Manager’s README – udokumentuj siebie jako lidera

Kiedy dołączasz do zespołu jako lider lub uczestniczysz we wdrażaniu nowej osoby, istotnym elementem procesu jest wyznaczanie oczekiwań. Manager’s README to dokument opisujący Twoją filozofię jako lidera –  dlatego warto zamieścić w nim oczekiwania, które będziesz stawiał wobec zespołu i to czego zespół może oczekiwać od Ciebie. Dokument ten stanowi także fundament dla budowania najważniejszej wartości w Twojej współpracy z ludźmi – obopólnego zaufania.

Piotr Kacała. Head of Web Department w GOG.COM. Trener, konsultant, lider nie tylko techniczny. Rozwiązuje problemy w nowoczesnych firmach IT. Miłośnik post-itów. Entuzjasta software craftsmanship. Aktualnie prowadzi zespoły pełne utalentowanych ludzi, odpowiedzialne za część techniczną platformy cyfrowej dystrybucji gier GOG.COM.

Budowanie relacji międzyludzkiej opartej na zaufaniu, gdzie jasno deklarujemy oczekiwania jest kluczowym czynnikiem w osiągnięciu efektywności liderskiej. Pierwszym krokiem do otwarcia takiej relacji jest skonstruowanie własnego Manager’s README.

Co powinien zawierać Manager’s README?

Nie ma jednej metody przy tworzeniu Manager’s README – to bardzo osobisty dokument. Możemy jednak wyznaczyć minimum informacji, jakie powinien zawierać:

1. W jaki sposób definiujesz siebie jako lidera, jaki jest Twój styl zarządzania?

2. Czego oczekujesz od ludzi, którzy odpowiadają przed Tobą?

3. Czego zespół może oczekiwać od Ciebie?

Dobrym pomysłem jest również zawarcie informacji:

1. O tym jak będą wyglądać Wasze spotkania jeden-na-jeden (przeprowadzasz je, prawda?).

2. Jaki jest Twój preferowany styl komunikacji?

3. Kilka słów o Tobie (daj się poznać!).

Pamiętaj — ten dokument ma za zadanie przedstawić Ciebie zespołowi. I co najważniejsze, nigdy nie powinieneś uznawać go za skończony — zmieniaj go zgodnie z potrzebami i nowymi okolicznościami.

Niezgodność oczekiwań

Zdecydowanie za często obserwuję znaczące różnice w postrzeganiu oczekiwań w zespole i przez lidera. W dużej mierze jest to spowodowane brakiem komunikacji w kontekście wspomnianych oczekiwań. Liderzy mają tendencję do zakładania, że ich oczekiwania są oczywiste dla zespołu (szczególnie jeśli pracują razem już od jakiegoś czasu).

Upewnij się, że Twoje oczekiwania są wyraźne i zrozumiałe dla drugiej strony.

Manager’s README czyni Twoje oczekiwania względem zespołu namacalnymi, a przy okazji przybliża ludziom Twoją filozofię w zarządzaniu.

Introspekcja

Powiedzmy sobie szczerze – przy tworzeniu Manager’s README możesz czuć się nieswojo. To normalne zjawisko. Wynika to z konieczności zerknięcia w głąb siebie i zadania sobie trudnych pytań, które mają pomóc Ci w zdefiniowaniu siebie jako lidera. Pytań, których być może do tej pory sobie nie zadałeś albo już zapomniałeś, jakie były refleksje. A skoro Ty nie znasz konkretnych odpowiedzi, nie oczekuj, że Twój zespół się ich domyśli.

Dyskomfort, który czujesz wynika również z faktu, że integralną częścią Manager’s README jest sekcja opisująca to, czego Twoi podwładni powinni oczekiwać od Ciebie. Kredyt zaufania, który w ten sposób otrzymujesz jest elementem transakcji  –  zespół może pociągnąć Cię do odpowiedzialności za oczekiwania, których nie spełniasz. Dlatego nie wprowadzaj do swojego Manager’s README górnolotnych frazesów, w które nie wierzysz, ale które dobrze brzmią. Pamiętaj, że jest to kontrakt, który podpisujesz z zespołem – wiążący dla obu stron.

Manager’s README to kontrakt, który podpisujesz z zespołem.

