Jak może wyglądać Twój zdalny onboarding w IT? Wdrożenie online krok po kroku

Zdalny onboarding jeszcze jakiś czas temu wydawał się nie do pomyślenia. Przecież jak można zacząć pracę w nowej firmie bez uściśnięcia dłoni członków nowego zespołu, bez oprowadzenia po biurze i bez wizyty w kuchni na pierwszej kawie z nowymi współpracownikami? Branża IT pokazuje nam, że jednak można.

Pandemia udowodniła, że wiele firm jest w stanie przenieść do sfery online tak naprawdę każdy obszar swojej działalności.

Coraz więcej organizacji decyduje się na zatrudnianie osób z różnych regionów świata. Zanim nowi pracownicy zaczną przygodę w nowej roli muszą dobrze zaznajomić się z firmą. Często koszty podróży są bardzo wysokie, stąd onboarding online może być dla pracowników zza granicy dużo bardziej komfortowy.

W tym artykule postaram się omówić na podstawie moich doświadczeń w Predica, dlaczego jako firma zdecydowaliśmy się na zdalne wdrożenie, jakie są jego etapy i co zrobić, żeby zakończyło się sukcesem.

Wszystkie zdjęcia dołączone do tekstu pochodzą z archiwum organizacji.

Skąd pomysł na zdalny onboarding?

Przed pandemią w Predica zapraszaliśmy wszystkie nowe osoby na spotkanie onboardingowe do biura. Jednak obecnie, w związku z preferencjami naszych pracowników, dla których możliwość elastycznej pracy zdalnej jest istotnym benefitem, prowadzimy onboarding na początku każdego miesiąca w całości online.

Nasze biura w Warszawie oraz Lublinie oczywiście pozostają otwarte i każdy może spotkać się w nich ze swoim Leaderem czy też z zespołem. Nie zmuszamy natomiast pracowników do opuszczenia zaciszy ich domów. Sami podejmują decyzję o tym, skąd chcą pracować.

Zmiana pracy figuruje na liście najbardziej stresujących momentów w życiu człowieka, dlatego staramy się dobrze przygotować do przyjęcia nowego członka zespołu. Wiemy, że to od nas zależy, czy poczuje się w nowej roli jak ryba w wodzie i czy chętnie będzie polecał firmę znajomym.

Specjaliści, którzy przychodzą do nowej organizacji, są już w większości zmotywowani, więc nie chcemy zniechęcić ich dezorganizacją, chaosem, brakiem planu lub zbyt dużą liczbą zadań.

Z tych względów proces zatrudnienia i wdrożenia nowej osoby należy spisać i udostępnić wszystkim w znanym, przeznaczonym do tego miejscu. Dodatkowo poszczególne punkty muszą być zrozumiałe dla wszystkich osób w niego zaangażowanych (IT, Payroll, HR, Leader, Buddy), aby nie doszło do nieporozumień.

W tym artykule opowiem, jak można ich uniknąć na przykładzie kolejnych faz wdrożenia w Predica.

Zobacz też

Misja: lokacja Jak pojechać na workation i nie żałować? Sprawdzone sposoby na udaną podróż

Czym jest pre-onboarding?

Pre-onboarding to okres, w którym przygotowujemy się na przyjęcie pracownika w firmie.

Jest to czas na podpisanie umowy, wyjaśnienie szczegółów dotyczących zatrudnienia, wysłanie sprzętu i paczki powitalnej, a także aktywację wszelkich kont służbowych w oprogramowaniu potrzebnym do pracy.

W tzw. międzyczasie Leader planuje dla nowego członka zespołu działania na pierwsze trzy miesiące w organizacji.

Przekazanie sprzętu

Na tym etapie zespół HR kontaktuje się z nowym pracownikiem, aby ustalić, czy będzie pracował na własnym komputerze, czy woli otrzymać firmowy laptop.

Każda osoba po dołączeniu do Predica ma również do wykorzystania 1500 zł w ramach “hardware budżetu” na dokupienie niezbędnego sprzętu wedle uznania – stacji dokującej, monitora, słuchawek, klawiatury itd.

Uruchamiając komputer pierwszego dnia, nowy pracownik ma już dostęp do wszystkich niezbędnych mu do pracy narzędzi.

Korespondencja

Przed dołączeniem pracownika do zespołu, dział HR wysyła łącznie cztery wiadomości. Trzy do nowo zatrudnionej osoby i jedną do jej Leadera.

