Ujarzmianie chaosu w świecie online – zdalny Event Storming w praktyce

Event Storming opiera się przede wszystkim na zebraniu odpowiednich osób i umieszczeniu ich na cały dzień w jednej sali. To właśnie czas i lokalizacja były fundamentem tego warsztatu, dając uczestnikom pole do często burzliwych dyskusji. Jednak wraz ze wzrostem popularności pracy zdalnej i przeniesieniem do świata online, pojawia się pytanie: “Czy zdalny Event Storming ma sens?”. Czy istnieją sposoby, które pozwolą nam poprowadzić warsztat równie efektywnie, jak jego offline-ową wersję? Jak najbardziej!

Rafał Szymański. Senior Software Developer w Tidio. Komercyjnie z branżą związany od 2014 roku. Aktualnie entuzjasta Domain Driven Design oraz Event Stormingu. Uważa, że pracę nad rozwiązaniem zawsze powinno zaczynać się od modelowania i dobrania odpowiedniego stylu architektonicznego. Zagorzały zwolennik zasady learn & share. Od niedawna prowadzi także swojego bloga https://rafalszymanski.com/.

Kilka słów wstępu

Event Storming to metoda warsztatowa zaproponowana przez Alberto Brandoliniego, która pozwala odkrywać i modelować procesy zachodzące w domenach biznesowych. Za pomocą przystępnej notacji pokazuje, jak opisywać działanie konkretnego systemu. Nad całym procesem czuwa facylitator, który dba o przebieg warsztatu i podsycanie zaangażowania uczestników.

W niniejszym artykule podzielę się kilkoma sprawdzonymi metodami, które sprawią, że twój zdalny storming będzie bardziej skuteczny. Zacznijmy jednak od wyzwań, które stoją przed organizatorami zdalnego Event Stormingu.

Zobacz też

Praca zdalna Jak pracować zdalnie? Przerwy, rozpraszacze

Problemy zdalnego warsztatu

Równoległe dyskusje

Podczas zdalnych warsztatów równoległe rozmowy pomiędzy uczestnikami nie mają możliwości się wydarzyć. Jednocześnie odbywać się będzie tylko jedna rozmowa. To ogromna strata dla Event Stormingu. Musisz pogodzić się z tym, że część konwersacji nigdy się nie wydarzy, w efekcie czego stracisz cenne informacje. Z kolei niektóre mniej istotne rozmowy odbędą się kosztem tych, które rzeczywiście mogłyby okazać się wartościowe dla warsztatu.

Pełne zaangażowanie

Pełne zaangażowanie uda się osiągnąć wtedy, gdy wraz z uczestnikami znajdziecie się w jednym pokoju. Presja współpracowników, brak rozpraszaczy, w pewnym stopniu konkurencja sprawią, że całkowicie poświęcicie się warsztatowi. Niestety tego efektu nie uzyskasz, gdy każdy z uczestników znajduje się w innym miejscu.

Prawdziwy kontakt z człowiekiem

Obraz z kamerki internetowej nie da ci tyle informacji, co analiza (nawet podświadoma) mowy ciała człowieka. Na żywo łatwiej jest rozpoznać zamyślenie, złość czy zakłopotanie. Każda z tych informacji jest niezwykle cenna. Lokalne sesje pozwalają szybciej namierzać i rozwiązywać problemy uczestników. Podczas warsztatów offline masz także możliwość podejścia do konkretnej osoby lub grupy i rozpoczęcia dyskusji tylko z nimi.

Całodniowe sesje

Trudno będzie ci skłonić swoich współpracowników do siedzenia przy komputerze przez 6-8 godzin. Zakładam, że sam nie wytrzymałbyś w jednej pozycji przez tak długi czas.

Tempo

Chcąc przygotować zdalną sesję stormingową, która przyniesie uczestnikom jak najwięcej korzyści, jesteś poniekąd zmuszony do stworzenia licznych grup warsztatowych. W efekcie tempo sesji może drastycznie spadać – nie jesteś w stanie poprowadzić wielu dyskusji online równocześnie. Czy musisz się z tym pogodzić? W kolejnej części artykułu przyjrzę się dokładniej temu zagadnieniu.