Jak ze mną pracować (Mój Manager’s README)

Poniżej znajdziesz mój Manager’s README — dokument, który otrzymują moi współpracownicy. Przybliży Ci mój styl zarządzania, wartości, które wyznaję, a także opisuje moje oczekiwania względem Ciebie. Trzymaj mnie za słowo i zwracaj uwagę, jeżeli moje zachowanie będzie różniło się od obietnicy złożonej w tym dokumencie.

Moja rola

Moja rola w firmie sprowadza się do:

1. Zatrudnienia, utrzymania i skalowania takich talentów jak Ty;

2. Pilnowania, aby ludzie z nami pracujący mieli optymalne możliwości rozwoju dostosowane do swoich oczekiwań;

3. Usuwania przeszkód;

4. Budowania i realizacji strategii zespołu;

5. Zapewnianiu Ci kontekstu – przez większość dnia zbieram, filtruję i dzielę informacją.

Mój styl

Jako lider to ja służę Tobie, nie na odwrót. Pracujesz dla firmy, nie dla mnie. Optymalizuj dla firmy, buduj dla firmy i zawsze działaj dla jej dobra, nie mojego. Razem będziemy rozwiązywać wyzwania postawione nam przez organizację, na rzecz której wspólnie działamy.

Jak każdy, ja też popełniam błędy i pracuję nad tym by być lepszym człowiekiem, lepszym mentorem i lepszym specjalistą. Trzymaj mnie za słowo i nie wahaj się przekazywać mi feedback, nawet ten trudny.

Moje założenia

1. Jesteś świetny w tym, co robisz. Inaczej by Cię tu nie było.

2. Wiem, że będziesz popełniał błędy. Nie przeszkadza mi to.

3. Ufam Twojemu osądowi i nie będę próbował podważać Twoich decyzji. Jeśli z czymś się nie zgadzam, przeprowadzę Cię przez mój proces myślowy, dam Ci feedback, ale finalna decyzja należy do Ciebie.

4. Podczas naszych rozmów musisz czuć się komfortowo i bezpiecznie. Jeżeli tak nie jest – proszę daj mi znać – to fundament naszej relacji.

Moje oczekiwania wobec zespołu

1. Pracuj najlepiej jak możesz. To moje oczekiwanie. Daj mi znać jeśli coś powstrzymuje Cię przed osiągnięciem tego celu.

2. Jesteś odpowiedzialny za swoją pracę i jej jakość (Apple nazywa to DRI – Directly Responsible Individual). Oczekuję tego od każdej osoby w zespole. Oznacza to także, że jeśli odniesiesz w czymś sukces, będzie to Twój sukces.

3. Oczekuję, że będziesz skutecznie komunikować pomysły, problemy i rozwiązania. Cenię to bardziej niż biegłość techniczną. W środowisku technicznym może brzmieć to jak paradoks, dlatego powtórzę to jeszcze raz: Cenię umiejętność skutecznej komunikacji bardziej niż umiejętności techniczne.

4. Oczekuję, że będziesz w stanie wytrwać przy swoich pomysłach i ich obronić.

5. Jeśli masz dla mnie feedback oczekuję, że przekażesz mi go jak najszybciej. Jestem tu, aby pomóc Ci odnieść sukces, ale nie będę w stanie tego dokonać, jeśli nie jestem świadom, w jakich obszarach Cię zawodzę.

6. Oczekuję, że jeśli będziesz potrzebował szkolenia – poprosisz o to.

7. Nie stawaj w miejscu – rozwijaj się, szukaj nowych rozwiązań.

Czego powinieneś oczekiwać ode mnie?

1. Autonomii. Wierzę, że jesteś w stanie podejmować samodzielne decyzje. Z reguły staram się nie ingerować i nie wtrącać się w szczegóły Twojej pracy.

2. Będę przekazywał Ci feedback jak najszybciej. Możesz oczekiwać, że zasugeruję Ci co ja zrobiłbym na Twoim miejscu. To nie jest wytyczna – oczekuję, że sam znajdziesz najlepszy sposób rozwiązania problemu i dasz mi znać.

