki są na tyle dojrzałe, że te procesy przebiegają bardzo podobnie. Kluczowe jest dostarczenie konkretnych i wyczerpujących informacji na pierwszym etapie projektu, tak żeby każdy kandydat wiedział w co się pakuje.

Z jakich narzędzi korzystacie w pracy zdalnej?

Do zarządzania projektem używamy Jiry, Asany. Spotykamy się na Zoomie. Korzystamy również ze Skype’a i Slacka.

Przez lata pracy w Ziflow napotkałeś na pewno na wiele sytuacji. Czy stereotypy o programistach sprawdziły się?

Tych, w przypadku których sprawdzały się zbyt intensywnie, nie mieliśmy okazji bliżej poznać. Nie zmienia to faktu, że to trudny rynek, a ilość hejtu pod ogłoszeniami czasami mnie przeraża. Z drugiej strony jest mnóstwo osób, z którymi aż chce się gadać. Niestety podziały na linii rekruter – osoba techniczna są ciągle widoczne.

Na co musi być przygotowany kandydat, który składa aplikację do pracy w zagranicznej firmie z wirtualnym biurem?

Przede wszystkim na to, że będzie musiał zaufać osobom, których nie spotka twarzą w twarz i uwierzyć, że takie prowadzenie biznesu i praca są możliwe. Będzie się to wiązało również z gotowością pracy w ramach b2b. No i musi być przygotowany na to, że rozmawiamy tylko w języku angielskim, ale mam wrażenie, że to standard.

Na początku może się także wydawać, że pracując zdalnie ma się bardzo małą ekspozycję na ludzi. Nie do końca natomiast tak jest – właśnie to, że pracujemy zdalnie, wymaga od nas precyzyjnej i dość częstej komunikacji w ramach zespołu.

Na jakie benefity może liczyć kandydat?

Nielimitowany płatny urlop, elastyczne godziny, brak osób spoglądających nam przez ramię oraz możliwość pracowania z dowolnego miejsca. Może brakuje prywatnej opieki medycznej i karty Multisport, ale zapewniam, że wielu z nas jest zadowolonych.

Praca zdalna na pewno ma też ciemne strony. W czym praca w biurze stacjonarnym jest lepsza od pracy zdalnej?

Trochę już nie pamiętam, jak pracuje się z biura. Ale na pewno fajne jest to, że możesz napić się kawy, którą ktoś dostarczył. Inny oczywiście jest sposób komunikowania się, ale czy jeden jest lepszy od drugiego, nie sądzę.

W przyszłości planujecie przenieść wszystkich do jednego biura?

Nie. W poprzedniej firmie Mata i Anthony’ego było nas około 70 osób pracujących zdalnie i ciągle się to rozwiązanie sprawdzało, dlatego w ogóle nie myślimy o biurze.