Rozpraszacze

Organizując lokalny warsztat możesz fizycznie usunąć z sali wszystko, co rozprasza uwagę. Możesz też poprosić uczestników o zostawienie telefonów na biurku w rogu sali. W przypadku sesji zdalnych nie masz wpływu na otwarte zakładki w przeglądarkach uczestników czy warunki, w jakim przyjdzie im pracować.

W jaki więc sposób przygotować warsztat, aby mimo potencjalnych trudności, dał nam zamierzone efekty?

Przygotowanie warsztatu

Zaproś odpowiednich ludzi

Brak ograniczeń w postaci fizycznej sali konferencyjnej może kusić do zaproszenia zbyt licznej grupy, nad którą trudniej jest zapanować. Dodatkowo, podczas Event Stormingu prowadzonego online nie powstaną mniejsze grupki dyskusyjne — mówiąca osoba zostanie usłyszana przez wszystkich uczestników, co czasami może powodować chaos.

W pierwszej kolejności pomyśl o ludziach, którzy mają wiedzę biznesową o procesie, który chcesz przeanalizować. Następnie zaproś osoby, które korzystają z mechanizmów, których dotyczyć będzie eksploracja.

Zaplanuj krótkie sesje

Podczas zdalnych sesji dużo trudniej jest utrzymać skupienie przez dłuższy czas. Każdy z uczestników korzysta z własnego komputera, więc w każdej chwili jego uwaga może zostać skierowana na nową wiadomość e-mail czy…mem z kotami. Zaplanuj więc sesje tak, aby nie trwały zbyt długo.

Dr Travis Bradberry w swojej książce “Inteligencja Emocjonalna 2.0” opisuje, że idealna proporcja to 52 minuty ciągłej pracy oraz 17 minut odpoczynku. Jeżeli zatem planujesz sesje dłuższe niż godzinę, to nie zapominaj o zorganizowaniu przerwy na chwilę oddechu. W moim przypadku efektywny warsztat online trwa ok. 2-2.5h z jedną przerwą. Staram się też nie planować więcej niż dwóch sesji tego samego dnia.

Określ cel

Stacjonarny Event Storming jest na tyle efektywny, że możemy wyjść z niego z wieloma wartościowymi wnioskami. Inaczej sprawa wygląda przy stormingu niestacjonarnym, gdzie przepustowość jednoczesnych eksploracji zawsze jest równa 1. Zatem pierwszym i najważniejszym zadaniem będzie określenie celu spotkania.

Pamiętaj, że zorganizowanie sesji nie jest celem samym w sobie. Event Storming jest narzędziem, które ma rozwiązywać pewne problemy (lub je uwidocznić). Zastanów się zatem, jaki ma być rezultat sesji oraz z jakimi wnioskami chcecie opuścić waszą tablicę i poinformuj o tym grupę biorącą udział w warsztacie.

Ze względu na ograniczony czas, duże warsztaty online wymagają większego skupienia na celu. Dobrze zastanów się, jaki powinien być cel oraz jakie kroki należy podjąć, aby go osiągnąć. Z sesjami stacjonarnymi jest nieco łatwiej ze względu na mnogość jednoczesnych konwersacji. Dzięki nim sesja może zakończyć się większą liczbą ciekawych wniosków.

Na sesjach, które prowadzę, bardzo często zapisuję cel na dedykowanej karteczce — głównie po to, aby przypominał o sobie co jakiś czas. Jeżeli sesja zaczyna schodzić na boczne tory, to wtedy mówię: “Słuchajcie, to chyba nie przybliża nas do osiągnięcia założonego celu. Może zaparkujemy problem i zajmiemy się nim, gdy będziemy analizować proces XYZ”. Często wtedy kursory uczestników wędrują do karteczki z celem warsztatu 😉

Wyślij zaproszenia z odpowiednim wyprzedzeniem

Zaproszenia na warsztat wyślij kilka dni przed wydarzeniem – po to, aby uczestnicy mieli możliwość zapoznania się z agendą spotkania, przygotowania miejsca oraz narzędzi, a także instrukcją podłączenia.

