Naucz się mówić „nie” spotkaniom, niepotrzebnym zadaniom i rozpraszaczom

Spadek motywacji, lenistwo, prokrastynacja – wszyscy to znamy. Tak jak każdy człowiek, przeżywam okresy intensywnego zaangażowania i zmęczenia. Często stoi za tym brak wyzwań i intrygujących zadań. W takich chwilach staram się analizować sytuację, zrozumieć ją, a nie obwiniać siebie lub kogoś innego. Trzeba być przyjacielem dla samego siebie: prowadzić wewnętrzny dialog, proponować rozwiązania, dbać o siebie.

Skupienie i wypalenie zawodowe: gdzie jest zależność?

Skupienie to nie tylko zdolność koncentracji na jednym zadaniu. Chodzi także o zdolność do tłumienia czynników rozpraszających i ignorowania negatywnych emocji. Wypalenie wpływa na mózg i utrudnia blokowanie czynników rozpraszających.

Objawy wypalenia zawodowego mogą obejmować:

1. Brak energii, emocjonalne i fizyczne wyczerpanie.
2. Poczucie zdystansowania się od pracy; negatywne i cyniczne nastawienie do zadań, kolegów.
3. Spadek efektywności zawodowej.

Wypalenie zostało oficjalnie uwzględnione w Międzynarodowej Klasyfikacji Chorób. Nie zawsze możliwe jest samodzielne monitorowanie stanu psychicznego, dlatego przy pierwszych oznakach wypalenia ważne jest skonsultowanie się ze specjalistą.

Jakie mogą być przyczyny wypalenia zawodowego?

• Niesprawiedliwe traktowanie przez kierownictwo. Byłem świadkiem sytuacji, gdy kierownicy wykorzystywali brak asertywności pracowników. Chęć pracy dłużej była postrzegana jako norma: jeśli ktoś może popracować dłużej, to trzeba go obciążyć większą ilością zadań. Przekroczenia czasu pracy nie były dodatkowo wynagradzane, stawały się wręcz wymogiem. Z czasem zrozumiałem, jak ważne jest dla kierownika słuchanie zespołu, posiadanie wiedzy na temat indywidualnych cech każdego pracownika, pomaganie w rozwoju, a nie dodatkowe utrudnianie życia.
• Obciążenie pracą. Według danych Stress.org, 46% respondentów wskazało duże obciążenie jako główną przyczynę stresu. Dla 65% badanych stres miał poważne konsekwencje, takie jak agresja werbalna, a nawet fizyczna. Bardzo mocno zaangażowani pracownicy są bardziej narażeni na wypalenie. Jednym z powodów jest to, że zmuszają się do robienia więcej, czasami kosztem zdrowia psychicznego.
• Nieznajomość lub niezrozumienie swojej roli. Bardzo ważne jest, aby dobrze rozumieć swoją rolę w firmie i wiedzieć, czego inni oczekują od ciebie. Gdy pracownik zadaje pytania, dobry menedżer rozumie, że pracownik chce po prostu osiągnąć jakiś cel, więc może potrzebować więcej szczegółów lub innego podejścia do tematu. Komputer do pracy, narzędzia i aplikacje to nie wszystko. Naturalna chęć do produktywnej pracy przychodzi wtedy, kiedy wszystkie strony rozumieją swoje role, zadania i miejsce w organizacji.
• Brak komunikacji i wsparcia ze strony menedżera. Jeśli przełożony nie dostarcza konstruktywnej informacji zwrotnej, gdy pojawia się jakiś problem, możesz zacząć czuć się rozczarowany i niedoceniony. A to już prosta droga do wypalenia. Na różnych etapach mojej kariery miałem kilka wzorców. Byli to mentorzy z natury: oprócz realizacji obowiązków i zadań menedżerskich, osoby te inspirują, dodają wiary w siebie. Nawet jeśli nie masz szczęścia i nie dogadujesz się z przełożonym, pamiętaj o dwóch rzeczach. Po pierwsze — to tymczasowe. Samokształcenie i ciężka praca pomogą ci pokonać problemy. Po drugie — ważne jest, aby otaczać się tymi, którzy inspirują. 

Na szczęście nigdy nie doświadczyłem wypalenia. Znalazłem dla siebie kilka sposobów, aby pozostać skoncentrowanym, produktywnym i dbać o swoje zdrowie. Tworzenie sprzyjającego środowiska pracy to nieustanny proces.

Podzielę się moimi sposobami na skupienie w pracy.

1. Planuj przeszkody

Każde rozproszenie przeszkadza w pracy, nawet jeśli trwało tylko dziesięć sekund. W warunkach pracy zdalnej niemożliwe jest całkowite wyeliminowanie wszystkich przeszkód, ale ich zminimalizowanie korzystnie wpłynie na Twój dzień pracy. Rozproszenia nie są złe, ale musisz nauczyć się, jak je wykorzystać. Używaj ich jako nagrody za dobrze wykonaną pracę. Zacznij od tego, co lubisz, na przykład od ćwiczeń, czy rozmowy z przyjaciółmi.