Wiadomości do pracownika

• Po otrzymaniu oferty pracy

Informujemy pracownika, że onboarding w Predica odbywa się w 100% zdalnie, przesyłamy szczegóły dotyczące daty i godziny spotkania, kto zajmie się wdrożeniem i do kogo kierować ewentualne pytania. Do tego dołączamy nasz Culture Book, który pomoże lepiej poznać firmę i jej zasady oraz przybliży kwestie organizacyjne.

• Dwa tygodnie przed pierwszym dniem pracy

Zawiera plan onboardingu, szczegóły dotyczące wysyłki sprzętu, informacje o konfiguracji komputera przed pierwszym dniem, prośbę o przesłanie zdjęcia profilowego do stopki w mailu służbowym, a także informację na temat dress code’u.

• W dniu rozpoczęcia pracy

Przedstawia plan na pierwsze dni w organizacji, link do listy zadań, prezentację onboardingową, wszystkie potrzebne materiały i dostępy, a także informację na temat imprezy firmowej z linkiem do zapisu.

Wiadomość do Leadera

• Przypomnienie o stworzeniu planu wdrożeniowego i przygotowanie na przyjęcie nowej osoby w zespole

W tej samej wiadomości zachęcamy do wybrania Buddy’ego, który w razie nieobecności Leadera pomoże nowej osobie w przypadku pytań lub wątpliwości. Informujemy też, że konto Office 365 nowego pracownika zostanie aktywowane siedem dni przed pierwszym dniem w pracy i że od tego momentu można będzie wysyłać wszelkie zaproszenia czy maile.

Dodatkowo przypominamy każdemu Leaderowi, że na wdrożenie mają trzy miesiące i że powinni zadbać o to, aby w tym czasie przekazać najważniejszą wiedzę techniczną i specjalistyczną oraz pokazać, czym jest kultura Predica Way.

Paczka powitalna

Poza gadżetami z logiem Predica do paczki powitalnej dołączamy lekturę „Extreme Ownership” autorstwa dwóch oficerów Navy Seals – Jocko Willinka i Leifa Babina.

Pozycja ta nie pojawia się zresztą przypadkowo. Książka doskonale obrazuje elementy naszej kultury organizacyjnej, a zawarte w niej zasady wyznaczają nam kierunek postępowania w codziennych zadaniach.

Jak wygląda zdalny onboarding?

Onboarding zaczyna się od pierwszego dnia zatrudnienia, trwa trzy miesiące i składa się z kilku etapów.

W trakcie jego trwania nowy pracownik jest wspierany we wszystkich swoich obowiązkach przez Leadera zespołu. To właśnie on jest odpowiedzialny za właściwe wdrożenie osoby do roli.

Zacznijmy jednak po kolei.

Trzydniowe spotkania grupowe

Prowadzone są w wersji online na MS Teams przez dział HR. Na spotkania zapraszani są również goście, np. Agile Coach do zarysowania typów czy przebiegu projektów organizacji, CTO (jeden z założycieli firmy) do opowiedzenia o początkach i rozwoju firmy, czy też Consultant Business Lead do przedstawienia tego, jak działa biznes.

Dlaczego zdecydowaliśmy się na trzydniowy onboarding?

Z jednej strony, wdrażając nową osobę do firmy, ważne jest przekazanie jej kompletu najważniejszych informacji. Z drugiej strony, ilość wiedzy w pierwszych dniach może być przytłaczająca, szczególnie gdy onboarding odbywa się zdalnie i nietrudno o rozpraszacze. Między innymi z tych względów zdecydowaliśmy się przekazać wszystkie informacje w trakcie trzech dni.

Spotkania trwają dwie i pół godziny, podczas których pokrywamy następujące tematy:

• Dzień 1
  • Misja i wizja firmy
  • Struktura
  • Bezpieczeństwo danych
• Dzień 2
  • Zasady komunikacji
  • Raportowanie czasu pracy
• Dzień 3
  • Benefity
  • Narzędzia
  • Możliwości rozwoju w firmie
  • Informacje o projektach i działaniu biznesowym

Uważamy, że atmosferę w pracy budują ludzie i ich postawa, dlatego już pierwszego dnia mówimy o naszych wartościach. Wówczas nasz CTO opowiada, jak już od ponad dekady budują one tożsamość organizacji, jakie zachowania są w zgodzie z Predica Way i dlaczego jest to dla firmy tak ważne.