Poziom szczegółowości instrukcji powinien zostać dostosowany do poziomu wiedzy i doświadczenia zaproszonych uczestników. Jeżeli pracujemy z grupą, która nie ma doświadczenia w Event Stormingu, dokładna instrukcja może być kluczem do zrozumienia idei warsztatu. W tym wypadku możesz przymknąć oko na zasadę “Mniej znaczy więcej”. Dobrym pomysłem jest także przeprowadzenie krótkiego szkolenia wprowadzającego, podczas którego upewnisz się, że wszyscy uczestnicy są przygotowani do sesji stormingowej.

Poinformuj o narzędziach

Podczas jednej z moich sesji okazało się, że kluczowy uczestnik właśnie prowadzi auto, ale zamierza nas słuchać i odpowiadać na ewentualne pytania. Szybko okazało się, że pierwszy raz słyszał hasło “Event Storming” i zupełnie nie miał pojęcia, że komputer jest niezbędny.

Aby uniknąć takich sytuacji, uprzedź uczestników o niezbędnych narzędziach, takich jak:

• laptop,
• Miro (lub inne narzędzie),
• video-chat np. zoom.

Upewnij się, że każdy ma niezbędne dostępy

Problemy techniczne potrafią skutecznie popsuć warsztatowy klimat i pochłonąć mnóstwo cennego czasu. Upewnij się więc, że wszyscy mają dostęp do potrzebnych narzędzi, oraz funkcji jak np. możliwość podglądu i edycji tablicy na Miro. Troszcząc się o kwestie techniczne z wyprzedzeniem, unikniesz kłopotliwych sytuacji i zapewnisz swojej sesji stormingowej płynność.

Oferty pracy z

Przygotuj swoje miejsce pracy

Poznaj swoje narzędzie

Pomimo tego, że interfejs Miro jest dość przyjazny, to zachęcam cię do przetestowania tego narzędzia na długo przed spotkaniem. Sprawdź, czy masz odpowiedni plan subskrypcji, który umożliwia wykorzystanie wszystkich niezbędnych ci opcji. Przetestuj funkcje, z których chciałbyś skorzystać, upewnij się, że potrafisz dodawać, modyfikować i usuwać karteczki. Pamiętaj, że jeżeli uczestnicy będą mieli problem z obsługą aplikacji, to właśnie do ciebie skierują pytania, więc poznanie tego narzędzia jest kluczowe dla efektywnej sesji stormingowej. Tak, jak wspomniałem wcześniej, czas na przeprowadzenie efektywnego warsztatu jest ograniczony i nie warto marnować go na tego typu problemy.

Przygotuj dwa monitory

Stacjonarny Event Storming pozwala wiele wywnioskować po mimice i zachowaniu uczestników. Łatwo zaobserwujesz, czy ludzie są znudzeni, ukończyli zadanie lub nie angażują się. Warsztaty online utrudniają takie obserwacje, dlatego namiastką bezpośredniego kontaktu niech będą widoczne twarze w kamerkach. Przygotuj zatem dwa monitory i na jednym z nich wyświetlaj obrazy z kamer uczestników. Na drugim oczywiście wyświetl tablicę, na której pracujecie.

Zmień domyślne ustawienia Miro

Wyłącz funkcje “snap objects” i “show grid”

Choć równo ułożone karteczki może i wyglądają schludnie, to w żaden sposób nie przybliżają do celu. Domyślnie włączona opcja “snap objects” zachęca do utrzymywania porządku, dlatego sugeruję od razu ją wyłączyć. Nie trać czasu i energii na ustawianie obiektów w równej linii. W Event Stormingu najważniejsza jest wiedza o procesie i na tym powinieneś się skupić.

Włącz funkcję “collaborators cursors”

Polecam włączyć opcję “collaborators cursors” dzięki której zawsze będziesz widział kursory uczestników. Dzięki temu łatwo będzie ci obserwować, nad czym aktualnie pracują.

