Onboarding w firmie. Krok po kroku

Trafiając do nowej firmy, często tak naprawdę wchodzimy do zupełnie nowej rzeczywistości. Inna kultura pracy, inne metody, a w szczególności – nowy początek. Jednym z pierwszych procesów, którym jesteśmy poddani, podejmując się zatrudnienia w nowej firmie jest onboarding, czyli wprowadzenie, podczas którego świeżo zrekrutowani pracownicy zdobywają niezbędną wiedzę, umiejętności i zachowania, aby stać się efektownymi członkami organizacji.

Aleksandra Rosa. People Experience Specialist w Docplanner Tech, czyli części technologicznej serwisu ZnanyLekarz. Od 5.5 roku pracuje w firmach IT, odpowiadając za rekrutację oraz działania employer brandingowe. W Docplanner Tech do jej obszaru odpowiedzialności należą m.in. rekrutacje do Techu, wsparcie Liderów, dbanie o proces onboardingu, organizacja eventów EB, a także współpraca ze społecznością skupioną wokół technologii i budowania produktu.

Jak taki proces wygląda w Docplanner Tech? Co robimy, aby zapewnić jak najlepsze doświadczenia w procesie onboardingu? W jaki sposób ułatwiamy integrację zespołu w rzeczywistości online? O tym wszystkim przeczytacie w tym artykule.

Przed pierwszym dniem

Uważamy, że pierwszym krokiem wpływającym na dalszą współpracę powinien być profesjonalny i przyjazny proces rekrutacji. Dbamy o dobre doświadczenia kandydatów, jednocześnie starając się znaleźć osoby, które podzielają nasze wartości oraz “poczują” naszą kulturę firmową.

Tutaj bardzo pomaga nam Just Join IT – dzięki nim sporo super osób dołączyło do naszej firmy. W 2020 roku zatrudniliśmy 29 osób do części tech w Polsce (czyli Developerzy oraz osoby zajmujące się produktem), z czego 3 osoby na stanowiska: Frontend Developer, Test Automation Engineer oraz Web Developer dołączyły bezpośrednio przez Just Join IT. W tym samym roku na jakiś czas musieliśmy zawiesić wszystkie rekrutacje z powodu pandemii. Nie wiedzieliśmy jeszcze, jak pandemia wpłynie na naszą organizację, ale dzięki niesamowitej mobilizacji całego Techu szybko stworzyliśmy zupełnie nowy produkt do wideokonsultacji, dzięki czemu mimo trudności, mogliśmy nadal realizować naszą misję. Obecnie bardzo intensywnie się rozwijamy i prowadzimy kolejne procesy rekrutacyjne.

W 2021 roku zatrudniliśmy już 14 osób do polskiej części Techu, z czego 5 osób pochodzi właśnie z Just Join IT. Wśród tych osób są Developerzy Frontend, PHP, .NET oraz Project Managerka.

W procesie rekrutacji chcemy być jak najbardziej transparentni, dlatego w procesach do IT praktykujemy dni próbne. Jest to świetna okazja do obustronnego poznania się – nasi kandydaci mogą stwierdzić, czy styl pracy naszej firmy (a nawet poczucie humoru teamu) im odpowiada, a my możemy dobrze poznać naszego kandydata. Jeśli macie ochotę poczytać więcej na ten temat, to zajrzyjcie do tego artykułu.

W okresie pomiędzy przyjęciem oferty a pierwszym dniem staramy się być w stałym kontakcie z nową koleżanką lub kolegą – odpowiadamy na pytania, a także przesyłamy niezbędne informacje. Na kilka dni przed rozpoczęciem pracy wysyłamy maila z planem pierwszego dnia.

Obecnie większość onboardingów obywa się zdalnie, dlatego cały sprzęt, umowę oraz pakiet naszych gadżetów wysyłamy kurierem. Jeżeli akurat w firmie odbywa się jakieś wydarzenie – np. spotkanie integracyjne, warsztaty albo meetup, to oczywiście zapraszamy na nie nowe osoby (na przykład wszystkich, którzy zaczynali w styczniu, zaprosiliśmy na naszą firmową Wigilię online, podczas której mieli okazję wziąć udział w grze w kalambury czy w dekorowaniu pierniczków). Jednocześnie okres przed pierwszym dniem współpracy to dla Lidera i Buddiego czas na przygotowanie planu onboardingu.

Pierwszy dzień

Jakie uczucia towarzyszy Ci pierwszego dnia w Twojej pracy? No właśnie… pewnie pojawiło się trochę stresu. Staramy się o tym pamiętać, kiedy ktoś nowy do nas przychodzi. Zmiana pracy to wyjście poza sferę komfortu, któremu mogą towarzyszyć wątpliwości, czy aby na pewno to była dobra decyzja. Z tego właśnie powodu staramy się, aby pierwsze dni w firmę przebiegały w jak najlepszej atmosferze, aby nowa osoba miała przekonanie, że trafiła do dobrego miejsca – kluczowa jest zatem otwartość i chęć pomocy z naszej strony, a także posiadanie konkretnego planu.