3. Powinieneś oczekiwać, że zrozumienie wysokopoziomowych kwestii technicznych nie będzie sprawiało sprawiało mi trudności. Jednak jeśli tak się stanie, będę prosił Cię o wyjaśnienie mi problemu.

4. Wszyscy popełniamy błędy. Oczekuję, że jeśli popełnisz błąd, przyznasz się do tego. W zamian, miej pewność, że możesz na mnie polegać i na zewnątrz stanowimy jednolity front. Zwyciężamy razem i razem ponosimy porażki.

Co cenię w ludziach?

• Inicjatywę. Nie polegaj jedynie na zlecanych Ci zadaniach.
• Krytyczne myślenie. Rozwiązania jakie wdrażamy w firmie nie są idealne. Kwestionuj je niezależnie od Twojej pozycji w hierarchii. Tylko tak posuniemy się do przodu.
• Autorefleksję. To bardzo ważna część samorozwoju. Bez tego może Cię ominąć wiele możliwości.
• Empatię. Rozumienie naszych klientów jest niezwykle ważne w tworzeniu jak najlepszego produktu. Empatia dla współpracowników pomoże nam zbudować silny zespół.

Rzeczy, które powinieneś o mnie wiedzieć

• Czasami może być ciężko mnie odczytać. Pracuję nad tym.
• Mam dwa koty. Przez większość czasu ignorujemy się nawzajem.
• Cenię produktywność. Planuję swój dzień z wyprzedzeniem, rezerwuje czas na rzeczy, nad którymi muszę się skupić. Oznacza to, że najczęściej minie kilka godzin zanim dostaniesz odpowiedź na maila.
• Bardzo staram się przeć naprzód z moimi pomysłami. Nigdy jednak ich nie narzucam. Jeśli jest to dla Ciebie przytłaczające, proszę abyś dał mi znać.
• Kiedyś byłem znanym didżejem drum&bass.

Komunikacja

• Mój kalendarz jest przepełniony spotkaniami;
  • Niewiele z nich jest ważniejszych niż czas na rozmowę z Tobą;
  • Zawsze możesz zarezerwować spotkanie w moim kalendarzu;
• W naglących sprawach preferuję komunikację twarzą w twarz;
• Wolę e-mail w sprawach, które nie są nagłe;
• Jeśli czuję, że moja obecność nie wnosi już nic do spotkania, mogę wyjść – to nic osobistego, po prostu cenię zarówno Twój jak i mój czas.

Przejrzystość

• Staram się być jak najbardziej otwartym na temat tego, co dzieje się w naszym zespole, a także firmie.
• Cenię przejrzystość. Możesz pytać mnie o wszystko. W większości przypadków odpowiem. Ale nigdy Cię nie okłamię.

1-na-1

• Te spotkania są dla Ciebie. Chcę, abyś to Ty prowadził rozmowę, mówił, co Tobie leży na sercu, co stanowi dla Ciebie wyzwanie, oraz w jaki sposób mogę Ci pomóc.
• Pilnujmy, aby te spotkania nie były zwykłą aktualizacje statusu projektu. Powinniśmy tego unikać. Nie oznacza to jednak, że nie możemy rozmawiać o problemach problemach technicznych lub Twoich pomysłach. Jednak im więcej będziemy skupiać się na tym, czego potrzebujesz, aby uporać się z wyzwaniami i problemami, tym lepszy będzie efekt końcowy.
• Nie zachowuj pilnych spraw na spotkania 1-na-1! Zajmijmy się nimi jak najszybciej, nie czekaj na nasze cykliczne spotkanie.
• Wszystko to, o czym rozmawiamy postaram się notować. Stanie się to punktem odniesienia dla naszych kolejnych rozmów.

Spotkania 1-na-1 są po to, aby budować relacje na poziomie, który jest ponad zwykłym informowanie “co się dzieje w projekcie”. Jestem tutaj, aby wspierać Ciebie i Twój rozwój. Tylko i wyłącznie od Ciebie zależy jak to wykorzystasz.

Mam nadzieję, że udało mi się przybliżyć mnie jako lidera i człowieka. Pamiętaj, że Manager’s README jest dokumentem żywym i chętnie poznam Twoją opinię na jego temat.

Zdjęcie główne artykułu pochodzi z unsplash.com.

Oferty pracy z