Rozpoczęcie warsztatu

Poproś o włączenie kamer

Jeżeli jeszcze nie wszyscy mają włączone kamerki, to jest to odpowiedni moment, aby o tym przypomnieć. Za chwilę przejdziemy do warsztatu i chcemy sprawy organizacyjne mieć już za sobą. Ktoś może zapytać, czy musi włączać kamerkę. Odpowiedź zawsze brzmi: „Tak, to konieczne!”.

Opowiedz o interfejsie tablicy wirtualnej

Z moich doświadczeń wynika, że interfejs Miro nie dla każdego jest oczywisty. Czasem podczas sesji pojawiały się pytania o podstawowe funkcje Miro, np. jak edytować tekst na karteczkach. Jeżeli wśród zaproszonych będą osoby, które pierwszy raz mają styczność z Miro, to poświęć 5 minut na oprowadzenie ich po interfejsie. Pokaż, jak wykonywać wszystkie czynności, które za chwilę będą musieli robić w pojedynkę. Aby upewnić się, że każdy rozumie działanie Miro, poproś uczestników o skorzystanie z karteczek i umieszczenie na nich krótkiej notki o sobie.

Wprowadź uczestników do każdego etapu

Staraj się dokładnie opisywać każdy etap sesji. Dokładnie wyjaśnij, jak będzie przebiegać aktualny etap warsztatu, jaki jest jego cel oraz czego oczekujesz od uczestników. Upewnij się, że każdy wie,co ma robić. W trakcie sesji zdalnej trudniej jest wyłapać problemy uczestników. Spróbuj zatem zmniejszyć liczbę pomyłek do absolutnego minimum. Ja po każdej sesji online zapisuję w prywatnym notatniku problemy uczestników, aby w następnych warsztatach poświęcić im więcej uwagi. Ponadto jeszcze raz przypomnij, jaki jest cel warsztatu — nie dla wszystkich może być on oczywisty. Jeżeli widzisz, że cel mógłby zostać źle zrozumiany, postaraj się nieco przybliżyć jego genezę.

Nie bój się też otwarcie pytać uczestników, czy mają jakieś pytania lub wątpliwości. Staraj się przy tym utrzymywać przyjazną atmosferę po to, aby uczestnicy chętniej zgłaszali swoje problemy. Nie ignoruj i nie trywializuj żadnego pytania.

Ustaw zegar

Jeżeli dajesz uczestnikom jakieś zadanie (np. chaotyczna eksploracja), to proponuję ustawić zegar. Dzięki temu wszyscy powinni wejść w tryb intensywnego skupienia.

Gdy widzisz, że podczas chaotycznej eksploracji cały czas pojawiają się nowe karteczki, ale czas dobiega końca, możesz dodać kilka dodatkowych minut.

Wybierzcie proces

Podczas zdalnego warsztatu nie da się zamodelować wszystkich procesów jednocześnie. Konieczne będzie wybranie jednego. Proponuję wziąć na tapet jeden z najbardziej kluczowych procesów lub taki, który generuje najwięcej problemów. Możecie też wypisać wszystkie procesy i poddać głosowaniu ten, który będziecie eksplorować w pierwszej kolejności.

Warsztat

Wprowadź strukturę

Moje doświadczenia pokazują, że chaotyczna eksploracja w stormingu online jest efektywniejsza, gdy wyznaczamy sobie granice eksploracji. Jeżeli mam taką możliwość to staram się przykleić karteczki rozpoczynające i kończące proces. Dzięki temu uczestnicy dostaną sprecyzowane ramy, w których powinni się poruszać. Uchroni to sesję przed rozlewaniem się na inne, nieistotne w danym momencie procesy.

Czasami, gdy nie znam granic procesu, wybieram ze środka kilka kluczowych procesów. Szukając ich, zazwyczaj próbuję namierzyć zdarzenia, które nieodwracalnie zmieniają stan systemu (np. rezerwacja staje się zamówieniem) lub takie, bez których mój proces po prostu nie mógłby istnieć.