Dzień zaczynamy od spotkania online z jedną z osób z naszego teamu People Experience. Zazwyczaj spotykamy się w grupce kilku nowych osób, dlatego na początek proponujemy mały ice breaker w Miro, w celu lepszego poznania się. Następnie przechodzimy do części głównej spotkania, dając szeroki obraz na temat firmy. Opowiadamy o naszej misji, wartościach oraz wielu praktycznych sprawach (np. jak wziąć urlop, albo czym jest ESOP).

Po spotkaniu każda z osób otrzymuje swoją tablicę Trello, która jest bogatym źródłem informacji, a także miejscem, gdzie znajduje się indywidualny plan spotkań onboardingowych.

Czym są te spotkania? To wideokonferencje z przedstawicielami różnych części naszej firmy. Bardzo zależy nam na tym, aby nowe osoby nie skupiały się wyłącznie na swoim zespole i swoich obowiązkach, ale rozumiały, jak działa nasz produkt, wiedziały, kim są nasi klienci, a także budowały relację z różnymi osobami – nawet jeśli nie będą z nimi bezpośrednio współpracować.

Po prezentacji nasza grupka “rozchodzi się” na spotkania ze swoim Team Leaderem lub Buddym. Pierwsze spotkanie to początek budowania relacji oraz przekazanie ogólnych informacji o zespole, a także dostępach niezbędnych w pracy. Zazwyczaj podczas pierwszego dnia Lider przedstawia także nową osobę w zespole, a także przedstawia plan na temat tego, jak będą wyglądały kolejne dni.

Maciek Szkamruk – doświadczony IT Team Leader – zdradził mi swój sposób na pierwszy dzień nowej osoby:

“Z mojej perspektywy najważniejsze w pierwszym dniu pracy jest zapewnienie odpowiedniego komfortu psychicznego. Staram się zawsze uspokoić nową osobę i zapewnić ją, że ma czas na spokojne skonfigurowanie środowiska deweloperskiego i poznanie zespołu. Zależy mi na ograniczeniu formalizmów. Mówię jedynie, że celem okresu próbnego jest doprowadzenie do momentu, w którym dana osoba po 3 miesiącach będzie samodzielna i będzie produkowała dobrej jakości kod. Poza tym jeszcze przed jej dołączeniem upewniam się, że będzie miała na początek kilka tasków o narastającym poziomie trudności.”

Metoda ShuHaRi

Słyszeliście o metodzie ShuHaRi zaczerpniętej z japońskich sztuk walki? Metoda odnosi się do etapów nauki, które prowadzą do mistrzostwa w danej dziedzinie. W Docplanner Tech w kilku zespołach eksperymentalnie wprowadzamy obecnie tę technikę w procesie onboardingu, natomiast działa ona już dobrze od jakiegoś czasu w zespole Design. Obecnie jest testowana w jednym z zespołów Developerskich. Nasza interpretacja tej metody polega na tym, że w trakcie nauki przechodzimy przez 3 główne etapy:

– Shu – początkowy etap, to podążanie za mistrzem – a w przypadku onboardingu za Liderem lub Buddym. Pierwsze zadania są raczej prostsze i wymagają większej instrukcji od kogoś bardziej doświadczonego. Na tym etapie najważniejsze jest zrozumienie podstaw działania obszaru, w którym porusza się nowy członek teamu.

– Ha – po opanowaniu podstaw i osiągnięciu rozumienia podstaw, nowa osoba potrafi wykorzystywać zdobytą wiedzę w praktyce, a następnie wkładać znacznie więcej własnej inicjatywy w realizowane zadania.

– Ri – to jest już etap, w którym następuje znaczące oddzielnie od swojego Lidera czy Buddiego, praca samodzielna, kiedy wszystko przychodzi już bardziej naturalnie, a nowa osoba czuje się pełnoprawnym członkiem firmy.

Metoda jest całkiem intuicyjnym sposobem wdrożenia – nie wymagamy jednak od wszystkich managerów, aby nią podążali, ale przede wszystkim traktujemy ją jako drogowskaz – jest to ciekawe narzędzie, oraz jedna z metod, która pomaga naszym Liderom zaplanować onboarding. Jesteśmy w tym zakresie otwarci na eksperymenty i organizujemy warsztaty, podczas których Liderzy mogą zaczerpnąć inspiracje jak robić onboarding.

