Rozwijanie i kierowanie zespołami rozproszonymi. Lekcje i wnioski wyciągnięte od… NASA

14 października 2021 Karol Harabasz

Zmiany jakich doświadczamy w życiu zawodowym, jak i społecznym, zmusiły nas do implementacji modelu pracy zdalnej na dużą skalę. W dodatku w znacznie krótszym czasie przygotowawczym, niż ktokolwiek z nas mógłby przypuszczać. O ile, na pierwszy rzut oka wydawać by się mogło, że ten wzorzec wygląda na wymarzony dla wielu osób, nie ulega wątpliwości, że niesie on również za sobą wyzwania konieczne do zaadresowania zarówno przez organizację, liderów, jak i pracowników.

Karol Harabasz. Senior Engineering Manager w WP Engine. Absolwent Franklin University w Columbus, Ohio na kierunku MBA. Zawodowo pasjonat wykorzystania metodyk zwinnych w połączeniu z różnymi modelami nowoczesnego leadershipu. W WP Engine skupia się na budowaniu samoorganizujących się zespołów i rozwoju organizacji. W branży IT od kilkunastu lat, zaczynał karierę jako programista w środowisku JavaEE. Poza pracą w kręgu jego zainteresowań są siłownia, dobra herbata oraz pomaganie kotom w potrzebie.

Co ciekawe, w pozornie nowej sytuacji możemy wyciągnąć kilka lekcji od osób, które w podobnym środowisku pracują od kilkudziesięciu lat. Podobnie jak osoby pracujące w zespołach rozproszonych – astronauci również doświadczają fizycznej izolacji od kolegów z pracy. Ich codzienne interakcje ograniczają się do ograniczonej ilości osób, a miejscem pobytu służącym jako dom jest często ich miejsce pracy. Brzmi znajomo? Naukowcy amerykańskiej agencji mogą nam wiele powiedzieć o problemach związanych z powyższym.

Wyobcowanie i poczucie osamotnienia

Amerykańscy astronauci po dołączeniu do swoich rosyjskich kolegów na stacji Mir zgłaszali problemy, takie jak wyobcowanie czy poczucie osamotnienia (nawet w grupie). Obydwa, równie groźne w skutkach i niezdrowe. W konsekwencji, meldowali załodze naziemnej problemy ze snem, dolegliwości somatyczne, kołatanie serca, lęk, wahania nastroju czy łagodną depresję. Potrzebujemy relacji z innymi ludźmi – czyni nas ona szczęśliwszymi i bardziej produktywnymi. Dlatego NASA wprowadziła nieformalne pojęcie CONNECT, które pomaga zaadaptować się w warunkach m.in stresu czy socjalnej izolacji.

CONNECT jest akronimem, który rozwijamy następująco: Community, Openness, Networking, Needs, Expeditionary mindset, Countermeasures, i ostatnie Training and preparation. W skrócie, według NASA należy pamiętać, że działania które podejmują astronauci pozytywnie kontrybuują do szerszej społeczności (Community). Bycie otwartym pomaga adoptować się do nowej rzeczywistości albo szukać nieoczywistych rozwiązań problemu (Openness). O potrzebie więzi z rodziną i przyjaciółmi przypomina Networking – pracownicy stacji kosmicznych mogą komunikować się z najbliższymi oraz posiadać zdjęcia rodzinne, a nawet przekąski które kojarzą się z domem. Kolejna litera odpowiada za Needs, czyli za potrzebę zachowania fizjologicznej, emocjonalnej i psychologicznej sprawności: astronauci ćwiczą, zdrowo się odżywiają oraz przestrzegają higieny snu czy oraz znajdują czas na wszelakie zajęcia rekreacyjne.

Podczas szkoleń przygotowawczych astronauci ćwiczą umiejętności zarządzania konfliktem, deeskalacji sytuacji czy odpowiedniej opieki zarówno nad sobą, jak i zespołem o czym przypomina Expeditionary Mindset. Mówi również o tym, że inni członkowie załogi doświadczają podobnych wyzwań, a my możemy się od nich uczyć. Kolejnym czynnikiem jest badanie różnych środków zaradczych, które pomagają w walce ze stresem podczas izolacji (Countermeasures). NASA zauważa, że prowadzenie dziennika pomaga regulować emocje i redukować stres, a medytacja (np. Mindfulness) jako jedno z rozwiązań radzenia sobie ze stresem. Ostatnie – Training – odpowiada za szkolenia, które astronauci przechodzą jeszcze na ziemi, aby móc zaadaptować się do realiów przestrzeni kosmicznej.

Rola lidera w pracy zdalnej

Powyższe odnosi się tylko do znikomej części wyzwań jakie niesie ze sobą praca zdalna, izolacja i rozproszenie, jednak szersza perspektywa okazuje się tutaj nie lada pomocna. Dlatego warto, aby o powyższych wskazówkach i doświadczeniach jakie przeszła załoga stacji kosmicznych pamiętali zarówno pracownicy, jak i zwłaszcza liderzy. Szczególny nacisk należy tutaj wskazać na rolę lidera organizacji, który powinien mieć świadomość jakie wyzwania może nieść ze sobą praca w zespole rozproszonym i odpowiednio się nimi zatroszczyć.

Zaufanie jest tutaj kluczem. Fizyczna nieobecność pracowników, których można wspierać, jak i kontrolować może sprawiać, że sam lider może się poczuć zbędny. Skuteczność liderów w zespołach rozproszonych obserwujemy, kiedy pozbędą się oni pokusy micromanagementu i będą gotowi zaufać, że pracownicy pracują kompetentnie, zwłaszcza, kiedy jest to doprawione skutecznym delegowaniem zadań i wiedzą, jak takowe mogą kontrybuować do większego celu.

Wracając do zaufania, może to wydawać się ambiwalentne, ale istotnym budulcem dla jego zbudowania mogą okazać się rutyny. Dzięki przewidywalności możemy szybciej i łatwiej zmniejszyć obawy wynikające z tego, co nas czeka. Łatwiej nam przebywać z ludźmi, po których wiemy czego się spodziewać. Lider, który jest chaotyczny, albo który organizuje spotkania tylko kiedy coś się pali nie będzie dobrze wpływać na zespół. Kolejne, szybko zorganizowane spotkanie będzie kojarzyć się ze zbliżającym się problemem. Bez swoistego poczucia komfortu i związanego z nim autopilota wspieranego przez rutynę znaczna część z nas czuje się zdenerwowana i rozdrażniona. Może to brzmieć abstrakcyjnie, a przecież również w IT, programiści potrzebują bloków czasu, aby skupić się na danym zadaniu.

Najlepiej nie przeszkadzać takim osobom, aby w mogli realizować swoje zadania w naturalnym środowisku i tempie pracy. Lider, zazwyczaj karmiony efektywną komunikacją i współpracą musi zrozumieć indywidualne preferencje ludzi oraz ograniczenia w interakcji jakie pracownicy mogą wymagać w związku z powyższym.

Z dużą dozą pewności można założyć, że praca zdalna i zespoły rozproszone wpiszą się na stałe w obecny model pracy. Poza wyzwaniami jakie zdalne praca niesie za sobą, warto wykorzystać ten czas. Na co? Właśnie na doskonalenie umiejętności związanych z komunikacją (zarówno pisemną, jak i werbalną), zarządzaniem spotkaniami i szeroko pojętym leadershipem.