Jeżeli nie możesz namierzyć tego typu zdarzeń, to sprawdź, czy lepiej nie sprawdzi się metoda „Temporal Milestones” (polegająca na podzieleniu przestrzeni na przedziały czasowe np. miesiąc/tydzień/dzień wcześniej, dzień po itd.).

Każdy medal ma dwie strony, tak i w tym wypadku wprowadzenie struktury wiąże się z pewnymi stratami dla warsztatu. Z góry narzucona struktura niemal uniemożliwi kwestionowanie aktualnego zrozumienia procesu. Nałożone ograniczenia mogą sprawić, że uczestnicy przyjmą je jako prawdę i nie będą próbowali ich podważać.

Wywołaj presję

Jak wspomniałem wcześniej, trudno o pełne skupienie i motywację do pracy, gdy wszyscy uczestnicy są rozlokowani w swoich domach. Presja i współzawodnictwo znikają niemal całkowicie. Zastosowanie różnych kolorów karteczek dla każdej osoby pomoże nieco podgrzać atmosferę rywalizacji, zwiększyć presję i zmotywować tych mniej zaangażowanych uczestników.

Później, podczas układania karteczek w jeden, wspólny proces powinniście zmienić karteczki na pomarańczowe, aby nie wprowadzały zamieszania w kolejnych etapach stormingu. Najlepiej ze zmianą koloru poczekać do ostatniego momentu. Przykładowo możecie to zrobić po weryfikacji procesu.

Alternatywnie możesz zastosować prywatne obszary dla każdego z uczestników. Dzięki temu jeszcze bardziej zmotywujesz ich do działania. Licz się jednak z efektem ubocznym polegającym na tym, że uczestnicy nie będą mogli wzajemnie inspirować się swoją pracą. Dla jednych to zaleta, dla innych wada. Przetestuj, co w twoim przypadku sprawdzi się lepiej.

Pamiętaj o legendzie

Sesje zdalne będą wymagać od ciebie nieco więcej skupienia wokół legendy. W trakcie warsztatów lokalnych zagubieni uczestnicy zawsze mogą jeszcze raz podpytać facylitatora o znaczenie konkretnej karteczki. Podczas sesji zdalnej mogą jednak nie chcieć skupiać na sobie uwagi całej grupy. Musisz zatem dokładnie opisać znaczenie każdej karteczki. Bardzo cenne będą również przykłady. Tak, jak w przypadku warsztatów lokalnych, notację wprowadzaj stopniowo – tak by nie przytłoczyć początkujących.

Legenda będzie więc substytutem facylitatora gotowego odpowiedzieć na każde pytanie dotyczące notacji warsztatu.

Przygotuj komunikacje wielokanałowe

Żeby przyspieszyć proces eksploracji, możesz wykorzystać komunikatory, które obsługują wielokanałową komunikację np. Breakout room w Zoom. Twoim zadaniem będzie dobre rozlokowanie uczestników – tak, aby byli w stanie dostarczyć odpowiedniej jakości wiedzę na temat analizowanego wycinka procesu. Komunikacja wielopokojowa dobrze może współgrać z narzuconą strukturą, którą zaproponowałem wcześniej. Możesz tak dobrać ekspertów domenowych, aby mogli skupić się na modelowaniu najbliższej im części procesu.

Dodatkowo

Bądź wypoczęty

Event Storming jest wyczerpujący, zwłaszcza dla facylitatora. W przypadku warsztatów zdalnych jest jeszcze trudniej, ponieważ więcej rzeczy może pójść nie tak. To po stronie facylitatora leży odpowiedzialność za to, aby warsztat nie okazał się kolejnym bezowocnym spotkaniem. Bądź zatem w odpowiedniej kondycji psychicznej, jak i fizycznej. Porządnie się wyśpij, zjedz zdrowy posiłek, zaczerpnij świeżego powietrza.

Pracuj na stojąco

Praca przy biurku wcale nie musi odbywać się w pozycji siedzącej. Alberto Brandolini proponuje, żeby podczas warsztatu pracować na stojąco, ponieważ pozytywnie wpłynie to na twoje zaangażowanie. Oczywiście o to samo możesz poprosić uczestników.