Pair programming i mob sessions, czyli jak podejść do pierwszych tasków

Jednym ze sposobów, który czasem praktykujemy w procesie onboardingu jest wspólna praca nowej osoby z kimś bardziej doświadczonym z zespołu nad tym samym zdaniem. Z taką formą wdrożenia miał do czynienia Michał Małyska – .NET Developer, który dołączył do nas kilka miesięcy temu. U nas pierwszy raz spotkał się z taką formą wdrożenia w firmę – zresztą zobaczcie sami, co ma do powiedzenia na ten temat:

“Moim zdaniem pair programming jest najlepszą formą wdrożenia w firmie. Nigdy tego nie stosowałem wcześniej i na początku miałem trochę obaw, ale teraz jestem wielkim fanem tego rozwiązania. Gwarantuje on dwie rzeczy: po pierwsze – możliwość poznania osób z zespołu i po drugie szybką pomoc we wdrażaniu się do nowego projektu. Jest łatwy w implementacji, wystarczy umówić się na spotkanie i wspólnie pracować nad tym samym kawałkiem kodu. Jeżeli problem jest bardziej złożony, można spotkać się większą grupą osób niż dwie i razem spróbować rozwiązać problem. Taka forma współpracy nazywa się mob programming.”

Jak zintegrować nową osobę z zespołem w rzeczywistości pracy zdalnej?

Zawsze lubiliśmy pracę w biura i ten niezwykły klimat, który w nim panował. Przed pandemią mieliśmy dużo okazji do spotkań i integracji po pracy. Obecnie nasza rzeczywistość wygląda inaczej i wielu z nas brakuje spontanicznych spotkań przy kawie, widoku kolegi przejeżdżającego na hulajnodze po biurze, czy po prostu małych pogaduszek przed spotkaniem.

Mimo to nie zaniedbujemy aspektu integracji i zależy nam na tym, aby osoby, które nigdy nie spotkały się ze swoim teamem na żywo, także poczuły się integralną częścią zespołu. Mamy mnóstwo inicjatyw w tym zakresie: wspólne śniadania online, spotkania na kawę w ciągu dnia, integracje wieczorowe z piwkiem i jakąś grą online. Niektóre zespoły praktykują zasadę, że jeśli ktoś ma ochotę porozmawiać, to może dołączyć do wideokonferencji na kilka minut przed spotkaniem, żeby po prostu porozmawiać z innymi na tematy niezwiązane z pracą.

To, co jest dla nas oczywiste, to włączanie kamerek (nie włączmy ich tylko w wyjątkowych sytuacjach kiedy ktoś np. źle się czuje, albo ma słaby internet). Muszę przyznać, że kompletnie nie zdawałam sobie sprawy, że to w wielu firmach problemem jest to, że ludzie nie chcą włączać kamerek. U nas jest to zupełnie naturalne i uważam, że bardzo pozytywnie wpływa na budowanie wzajemnych relacji.

Mamy nawet zespoły, które stworzyły sobie własną namiastkę pracy w jednym pokoju i do codziennej komunikacji używają Discorda lub Google Meet. Wygląda to tak, że zespół tworzy swój pokój, do którego jest podłączony przez cały czas z wyjątkiem spotkań. Jeżeli ktoś chce zadać pytanie, to po prostu się odmutowuje – dzięki temu wymiana informacji idzie bardzo sprawnie i nie trzeba umawiać od razu na “calla”. Adam Klimczyk, Developer i Team Leader opowiedział mi, jak takie rozwiązanie sprawdza się w jego zespole:

“W marcu, gdy w wyniku światowej pandemii opuściliśmy biuro, na rzecz pracy zdalnej byliśmy w pełni świadomi, że chcemy utrzymać to, co stanowi o sile naszego zespołu. Pokój w biurze zamieniliśmy na kanał Google Meets, od dawna używamy również Slacka. Dystans między członkami zespołu zwiększył się więc dzięki temu tylko teoretycznie. Aktualne pozostają również pozapracowe wieczorne spotkania, choć te również odbywają się online.

Dzięki ciągłej komunikacji, mimo odległości korzystaliśmy w pełni z zalet pair programmingu, a scrumowe refinementy pozwalały dostarczyć odpowiednio przygotowane do realizacji tickety. Stały codzienny kontakt ułatwia także nowym Developerom sprawniejsze wdrożenie, ponieważ możemy im zapewnić szybką pomoc oraz odpowiedzi na nurtujące ich pytania bez konieczności dłuższego oczekiwania. Oczywiście dodatkowo w tym czasie możemy lepiej się poznać, co sprawia, że budujemy jeszcze mocniejsze więzi jako zespół.”

Podsumowanie

Po około 3 miesiącach pracy spotykamy się już bardziej oficjalnie z osobą, która właśnie kończy swój okres próbny oraz Team Leaderem i pytamy o pozytywny, konstruktywny feedback. Oczywiście, żaden proces nie jest idealny i również nam nie udało się uciec od onboardingowych wpadek. Więcej o nich napisaliśmy w artykule “Jak uniknąć onboardingowych fuckupów”. Ale cały czas zbieramy feedback oraz staramy się, aby nowoprzybyli pracownicy czuli się komfortowo w firmie.

Tak pokrótce wygląda to u nas, w Docplanner Tech. A jakie są Wasze wspomnienia z doświadczenie procesu onboardingu?

Zdjęcie główne artykułu pochodzi z unsplash.com.

Chcesz pracować w Znanym Lekarzu? Sprawdź ich brand story oraz przejrzyj aktualne oferty pracy.

Oferty pracy z