Ogranicz liczbę powiadomień na telefonie. Wyłącz wszystko, co nie ma związku z pracą. Rozważ wyłączenie wszystkich powiadomień na kilka godzin dziennie, abyś miał czas na pełne skupienie się. Podziel się swoim harmonogramem z partnerem i dziećmi, aby wiedzieli, kiedy pracujesz, a kiedy jesteś wolny.

Zaplanuj przerwy lub chwile relaksu z uwzględnieniem zadań, ich trudności i czasu potrzebnego na ich wykonanie. Jeśli zadania nie wymagają dużo czasu, mogę wykonać trzy- cztery i z czystym sumieniem przeglądać telefon, czy czytać książkę.

2. Ustalaj priorytety

Często duża ilość pracy jest głównym powodem utraty koncentracji. Być może próbujesz robić kilka rzeczy naraz, ale tak naprawdę nie jest to dobra strategia. 

Przeznacz chwilę na ocenę swoich obowiązków, ustal priorytety dla każdego projektu. Jeśli to możliwe, porozmawiaj ze swoim przełożonym. Dowiesz się, czy możesz delegować zadania innym członkom zespołu, aby zmniejszyć obciążenie. Jeśli to niemożliwe, ustal priorytety oraz sprawdź, jakie narzędzia mogą ci pomóc. 

W normalnym trybie pracy przyzwyczaiłem się do rozpoczynania od trudnych zadań oraz przechodzenia do łatwych (a także od ważnych do tych rutynowych). Oczywiście, zdarzają się sytuacje wyjątkowe, które wymagają reorganizacji. Najważniejsze to wszystko zorganizować tak, aby niczego nie przeoczyć. W tym przypadku bardzo ważna jest dobra komunikacja i wspólne ustalanie priorytetów.

3. Określaj jasne cele

Utwórz listę swoich głównych priorytetów na tydzień. Każdego ranka przeglądaj swoją listę i realistycznie decyduj, które zadania możesz wykonać tego dnia. Bądź konkretny, na przykład: „Zamierzam zakończyć etapy 1-3 projektu do południa”. Lubię tworzyć krótkie listy kontrolne: wszystko jest zwięzłe, konkretne i, co za tym idzie, wykonalne.

Znajdź metodę planowania, która najlepiej Ci odpowiada. Nie zapomnij również planować przerw. Twój mózg nie może pracować przez osiem godzin bez przerwy; potrzebuje czasu na regenerację.

4. Uczestnicz w spotkaniach, ale rób to mądrze

Według badania Atlassian większość pracowników uczestniczy w ponad 62 spotkaniach miesięcznie, a około połowa tych spotkań jest niepotrzebna. Oznacza to, że spędzamy ponad 20 godzin miesięcznie na zbędnych callach. Następnym razem, gdy dostaniesz zaproszenie na spotkanie, zastanów się, czy naprawdę musisz w nim uczestniczyć.

Dawniej byłem mniej wybredny w kwestii spotkań. Z doświadczeniem zrozumiałem, że nie na wszystkich warto się pojawiać. Na ważne trzeba przyjść przygotowanym, analizować rozmowę pod kątem celów, wyciągać wnioski, sporządzać follow-up i plan działań.

Złotą zasadą produktywności jest nauczenie się mówienia „nie” spotkaniom, niepotrzebnym zadaniom, pustym rozmowom i wszystkim innym rozproszeniem. Za każdym razem, gdy decydujesz się uczestniczyć w spotkaniu, upewnij się, że ma ono jasny plan i konkretne cele. Jeśli ktoś zboczy z tematu podczas rozmowy, przerwij i wróć do pierwotnego tematu. Oczywiście we wszystkim musisz być dyplomatyczny i kulturalny.

5. Poznaj i akceptuj siebie

Jesteś skowronkiem czy sową? Masz problemy z koncentracją o określonej porze dnia? Czy tracisz koncentrację codziennie o tej samej porze? Jednym ze sposobów na znalezienie odpowiedzi na pytanie, jak być skoncentrowanym, jest zrozumienie swoich mocnych i słabych stron. Jeśli wiesz, że najlepiej pracujesz rano, wykorzystaj to. Skup się na najtrudniejszej lub najbardziej wymagającej części swojego zadania w najbardziej produktywnym czasie. 

Bądź dla siebie przyjacielem, bądź delikatny, troskliwy i pomocny. Dopiero nawiązując dobre relacje z wewnętrznym „ja”, możesz zacząć budować kontakt z zewnętrznym światem.

I pamiętaj: zdolność do skupienia jest jak mięsień. Im więcej go ćwiczysz, tym lepiej się rozwija. Na początku może to być trudne, ale z praktyką i determinacją możesz trenować swój mózg, aby lepiej się koncentrować, być bardziej produktywnym i szczęśliwym.

---

Zdjęcie główne artykułu pochodzi z envato.com.