Spotkanie z Leaderem i zespołem

Odbywa się ono pierwszego dnia, głównie w formie online. Leader zapoznaje się z nowym pracownikiem, przedstawia go zespołowi i przekazuje plan na najbliższe trzy miesiące. Opowiada o oczekiwanych rezultatach, celach i zadaniach związanych z pełnioną rolą, a także jakie informacje należy przyswoić w najbliższym czasie.

Leader często tworzy też listę pracowników, z którymi warto porozmawiać w pierwszych tygodniach, aby poznać ich rolę w firmie.

Dodatkowo dział HR umieszcza powitalny post na grupie na Yammerze, gdzie przedstawiamy wszystkie nowo zatrudnione osoby. Raz w miesiącu publikowany jest tam również newsletter ze zdjęciami i krótkim opisem pracowników, którzy do nas dołączyli.

Oferty pracy z

Podsumowanie onboardingu

Po zakończeniu trzeciego miesiąca pracy Leader spotyka się z nowym członkiem zespołu, aby podsumować dotychczasowe działania wdrożeniowe.

W kolejnych miesiącach pracownik weźmie udział w Performance Review, które odbywa się trzy razy w roku – w styczniu, maju i wrześniu.

Jest to czas, w którym każdy członek zespołu spotyka się ze swoim Leaderem, aby wspólnie podsumować minione miesiące i zaplanować zadania na kolejny okres.

Podczas spotkania można otrzymać podwyżkę, stąd warto dobrze przygotować się do rozmowy, przygotowując listę swoich sukcesów i udanych projektów.

Checklisty

Zespół HR stara się, aby żadna ważna informacja nie umknęła ani pracownikowi, ani Leaderowi zespołu, dlatego przygotowywane są obszerne checklisty.

Z jednej strony, zawierają sporo informacji, z drugiej jednak dają nam pewność, że wszelkie najważniejsze dostępy, platformy, polityki organizacyjne i wymagania są spisane w jednym, dobrze znanym miejscu, dzięki czemu nowa osoba może czuć się bezpiecznie.

Z mojego doświadczenia z onboardingiem wynika, że są (w dużym uproszczeniu) dwa typy ludzi.

Są osoby, które potrzebują więcej czasu na wdrożenie, spokojne przeczytanie wszystkich polityk, poznanie członków zespołu, projektów i metod. Jest również drugi typ, który chce zacząć „prawdziwą” pracę w projekcie jak najszybciej, uczyć się w działaniu, a z politykami i procesami zapoznać się w momencie, kiedy są one potrzebne.

Checklisty będą więc potrzebne wszystkim – osobom, które chcą wszystko wiedzieć na samym starcie i pracownikom, którzy do materiałów onboardingowych wracać będą jeszcze kilka tygodni po swoim pierwszym dniu w firmie.

Feedback

Ważnym elementem są spotkania Hypercare z HR Business Partnerem, gdzie zbieramy feedback od nowych pracowników.

Odbywają się one po około pięciu lub sześciu tygodniach pracownika w organizacji. Podczas rozmowy zadajemy parę istotnych pytań:

1. Jak się czujesz w naszej firmie?
2. Czy rola jest tym, czego się spodziewałeś, zmieniając pracę?
3. Czy rola spełnia Twoje oczekiwania?
4. Czy masz niezbędne narzędzia, zasoby, czy czegoś potrzebujesz?
5. Czy organizacja powinna wprowadzić jakieś zmiany lub usprawnienia w procesie onboardingu?

Dzięki informacji zwrotnej możemy dowiedzieć się, czego nowy pracownik od nas potrzebuje oraz jak jeszcze lepiej przygotować się na kolejne wdrożenie.

Podsumowanie

Onboarding może wydawać się skomplikowany, jednak przy dobrym zorganizowaniu procesu i zapewnieniu wszystkich niezbędnych materiałów pracownik nie ma się czego obawiać.

Nad wszystkim czuwają odpowiednio do tego przygotowani ludzie w firmie. Dział HR na bieżąco wysyła najważniejsze informacje do pracownika, a Leader, organizując spotkania, czy to onboardingowe, czy to Hypercare, tworzy przestrzeń do przekazania wiedzy i zadawania pytań.

Bardzo wiele osób jest gotowych nieść pomoc i odpowiadać na wszelkie, nawet najdziwniejsze wątpliwości, dlatego przede wszystkim trzeba się odważyć nimi podzielić!

Jeżeli podoba Ci się to, w jaki sposób podchodzimy do onboardingu, to zachęcam Cię do przejrzenia naszych aktualnych ofert pracy na stronie Predica.

A na koniec życzę samych owocnych onboardingów!

Zdjęcie główne artykułu pochodzi z unsplash.com.