Pozbądź się rozpraszaczy

Postaraj się pozbyć wszystkiego, co mogłoby w nieoczekiwanym momencie skraść twoją uwagę. Wyłącz pocztę, komunikatory i social media. Najlepiej, jeżeli na czas warsztatu wyciszysz wszystkie powiadomienia. Warto poprosić uczestników o to samo. Nie masz oczywiście wpływu na to, czy cię posłuchają, ale może choć część zastosuje się do zaleceń, co już znacząco wpłynie na ogólny poziom zaangażowania grupy.

Zadbaj o swój warsztat

Zdalne warsztaty są trudne, a ilość potencjalnych problemów przytłacza. W efekcie nietrudno o potknięcia. Po każdym warsztacie zapisz w notatniku problemy, z jakimi przyszło ci się mierzyć (tobie lub uczestnikom) oraz co możesz ulepszyć.

Zobacz też

Praca w IT Modelowanie procesów z wykorzystaniem elementów Event Stormingu w wersji zdalnej

Możliwości zdalnego Event Stormingu

Przeanalizowaliśmy wyzwania stojące przed prowadzącym zdalny Event Storming, odpowiedzieliśmy sobie na pytania, jak poprowadzić warsztat online, aby był wartościowy i skuteczny. Najwyższy czas na wisienkę na zdalnym, stormingowym torcie – czyli możliwości, które daje nam taka forma prowadzenia sesji szkoleniowych.

Wizualizacja

W Miro bardzo łatwo jest wizualizować rozwiązania. Możesz w kilka sekund pokazać formularz, przykładowe rozwiązanie czy też zobrazować swoją myśl prostym rysunkiem. Żeby upewnić się, czy twój proces jest kompletny, spróbuj przeprowadzić symulację. Przygotuj kilka przypadków, na które ma reagować twój mechanizm i zwizualizuj je z użyciem prostych rysunków lub wykresów. Następnie przejdź przez wszystkie zdarzenia, jednocześnie modyfikując wirtualny stan aplikacji. Ta metoda pozwoli ci zweryfikować, jak twój mechanizm zachowuje się w różnych okolicznościach. W Miro zajmie to dosłownie kilka sekund.

Kopiowanie

Na żywo nie możesz fizycznie sklonować karteczek i modelować alternatywnych ścieżek. Na wirtualnej tablicy zrobisz to w dwie sekundy. Podczas sesji może pojawić się kilka pomysłów na rozwiązanie pewnego problemu. W takiej sytuacji możesz podzielić uczestników na niezależne grupy, które zamodelują swoje propozycje. Warsztat zdalny wymagałby przepisania wszystkich karteczek tak, aby każda z grup miała własny egzemplarz. W tym przypadku Miro wygrywa, ponieważ wystarczy skopiować karteczki.

Dokumentacja

Miro pozwala wyeksportować wynik całego warsztatu w postaci zdjęcia czy dokumentu PDF. Ten plik możesz dołączyć do swojego repozytorium jako dodatkową formę dokumentacji.

Podsumowanie

To, co w mojej opinii może mieć największy impakt na wynik warsztatu, to zupełnie inna dynamika konwersacji. Dyskusje podczas zdalnych warsztatów nie są już tak przypadkowe oraz jest ich znacznie mniej. Drugą co do wielkości barierą jest czas. W mojej ocenie sesje zdalne są po prostu za krótkie. Długie przerwy wymagają zaangażowania dodatkowych mocy biologicznego procesora, żeby przywrócić się do stanu z poprzedniej sesji.

Czy więc Event Storming online może być tak samo efektywny, jak ten, który znaliśmy do tej pory? Tak, ale tylko i wyłącznie przy zastosowaniu odpowiednich technik. Dobrze przygotowany warsztat, wspierany przez doświadczonego facylitatora ma ogromne szanse zastąpić klasyczne podejście, a nawet osiągnąć lepsze rezultaty niż jego stacjonarny starszy brat.

Zdjęcie główne pochodzi z unsplash.com.